Un pago puede registrarse correctamente en la contabilidad de una empresa y aun así generar una obligación tributaria en Estados Unidos en el momento de efectuarse. Esa es la aplicación práctica de las normas de retención de impuestos para no residentes : suelen imponer la obligación de cobro al pagador, intermediario, empleador, sociedad o agente de cierre, en lugar de al beneficiario extranjero.
Para los extranjeros que invierten en Estados Unidos, los ejecutivos con movilidad internacional y las empresas que pagan a proveedores de servicios o propietarios en el extranjero, la primera pregunta no es simplemente si se deben pagar impuestos en Estados Unidos, sino si se deben retener impuestos ahora, qué formulario permite una tasa reducida y quién sigue siendo responsable si la documentación está incompleta.
Qué abarcan las normas sobre retención de impuestos para no residentes
La retención de impuestos en Estados Unidos no se rige por un régimen único. La norma aplicable depende de la condición del beneficiario, la naturaleza y el origen de los ingresos, y la transacción. Un extranjero no residente es, por lo general, una persona que no es ni ciudadano estadounidense ni residente fiscal en Estados Unidos según los criterios de la tarjeta verde o la presencia sustancial. Las corporaciones, sociedades y fideicomisos extranjeros también pueden estar sujetos a marcos de retención distintos.
El punto de partida habitual es la retención del 30 % sobre los ingresos fijos, determinables, anuales o periódicos de origen estadounidense, comúnmente denominados ingresos FDAP. Los intereses, dividendos, regalías, alquileres, ciertas compensaciones, becas y otros pagos recurrentes o determinables pueden entrar en esta categoría. La tasa del 30 % puede reducirse o eliminarse en virtud de un tratado fiscal aplicable en Estados Unidos, pero solo si el beneficiario cumple los requisitos y proporciona la documentación válida.
El resultado puede depender de hechos que parecen insignificantes, pero que no lo son. Un pago etiquetado como honorarios de consultoría puede considerarse compensación de fuente extranjera si todos los servicios se prestan fuera de Estados Unidos. Dichos honorarios pueden considerarse de fuente estadounidense si los servicios se prestan en Estados Unidos, lo que podría generar retención de impuestos sobre la renta, la presentación del Formulario 1042-S o la obligación de declarar impuestos en Estados Unidos. La denominación del contrato no determina el resultado fiscal.
La responsabilidad del pagador es fundamental.
Los agentes de retención suelen sorprenderse al descubrir que pueden ser responsables del pago de impuestos que debieron haber sido retenidos, además de los intereses y las multas correspondientes. Un agente de retención es, en términos generales, cualquier persona o entidad que controle, reciba, custodie, disponga o pague una cantidad sujeta a retención.
Dicha definición puede incluir a una empresa estadounidense, una institución financiera, una sociedad, un administrador de propiedades o una persona física que realice un pago sujeto a impuestos. La promesa del beneficiario de gestionar personalmente los impuestos no exime al pagador de su obligación legal.
La norma FDAP del 30% y la documentación del tratado
Para los ingresos FDAP de origen estadounidense pagados a una persona extranjera, la retención del 30% es generalmente la norma general, a menos que se aplique alguna excepción, beneficio de un tratado o norma legal diferente. El pagador suele documentar la condición de extranjero mediante el formulario W-8BEN para personas físicas o el formulario W-8BEN-E para entidades.
Un formulario W-8BEN válido no solo acredita la nacionalidad extranjera del beneficiario, sino que, si se completa correctamente, también puede servir de base para solicitar los beneficios de un tratado fiscal. El beneficiario debe identificar el país signatario del tratado, citar el artículo correspondiente, indicar la tasa de retención reducida y certificar que se cumplen los requisitos de limitación aplicables. Una dirección en Estados Unidos, información bancaria contradictoria o un formulario caducado pueden invalidar la validez de la documentación.
Las reclamaciones amparadas por tratados requieren más que la ciudadanía o la residencia en un país signatario del tratado. Por lo general, el beneficiario debe ser residente de dicho país a efectos del tratado y cumplir con el artículo específico que rige los ingresos. Las reclamaciones de entidades pueden ser particularmente complejas, ya que pueden aplicarse disposiciones sobre limitaciones de beneficios. Un pago no debería recibir una tasa reducida simplemente porque la entidad extranjera esté constituida en una jurisdicción signataria del tratado.
Cuando la documentación es incompleta, poco fiable o no está disponible, lo más prudente suele ser retener el impuesto al tipo legal. El beneficiario puede solicitar posteriormente un reembolso presentando una declaración de impuestos en Estados Unidos, si cumple los requisitos. Si bien esto resulta inconveniente, suele ser menos arriesgado que aplicar un tipo impositivo de tratado no justificado.
La presentación de informes se realiza tras la retención.
Los pagos sujetos a retención del Capítulo 3 se suelen declarar en el Formulario 1042-S, mientras que el agente retenedor presenta el Formulario 1042 y realiza los depósitos de impuestos federales según el calendario correspondiente. Estas declaraciones requieren atención a los códigos de ingresos, los códigos de exención, la información del beneficiario, las tasas de retención y las fechas de pago. Incluso un importe correcto con una clasificación incorrecta puede generar un trabajo de corrección considerable.
Los ingresos efectivamente conectados reciben un trato diferente.
Los ingresos efectivamente vinculados a una actividad comercial o empresarial en EE. UU. (ECI, por sus siglas en inglés) generalmente no están sujetos a la retención fija del 30 % del impuesto FDAP. En cambio, se gravan sobre una base neta con tasas progresivas aplicables a los contribuyentes estadounidenses, con la posibilidad de deducciones mediante la presentación oportuna de la declaración de impuestos en EE. UU.
Un beneficiario extranjero puede presentar el Formulario W-8ECI para certificar que los ingresos están efectivamente relacionados con una actividad comercial o empresarial en los Estados Unidos. Esto permite al pagador evitar la retención del Capítulo 3. Este formulario no es un certificado de exención general. Debe utilizarse únicamente cuando el pago esté genuinamente relacionado con las actividades comerciales del beneficiario en los Estados Unidos.
Esta distinción es importante para emprendedores extranjeros, profesionales independientes y empresas con operaciones en EE. UU. Por ejemplo, una empresa extranjera que recibe regalías de clientes estadounidenses podría estar sujeta a una retención del 30 % si no existe un tratado fiscal que la exima de dicha retención. En cambio, una empresa extranjera que opera una oficina en EE. UU. y obtiene ingresos por servicios atribuibles a dicha oficina podría tener ingresos efectivamente conectados con una actividad comercial. El análisis de origen y de la conexión comercial debe realizarse antes del pago, no después del cierre del ejercicio.
Regímenes especiales que suelen generar errores
Varios regímenes específicos de transacciones no se ajustan perfectamente al marco estándar de FDAP. Requieren un análisis independiente.
Salarios pagados a empleados extranjeros no residentes
La remuneración por servicios prestados en Estados Unidos generalmente se considera de origen estadounidense. Los empleadores deben determinar si el trabajador es residente o no residente a efectos fiscales, ya que las normas de retención de nómina difieren. Los empleados no residentes pueden tener procedimientos especiales para el Formulario W-4 y acceso limitado a ciertas deducciones o exenciones previstas en tratados.
La categoría migratoria de un extranjero no determina por sí sola su residencia fiscal. Un titular de visa puede estar exento del cómputo de días según la prueba de presencia sustancial durante un período limitado, mientras que otra persona puede convertirse en residente fiscal antes de lo previsto. Los empleadores deben coordinar los datos de inmigración, nómina y residencia fiscal, en lugar de gestionarlos como procesos separados.
Socios extranjeros en alianzas con Estados Unidos
Una sociedad con ingresos imponibles efectivamente conectados atribuibles a socios extranjeros puede tener la obligación de retener impuestos conforme a la Sección 1446. Esta retención se aplica a nivel de la sociedad sobre la participación del socio extranjero en los ingresos efectivamente conectados, independientemente de si se distribuye efectivo o no. Es independiente de la declaración de impuestos que el socio presente en Estados Unidos y puede requerir los Formularios 8804, 8805 y declaraciones relacionadas.
Las sociedades también pueden estar sujetas a retención de impuestos sobre ciertas distribuciones a socios extranjeros, según normas específicas. La cadena de propiedad es importante, al igual que la clasificación fiscal de cada socio. Estos cálculos deben realizarse durante el año, ya que las obligaciones de retención pueden surgir antes de la presentación de la declaración de impuestos final.
Ventas de bienes inmuebles en EE. UU. por propietarios extranjeros
La Ley de Impuestos sobre la Inversión Extranjera en Bienes Inmuebles (FIRPTA, por sus siglas en inglés) generalmente exige que el comprador retenga el 15% del monto obtenido al adquirir un derecho sobre bienes inmuebles en Estados Unidos de un vendedor extranjero, con ciertas excepciones y reglas de tasa reducida. El comprador suele ser el agente de retención, incluso cuando las partes recurren en gran medida a agentes inmobiliarios, abogados o profesionales de títulos de propiedad.
La retención de FIRPTA no necesariamente constituye el impuesto final del vendedor. Este puede presentar una declaración de impuestos en EE. UU. para declarar la ganancia real y solicitar un reembolso, o bien, puede solicitar un certificado de retención antes del cierre de la transacción si el impuesto previsto es inferior a la retención legal. El momento oportuno es crucial. Esperar hasta después del cierre puede limitar considerablemente las opciones.
Un repaso práctico antes de realizar un pago transfronterizo.
Una revisión rigurosa previa al pago previene la mayoría de los errores evitables en la retención de impuestos. Dicha revisión debe identificar al beneficiario legal, confirmar si este es extranjero a efectos fiscales en Estados Unidos, clasificar el pago, determinar su origen en Estados Unidos y evaluar si un tratado, una certificación ECI o un régimen especial modifican el resultado.
La documentación merece la misma atención que el cálculo de la tasa. Un formulario W-8 vigente puede ser válido solo por un período determinado y dejar de serlo si cambian las circunstancias. Se debe solicitar a los beneficiarios que actualicen los formularios cuando cambien de domicilio, estatus legal, titularidad o residencia fiscal. Las empresas también deben conservar los acuerdos, las facturas, los registros de ubicación de los servicios y los cálculos que justifican su posición en materia de retención de impuestos.
Para las personas que reciben ingresos de fuentes estadounidenses, la cuestión operativa es igualmente importante: ¿se retendrán correctamente los impuestos en origen o será necesario recuperar el exceso de impuestos mediante el Formulario 1040-NR? La respuesta afecta el flujo de caja, las obligaciones de presentación de declaraciones y la evidencia requerida para sustentar una posición en virtud de un tratado.
Cuándo merece la pena la revisión por un especialista
La retención de impuestos a no residentes se vuelve considerablemente más compleja cuando un pago involucra residencia dividida, trabajo remoto transfronterizo, una reclamación en virtud de un tratado, una entidad extranjera no reconocida a efectos fiscales, participación en sociedades, propiedad intelectual o bienes inmuebles en EE. UU. En estos casos, una clasificación rápida basada en la dirección extranjera del proveedor o el pasaporte del contribuyente no es suficiente.
La mejor estrategia de cumplimiento se establece antes de que se transfieran los fondos: determinar la condición del beneficiario, documentar los hechos relevantes, aplicar el régimen de retención correcto e informar del pago de forma consistente. Para los contribuyentes y organizaciones transfronterizos, esta disciplina transforma la retención, que suele ser un problema administrativo de última hora, en una parte controlada del cumplimiento tributario en Estados Unidos.