Ausländische Staatsangehörige können bereits lange vor Erlangung des Daueraufenthaltsstatus in den USA steuerlich als Nichtansässige gelten und auch nach längerem Aufenthalt im Land steuerlich weiterhin als Nichtansässige eingestuft bleiben. Aus diesem Grund muss die Steuerberatung für ausländische Staatsangehörige mit der steuerlichen Einstufung und nicht mit der Steuererklärung beginnen. Die korrekte steuerliche Einstufung beeinflusst, welche Einkünfte steuerpflichtig sind, welche Abzüge möglich sind, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen Anwendung findet und welche Formulare einzureichen sind.
Für Arbeitnehmer mit befristeten Einsätzen in den USA, internationale Studenten, Führungskräfte, die mit ihren Familien umziehen, und Investoren mit US-Einkommen lautet die zentrale Frage selten nur: „Wie viel Steuern muss ich zahlen?“ Vielmehr lautet sie: „Welchen US-Steuerstatus habe ich in diesem Jahr?“
Beginnen Sie mit Ihrem US-Steuerwohnsitzstatus.
Der US-Einwanderungsstatus und der US-Steuerwohnsitz sind voneinander getrennte Systeme. Eine Visakategorie kann zwar einen Kontext liefern, bestimmt aber allein nicht, ob jemand als ansässiger oder nicht ansässiger Ausländer gilt.
Ausländische Staatsangehörige werden im Allgemeinen für Einkommensteuerzwecke als US-Einwohner behandelt, wenn sie entweder den Green-Card-Test oder den Test der wesentlichen Anwesenheit erfüllen. Der Green-Card-Test ist unkompliziert: Wer zu irgendeinem Zeitpunkt im Laufe des Jahres einen rechtmäßigen ständigen Wohnsitz in den USA hat, gilt grundsätzlich als ansässiger Ausländer, vorbehaltlich weniger Ausnahmen.
Der Nachweis des dauerhaften Aufenthalts erfordert eine genauere Analyse. Er berücksichtigt alle Tage des physischen Aufenthalts im laufenden Jahr, ein Drittel der Tage im Vorjahr und ein Sechstel der Tage im vorletzten Jahr. Wird die erforderliche Anzahl an Tagen erreicht, kann eine Person den Status eines ständigen Ausländers erhalten, selbst wenn der Aufenthalt in den Vereinigten Staaten nur vorübergehend sein sollte.
Nicht alle Tage zählen. Bestimmte Tage können für befreite Personen, darunter viele Studierende, Lehrkräfte, Praktikanten und Diplomaten, ausgenommen sein. „Befreit“ bedeutet in diesem Zusammenhang nicht, dass die betreffenden Tage von der US-Steuer befreit sind. Es bedeutet, dass diese Tage bei der Berechnung des wesentlichen Aufenthalts nicht berücksichtigt werden. Die geltenden Regeln variieren je nach Visakategorie, den vorangegangenen Jahren im US-Aufenthalt und der Art der Tätigkeit der jeweiligen Person.
Ausnahmen können das Ergebnis verändern
Eine Person, die die Voraussetzungen für einen wesentlichen Aufenthalt erfüllt, kann unter Umständen die Ausnahmeregelung für engere Verbindungen in Anspruch nehmen, wenn sie sich im laufenden Jahr weniger als 183 Tage in den Vereinigten Staaten aufgehalten hat, einen ausländischen Steuerwohnsitz unterhält und engere Verbindungen zu einem anderen Land hat. Diese Voraussetzungen erfordern eine sorgfältige faktische Begründung und werden in der Regel mit dem Formular 8840 geltend gemacht.
Eine Regelung im Abkommen zur Ansässigkeit kann die Antwort ebenfalls ändern. Wenn eine Person nach den nationalen Gesetzen beider Länder sowohl in den Vereinigten Staaten als auch in einem Abkommensstaat als ansässig gilt, können die im Abkommen festgelegten Regelungen zur Bestimmung des Wohnsitzlandes für Abkommenszwecke ein einziges Wohnsitzland festlegen. Diese Regelungen berücksichtigen Faktoren wie ständigen Wohnsitz, Mittelpunkt der Lebensinteressen, gewöhnlichen Aufenthalt und Staatsangehörigkeit. Bei der Abkommensanalyse geht es nicht darum, das Land mit den niedrigeren Steuern zu wählen. Es handelt sich um eine technische Feststellung, die den tatsächlichen Gegebenheiten des Steuerpflichtigen und dem anwendbaren Abkommenstext entsprechen muss.
Aufenthaltsberechtigter Ausländer oder nicht-aufenthaltsberechtigter Ausländer: Warum das wichtig ist
Ausländer mit ständigem Wohnsitz in den USA werden in der Regel nach ähnlichen Regeln besteuert wie US-Bürger. Das bedeutet üblicherweise, dass sie ihr weltweites Einkommen, einschließlich ausländischer Löhne, Bankzinsen, Kapitalerträge, Geschäftseinkünfte und bestimmter Gewinne, angeben müssen. Ausländer mit ständigem Wohnsitz in den USA reichen üblicherweise das Formular 1040 ein und unterliegen gegebenenfalls internationalen Meldepflichten.
Ein Ausländer ohne Wohnsitz in den USA wird grundsätzlich auf Einkünfte aus US-Quellen und auf Einkünfte aus einem US-Gewerbebetrieb besteuert. Ein in den USA beschäftigter Ausländer ohne Wohnsitz in den USA muss seine US-Einkünfte häufig in der Steuererklärung (Formular 1040-NR) angeben. Die Zuordnung von Einkünften zu den Quellen ist jedoch nicht immer eindeutig. Bei Vergütungen ist oft der Ort der Leistungserbringung ausschlaggebend. Bei Kapitalanlagen variieren die Regelungen zur Einkommenszuordnung je nach Einkunftsart.
Der Unterschied kann erheblich sein. Ausländische Kapitaleinkünfte können für einen Nichtansässigen außerhalb der US-Steuerbasis liegen, während sie nach Beginn der US-Steueransässigkeit steuerpflichtig werden können. Umgekehrt kann bei einem Nichtansässigen ein Steuerabzug auf bestimmte Einkünfte aus US-Quellen erfolgen, während ein Ansässiger diese Einkünfte nach einem anderen System versteuern und gegebenenfalls Steuergutschriften oder -abzüge geltend machen kann.
Ausländische Staatsangehörige, die im Laufe des Jahres ein- oder ausreisen, können unter Umständen einen doppelten Steuerstatus haben. In einem solchen Jahr wird ein Teil des Jahres als Ansässiger und der andere Teil als Nichtansässiger besteuert. Für diese Steuererklärungen gelten besondere Abgabeverfahren, eingeschränkte Abzugsregeln und spezielle Erklärungspflichten. Die Abgabe einer regulären Steuererklärung für Ansässige ohne Prüfung der möglichen doppelten Steuerpflicht kann zu unnötigen Meldepflichten führen.
Steuerberatung für ausländische Staatsangehörige sollte sich mit dem Einkommen an dessen Quelle befassen.
Sobald der Wohnsitz begründet ist, sollte jede Einkommensquelle separat geprüft werden. Gehalt, Aktienvergütung, Beratungshonorare, Mieteinnahmen, Beteiligungen an Personengesellschaften, Dividenden, Zinsen und Kapitalgewinne unterliegen nicht denselben Zuordnungs- und Melderegeln.
Aktienbasierte Vergütungen erfordern besondere Aufmerksamkeit für Mitarbeiter, die im Zuge eines Auslandswechsels Aktienoptionen, Restricted Stock Units oder aufgeschobene Vergütungen erhalten. Die Einkünfte können sich auf Leistungen beziehen, die über einen mehrjährigen Unverfallbarkeitszeitraum erbracht wurden. Sowohl die USA als auch ein anderes Land können Steuerrechte an einem Teil derselben Vergütung geltend machen. Arbeitgeber-Lohnabrechnung, Abkommensbestimmungen, Anrechnung ausländischer Steuern und zeitliche Unterschiede müssen koordiniert und dürfen nicht isoliert betrachtet werden.
Unternehmer und Investoren sollten zudem prüfen, ob eine Aktivität ein US-amerikanisches Gewerbe oder Unternehmen, effektiv verbundene Einkünfte oder eine US-Steuerpflicht durch eine Partnerschaft oder Immobilieninvestition begründet. Passive Investitionen mögen einfach erscheinen, bis Quellensteuer, Meldepflichten für Partnerschaften oder die Veräußerung von US-Immobilien ins Spiel kommen.
Doppelbesteuerungsabkommen können helfen, aber nur, wenn sie ordnungsgemäß geltend gemacht werden.
Die Vereinigten Staaten haben mit vielen Ländern Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen. Die Inanspruchnahme eines solchen Abkommens erfolgt jedoch nicht automatisch allein aufgrund eines ausländischen Passes oder der Zahlung von Steuern im Ausland. Die Anspruchsberechtigung hängt vom Wohnsitz, der Einkommenskategorie, etwaigen Beschränkungsbestimmungen und den genauen Gegebenheiten des Steuerpflichtigen ab.
Die Bestimmungen von Doppelbesteuerungsabkommen sind häufig relevant für Studierende, Forschende, Lehrende, Rentenempfänger und Arbeitnehmer mit befristeten Einsätzen. Ein Abkommen kann die US-Steuer auf bestimmte Einkünfte reduzieren oder ganz aufheben, jedoch kann dieser Vorteil durch Zeiträume, frühere Aufenthalte oder eine Ausnahmeregelung, die das Recht der USA zur Besteuerung ihrer Einwohner wahrt, eingeschränkt sein.
Wenn ein Ausländer ohne Wohnsitz in den USA eine auf einem Doppelbesteuerungsabkommen beruhende steuerliche Stellung geltend macht, die das US-Steuergesetzbuch (Internal Revenue Code) außer Kraft setzt oder abändert, kann das Formular 8833 erforderlich sein. Die Nichtangabe einer solchen steuerlichen Stellung kann zu Strafen führen und zukünftige Prüfungen erschweren. Das Formular dient der Unterstützung einer Analyse, nicht deren Ersatz.
Ausländische Konten und Vermögenswerte nicht außer Acht lassen.
Der Erwerb des Daueraufenthaltsstatus kann Meldepflichten auslösen, die von der Einkommensteuererklärung getrennt sind. Diese Meldepflichten gelten oft auch dann, wenn keine zusätzlichen US-Steuern anfallen.
Wer im Laufe des Jahres ein Gesamtguthaben von über 10,000 US-Dollar auf ausländischen Finanzkonten aufweist, muss unter Umständen eine FBAR-Meldung (offiziell FinCEN-Formular 114) einreichen. Die Schwelle ist niedrig, und auch Gemeinschaftskonten, Konten mit Zeichnungsberechtigung oder Konten, die über bestimmte Institutionen geführt werden, können einer Prüfung bedürfen.
Das Formular 8938, das FATCA-Meldeformular für Vermögenswerte, unterliegt anderen Schwellenwerten und Regeln. Es ist von bestimmten Personen, deren ausländische Finanzanlagen den jeweiligen Schwellenwert überschreiten, zusammen mit der Einkommensteuererklärung einzureichen. Die Einreichung einer FBAR-Meldung befreit nicht von der Pflicht zur Abgabe des Formulars 8938, und umgekehrt befreit das Formular 8938 nicht von der Pflicht zur Abgabe der FBAR-Meldung.
Ausländische Investmentfonds und ähnliche Anlagepools können zusätzliche Probleme aufwerfen. Einige werden möglicherweise als passive ausländische Investmentgesellschaften eingestuft, was komplexe Berichtspflichten und unter Umständen ungünstige steuerliche Folgen für US-Steuerzahler nach sich zieht. Bevor ein ausländischer Staatsbürger in den USA steuerlich ansässig wird, ist eine Überprüfung bestehender Anlagen oft sinnvoller als der Versuch, die Folgen nach Beginn des Wohnsitzes zu korrigieren.
Die Dokumentation ist Teil der Steuerstrategie
Grenzüberschreitende Steuerpositionen basieren auf Fakten. Bewahren Sie Aufzeichnungen über Ein- und Ausreisedaten, Reisekalender, Einwanderungsdokumente, Arbeitsverträge, Dokumente zu Aktienbeteiligungen, ausländische Steuererklärungen, ausländische Einkommensnachweise und Nachweise über den ausländischen Steuerwohnsitz auf. Diese Unterlagen dienen sowohl der ursprünglichen Steuererklärung als auch der Beantwortung späterer Fragen des Finanzamts.
Auch die Lohnsteuerbescheinigungen erfordern Aufmerksamkeit. Formular W-4 wird in der Regel von Arbeitnehmern verwendet, die für Lohnsteuerzwecke als US-Ansässige gelten, während Formular W-8BEN für Nichtansässige relevant sein kann, die bestimmte Zahlungen aus US-Quellen erhalten. Die Verwendung des falschen Formulars kann zu überhöhten oder zu geringen Lohnsteuerabzügen oder zu uneinheitlichen Meldungen führen.
Ausländische Staatsangehörige sollten nicht davon ausgehen, dass eine Fristverlängerung für die Steuererklärung zusätzliche Zeit zur Zahlung der Steuer gewährt. Ebenso wenig sollten sie annehmen, dass ausländische Lohnsteuern grundsätzlich mit der US-Einkommensteuer verrechnet werden können. Die Anrechnung ausländischer Steuern hängt von der Art der ausländischen Abgabe, dem betreffenden Einkommen und weiteren technischen Gegebenheiten ab.
Planen Sie vor dem Umzug, nicht erst nach Ablauf der Einreichungsfrist.
Die wichtigsten Entscheidungen werden oft vor einem Umzug, der Beantragung einer Green Card, dem Erhalt einer größeren Aktienbeteiligung oder dem Kauf ausländischer Anlagen getroffen. Eine Prüfung vor der Einreise kann klären, wann die US-Steuerpflicht beginnt, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen greift, wie Einkünfte zuzuordnen sind und welche Konten oder Vermögenswerte meldepflichtig sind.
Für Ausländer, die sich bereits in den USA aufhalten, ist eine Überprüfung dennoch sinnvoll, wenn in früheren Steuererklärungen ausländische Einkünfte, Konten oder Formulare nicht angegeben wurden. Die geeignete Vorgehensweise zur Korrektur hängt davon ab, ob die Nichtbeachtung der Vorschriften vorsätzlich erfolgte, ob Steuern fällig sind und welche Verfahren zur Verfügung stehen. Informelle Korrekturen ohne eine schlüssige Offenlegungsstrategie können mehr Risiken bergen als sie lösen.
Die richtige Steuerposition sollte vertretbar und nicht nur bequem sein. Werden Wohnsitz, Ansprüche aus Doppelbesteuerungsabkommen, ausländisches Vermögen und grenzüberschreitende Vergütungen gemeinsam betrachtet, kann ein ausländischer Staatsbürger seine US-Verpflichtungen deutlich klarer erfüllen und vermeiden, dass ein routinemäßiger Auslandsaufenthalt zu einem langfristigen Problem der Steuererfüllung wird.