Eine Führungskraft nimmt eine dreijährige Entsendung von den USA nach Singapur , Deutschland oder Großbritannien an . Die Stelle bietet eine Karrierechance, doch die Mitarbeiterin hat eine berechtigte Sorge: Wird ihr Nettogehalt aufgrund des anderen Steuersystems geringer ausfallen? Eine gut durchdachte Richtlinie zum Steuerausgleich klärt diese Frage, bevor sie zu Gehaltsstreitigkeiten, Problemen bei der Mitarbeiterbindung oder unerwarteten Kosten für den Arbeitgeber führt.
Der Steuerausgleich ist ein zentrales Element vieler etablierter Programme zur globalen Mobilität. Er ist nicht nur eine Leistung für Expatriates, sondern ein Rahmenwerk zur Aufteilung der Steuerkosten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter für einen Auslandseinsatz benötigt. Korrekt umgesetzt, bietet er dem Arbeitnehmer eine angemessene Steuerneutralität und dem Arbeitgeber gleichzeitig einen strukturierten Prozess für die Verwaltung von Compliance, Kostenerstattungen, Gehaltsabrechnung und Einsatzkosten.
Was ist eine Steuerausgleichspolitik?
Im Rahmen des Steuerausgleichs zahlt ein im Ausland eingesetzter Mitarbeiter in der Regel einen geschätzten Steuerbetrag, der der Steuer entspricht, die er an seinem Heimatort gezahlt hätte. Dieser Betrag wird üblicherweise als hypothetische Steuer oder Hyposteuer bezeichnet. Der Arbeitgeber übernimmt dann die Verantwortung für die tatsächlichen Einkommensteuern, die sich aus der einsatzbezogenen Vergütung im Heimat- und Gastland ergeben, vorbehaltlich der Bestimmungen der Versicherungspolice.
Das Ziel ist klar: Der Arbeitnehmer soll durch die steuerlichen Folgen des Auslandseinsatzes weder besser noch schlechter gestellt sein. Bei höheren Einkommensteuersätzen im Gastland trägt der Arbeitgeber die Mehrbelastung. Bei niedrigeren Steuersätzen behält der Arbeitgeber in der Regel den Vorteil, anstatt dem Arbeitnehmer einen unerwarteten Steuervorteil zu verschaffen.
Für US-Bürger und Inhaber einer Green Card ist in diesem Zusammenhang besondere Sorgfalt geboten. Die US-Steuerpflichten bestehen oft auch dann fort, wenn sich der Arbeitnehmer im Ausland aufhält, selbst wenn das Gastland das Arbeitseinkommen ebenfalls besteuert. Ausländische Steueranrechnungen , der Ausschluss von im Ausland erzielten Einkünften, Doppelbesteuerungsabkommen, die Regelungen zum Wohnsitz in den einzelnen Bundesstaaten, Sozialversicherungsabkommen und vom Arbeitgeber gewährte Leistungen können das Endergebnis beeinflussen. Die Richtlinie bildet die Grundlage für die wirtschaftliche Vereinbarung; Steuerberechnungen und -erklärungen müssen jedoch weiterhin dem geltenden Recht entsprechen.
Steuerausgleich versus Steuerschutz
Steuerausgleich und Steuerschutz werden oft synonym verwendet, führen aber zu unterschiedlichen Ergebnissen.
Im Rahmen des Steuerschutzes zahlt der Arbeitnehmer die tatsächlichen Steuern im Heimat- und Gastland. Der Arbeitgeber erstattet lediglich die Steuermehrkosten, falls die Auslandsentsendung zu einer höheren Steuerbelastung als einem festgelegten Referenzwert führt. Sind die Steuern im Ausland niedriger, behält der Arbeitnehmer in der Regel die Ersparnis.
Der Steuerausgleich ist umfassender. Dem Arbeitnehmer wird eine fiktive Steuer berechnet, während der Arbeitgeber die tatsächlichen Steuern im Rahmen der Unternehmensrichtlinien zahlt oder erstattet. Dies ist für den Arbeitnehmer in der Regel besser planbar und für alle im Ausland tätigen Mitarbeiter einheitlicher. Allerdings ist der Verwaltungsaufwand höher, da die fiktive Steuer berechnet, einbehalten, abgeglichen und erläutert werden muss.
Keiner der beiden Ansätze ist automatisch der richtige. Steuerschutz kann für kleinere Programme mit kurzen Einsätzen, begrenzten arbeitgeberfinanzierten Leistungen oder einer Belegschaft, die größere steuerliche Schwankungen akzeptiert, geeignet sein. Steuerausgleich ist oft vorzuziehen, wenn Einsätze leitende Angestellte, lange Dauer, mehrere Jurisdiktionen, erhebliche Zulagen oder eine strategische Notwendigkeit einer einheitlichen Behandlung an verschiedenen Standorten umfassen.
Die Kernmechanismen einer Steuerausgleichspolitik
Eine Versicherungspolice sollte den Berechnungsprozess verständlich machen, ohne dabei den Eindruck zu erwecken, es handle sich um eine Steuererklärung. Arbeitnehmer müssen wissen, welche Kosten sie selbst tragen, welche Leistungen das Unternehmen übernimmt und wann die endgültige Abrechnung erfolgt.
Hypothetische Steuer
Die hypothetische Steuerberechnung basiert in der Regel auf der geschätzten Steuerlast des Arbeitnehmers im Heimatland, die sich aus den Einkünften und Abzügen ergeben hätte, die angefallen wären, wenn der Arbeitnehmer dort geblieben wäre. Je nach Unternehmensrichtlinie können dies das Grundgehalt, regelmäßige Jahresboni, Aktienvergütungen, private Kapitalerträge sowie bestimmte Abzüge oder Steuergutschriften umfassen.
Die Definition ist entscheidend. Erhält ein Mitarbeiter beispielsweise während eines Auslandseinsatzes Aktienoptionen, muss die Richtlinie festlegen, ob auf diese Einkünfte eine fiktive Steuer anfällt und ob der Arbeitgeber die im Gastland entstehende Steuerbelastung aufgrund von Ausübungs-, Unverfallbarkeits- oder Zuordnungsregeln übernimmt. Unklare Formulierungen können bei größeren Aktienereignissen teuer werden.
Für in die USA entsandte Mitarbeiter müssen hypothetische Steuerberechnungen gegebenenfalls auch die Bundessteuer, die jeweilige Landessteuer, die Medicare-Steuer und weitere lohnbezogene Posten berücksichtigen. Eine Richtlinie sollte festlegen, ob ein Mitarbeiter, der seinen Wohnsitz in einem Bundesstaat erfolgreich aufgibt, weiterhin die jeweilige Landessteuer entrichten muss. Es gibt keine allgemeingültige Antwort, die Regelung muss jedoch sorgfältig formuliert und konsequent angewendet werden.
Vom Arbeitgeber gezahlte Steuern und Steueraufschläge
Die tatsächliche Steuerzahlung kann über die Lohnsteuerabzüge im Gastland, Steuervorauszahlungen, Arbeitgeberbeiträge oder Erstattungen nach Abgabe der Steuererklärung erfolgen. Der Arbeitgeber kann auch Steuern auf Leistungen zahlen, die im Rahmen des Auslandseinsatzes gewährt werden, wie z. B. Unterkunft, Lebenshaltungskostenzuschüsse, Heimaturlaub, Steuererklärungshilfe, Umzugskostenbeihilfe und Steuererstattungen selbst.
Dies führt zu dem Problem der Bruttoaufstockung. Wenn ein Arbeitgeber die Steuern eines Arbeitnehmers übernimmt, kann diese Zahlung selbst steuerpflichtiges Einkommen darstellen. Eine Berechnung der Steuerbelastung kann erforderlich sein, damit der Arbeitnehmer nicht die Steuern auf eine Leistung tragen muss, die die Versicherung eigentlich abdecken sollte. Bruttoaufstockungen können die Kosten eines Auslandseinsatzes erheblich erhöhen, insbesondere in Ländern mit hohen Steuern. Daher sollten Mobilitätsteams diese Kosten modellieren, bevor sie ein Einsatzpaket genehmigen.
Jahresendabstimmung
Die geschätzte Lohnsteuerabführung ist nicht das endgültige Ergebnis. Sobald die Steuererklärungen für das Heimat- und das Gastland erstellt sind, vergleicht der Steuerberater die tatsächlichen Steuerverbindlichkeiten mit der hypothetischen, vom Arbeitnehmer einbehaltenen Steuer. Das Ergebnis kann eine Zahlung an den Arbeitnehmer, eine Rückzahlung durch den Arbeitnehmer oder keine Anpassung sein.
Ein seriöses Programm legt klare Fristen und Einzugsregeln fest. Arbeitnehmer sollten verstehen, dass nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Steuerausgleichsbetrag fällig werden kann, insbesondere wenn Boni, Aktienerträge, persönliches Einkommen oder verspätet eingereichte Steuererklärungen die Endberechnung beeinflussen. Arbeitgeber sollten zudem die Möglichkeit behalten, ausstehende Beträge über die Lohnabrechnung einzuziehen, sofern dies zulässig und ordnungsgemäß genehmigt ist.
Was eine starke Politik definieren muss
Die wirksamsten Richtlinien sind hinsichtlich ihres Geltungsbereichs präzise. Sie legen die zulässigen Entsendungsarten, die betroffenen Mitarbeiter, die Gültigkeitsdaten und die Folgen einer vorzeitigen Beendigung der Entsendung fest. Sie unterscheiden zwischen geschäftlich bedingten Auslandseinsätzen und Mitarbeitern, die sich aus eigenem Antrieb für einen Umzug entscheiden.
Die Richtlinie sollte auch festlegen, welche Steuern erfasst werden. Die Einkommensteuer steht üblicherweise im Mittelpunkt, Sozialabgaben, lokale Lohnsteuern, Vermögensteuern, Gemeindesteuern und Strafen können jedoch eine gesonderte Behandlung erfordern. Manche Kosten entstehen eher durch persönliche Entscheidungen als durch die Zuweisung selbst. So können beispielsweise Steuern auf das selbstständige Arbeitseinkommen des Ehepartners, auf Einkünfte aus privaten Kapitalanlagen oder auf Strafen aufgrund verspäteter Meldungen durch einen Arbeitnehmer berechtigterweise ausgeschlossen werden.
Eine Unternehmensrichtlinie sollte festlegen, wie sie mit Steuerplanung umgeht. Von Mitarbeitern wird erwartet, dass sie verfügbare ausländische Steuergutschriften oder -befreiungen geltend machen und vollständige Unterlagen einreichen. Gleichzeitig sollte ein Arbeitgeber Formulierungen vermeiden, die den Eindruck erwecken, Mitarbeiter müssten ohne klare Beratung eine aggressive Steuerstrategie verfolgen oder auf persönliche Steuervorteile verzichten. Die richtige Vorgehensweise hängt von den jeweiligen Rechtsordnungen, den individuellen Gegebenheiten des Mitarbeiters und dem in der Richtlinie angestrebten Standard der Steuerneutralität ab.
Vier operative Bereiche verdienen besondere Aufmerksamkeit:
- Wohnsitz und Landessteuer: Ein US-amerikanischer Arbeitnehmer kann trotz Wohnsitz im Ausland weiterhin der staatlichen Steuerpflicht unterliegen. Die Richtlinie sollte die angenommene Wohnsitzposition für die Hypo-Steuerberechnung und die Behandlung der tatsächlichen staatlichen Steuer festlegen.
- Aktienbasierte Vergütung: Aktienoptionen, gesperrte Aktien und andere Vergütungen unterliegen häufig länderübergreifenden Zuordnungsregeln. Zuweisungsschreiben und Steuerprozesse müssen die Arbeitstagsdaten frühzeitig erfassen.
- Einkommen des Ehepartners und der Familie: Die Richtlinie sollte die Vergütung des Arbeitnehmers von den Einkünften des Ehepartners trennen und die Behandlung gemeinsamer Steuererklärungen, Abzüge und Steuergutschriften regeln.
- Compliance-Verstöße: Der Arbeitgeber kann die Kosten für die angemessene Steuererklärung und die erforderlichen Meldungen übernehmen, behält sich jedoch das Recht vor, Zinsen und Strafen aufgrund verspäteter oder unvollständiger Angaben des Arbeitnehmers auszuschließen.
Die Verwaltung ist der Ort, an dem Politik gelingt oder scheitert.
Eine fachlich einwandfreie Richtlinie kann dennoch scheitern, wenn Lohnbuchhaltung, Personalabteilung, Finanzabteilung, Rechtsabteilung und externe Steuerberater von unterschiedlichen Annahmen ausgehen. Die Lohnbuchhaltung benötigt Anweisungen für hypothetische Steuerabzüge und Meldepflichten im Gastland. Mobilitätsteams benötigen Kostenschätzungen und Einsatzdaten. Steuerberater benötigen Vergütungsdetails, Reisepläne, Aktienregisterauszüge, Steuererklärungen des Vorjahres und gegebenenfalls Informationen zu ausländischen Konten.
Kommunikation ist ebenso wichtig. Mitarbeiter benötigen nicht alle technischen Details am ersten Tag, sollten aber vor Arbeitsbeginn eine kurze Steuereinweisung, eine klare Erklärung der Lohnsteuer auf ihrer Gehaltsabrechnung sowie Hinweise zu Abgabefristen und erforderlichen Unterlagen erhalten. Oft entsteht Verwirrung, wenn Mitarbeiter sowohl die einbehaltene als auch die vom Arbeitgeber gezahlte Steuer auf ihrer Gehaltsabrechnung sehen. Eine proaktive Erklärung schafft Vertrauen.
Arbeitgeber sollten zudem einsatzbezogene Aufzeichnungen führen. Ein Mitarbeiter kann in mehreren Ländern arbeiten, die Position wechseln, aufgeschobene Vergütungen erhalten oder nach seiner Rückkehr in sein Heimatland weiterhin im Gastland steuerpflichtig sein. Der Steuerprozess sollte nicht einfach mit dem Verstreichen des Versetzungsdatums enden.
Wenn eine Standardrichtlinie eine Ausnahme erfordert
Standardisierung ist zwar wertvoll, doch in bestimmten Fällen ist ein individueller Ansatz gerechtfertigt. Kurzfristig im Ausland tätige Geschäftsreisende, Pendler, lokal angestellte ausländische Staatsangehörige oder Führungskräfte mit substanziellen ausländischen Einkünften entsprechen möglicherweise nicht dem traditionellen Modell langfristiger Expatriates. Auch Mitarbeiter, die aus einem Niedrigsteuerland in die USA ziehen, benötigen unter Umständen eine spezielle Analyse, da die US-Besteuerung neben dem regulären Gehalt auch Einkommen und Vermögen betreffen kann.
Ausnahmen sollten dokumentiert und nicht informell behandelt werden. Ein Entsendungsschreiben oder ein Nachtrag sollte die steuerliche Behandlung, den relevanten Zeitraum, die hypothetische Steuermethode und etwaige Haftungsbeschränkungen des Arbeitgebers darlegen. Dadurch wird ein häufiger Streitfall vermieden: Ein Arbeitnehmer geht davon aus, dass das Unternehmen alle mit einem Umzug verbundenen Steuern übernimmt, während das Unternehmen der Ansicht ist, lediglich die Entsendungsvergütung zu decken.
Eine Richtlinie zum Steuerausgleich ist am wertvollsten, wenn sie vor dem Auslandseinsatz eines Mitarbeiters festgelegt wird, nicht erst nach Erhalt von Steuerbescheiden oder sich häufenden Lohnkorrekturen. Für Arbeitgeber, die Mitarbeiter mit US-Bezug betreuen, kann spezialisierte Steuerberatung im Bereich der internationalen Mobilität ein allgemeines Grundprinzip in Berechnungen, Lohnabrechnungsanweisungen und Compliance-Verfahren umsetzen, die der Komplexität der Praxis standhalten. Ziel ist es nicht, jede Steuerfrage zu beseitigen. Vielmehr geht es darum, sicherzustellen, dass die Fragen frühzeitig erkannt, der zuständigen Stelle zugewiesen und mit der gleichen Präzision gelöst werden, mit der der Einsatz selbst geplant wurde.