Ausländischen Staatsangehörigen kann es passieren, dass von jedem Gehaltsscheck US-Steuern einbehalten werden und sie dennoch eine falsche Steuererklärung abgeben. Ausgangspunkt ist nicht die Lohnsteuerbescheinigung oder die Lohnklassifizierung des Arbeitgebers, sondern der US-Steuerwohnsitz. Die Anforderungen an die Abgabe des Formulars 1040nr gelten für Nichtansässige, doch um festzustellen, ob jemand für ein bestimmtes Steuerjahr als Nichtansässiger gilt, ist eine sorgfältige Prüfung des Visastatus, der Aufenthaltsdauer in den USA, der Bestimmungen von Doppelbesteuerungsabkommen und des Wohnsitzes im Vorjahr erforderlich.
Das Formular 1040-NR ist die US-Einkommensteuererklärung für Nichtansässige . Es dient der Angabe von Einkünften aus US-Quellen, der Geltendmachung zulässiger Abzüge und Abkommensvorteile, der Berechnung der fälligen Steuer und kann zur Rückforderung einer zu viel gezahlten Steuer verwendet werden. Es handelt sich nicht einfach um die Version des Formulars 1040 für Nicht-US-Bürger. Die Regelungen zu steuerpflichtigem Einkommen, Abzügen, Angehörigen und Offenlegungspflichten unterscheiden sich wesentlich.
Wer muss die Einreichungsanforderungen für das Formular 1040NR beachten?
Eine natürliche Person reicht im Allgemeinen das Formular 1040-NR ein, wenn sie für US-Steuerzwecke ein Nichtansässiger ist und entweder im Laufe des Jahres in den Vereinigten Staaten einer gewerblichen Tätigkeit nachging oder US-Einkünfte bezog, auf die die erforderliche Steuer nicht vollständig durch Quellensteuerabzug entrichtet wurde.
Wer in den USA arbeitet, begründet in der Regel ein US-amerikanisches Gewerbe oder Unternehmen. Ausländische Führungskräfte im Rahmen kurzfristiger Einsätze, Berater in New York oder Forscher, die von einer US-Universität vergütet werden, können daher zur Abgabe des Formulars 1040-NR verpflichtet sein. Dies gilt selbst dann, wenn ein Doppelbesteuerungsabkommen die Einkünfte ganz oder teilweise von der Steuer befreit. Eine Abkommensbefreiung entbindet nicht immer von der Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung und zur Offenlegung der Tätigkeit.
Eine Steuererklärung kann auch dann angebracht sein, wenn die Steuer vollständig einbehalten wurde, dem Steuerpflichtigen aber eine Rückerstattung zusteht. Beispielsweise könnten bei einem ausländischen Investor 30 % Steuern auf eine Zahlung einbehalten worden sein, die unter einen ermäßigten Steuersatz gemäß Doppelbesteuerungsabkommen fällt. Die Einreichung des Formulars 1040-NR kann erforderlich sein, um die zu viel einbehaltene Steuer zurückzuerhalten.
Im Gegensatz dazu muss ein Ausländer ohne Wohnsitz in den USA, der nur bestimmte Arten von Kapitalerträgen aus US-Quellen bezieht, unter Umständen keine Steuererklärung abgeben, wenn der korrekte Steuerbetrag an der Quelle einbehalten wurde. Zu dieser Kategorie gehören häufig feste, bestimmbare, jährliche oder periodische Einkünfte, die gemeinhin als FDAP-Einkünfte bezeichnet werden, wie beispielsweise Dividenden, Lizenzgebühren, Mieten oder bestimmte Zinsen. Das Ergebnis hängt von der Art der Einkünfte, den geltenden Quellensteuervorschriften und der Anwendbarkeit eines Doppelbesteuerungsabkommens ab.
Der Wohnsitz kommt vor der Rückkehr
Die wichtigste Anforderung beim Ausfüllen des Formulars 1040NR ist die Bestätigung des Nichtansässigenstatus. Aufenthaltsstatus und steuerlicher Wohnsitz hängen zwar zusammen, sind aber nicht dasselbe.
Ausländische Staatsangehörige erlangen in der Regel den US-Steuerstatus, wenn sie die Green-Card-Prüfung oder die Prüfung des wesentlichen Aufenthalts erfüllen. Für die Prüfung des wesentlichen Aufenthalts muss sich eine Person im laufenden Jahr mindestens 31 Tage und insgesamt 183 gewichtete Tage im laufenden und den beiden vorangegangenen Jahren physisch in den Vereinigten Staaten aufhalten. Dabei zählen alle Tage des laufenden Jahres, ein Drittel der Tage des Vorjahres und ein Sechstel der Tage des vorletzten Jahres.
Mehrere Ausnahmen können diese Berechnung beeinflussen. Studierende, Lehrkräfte, Praktikanten, Diplomaten und bestimmte andere Personen können Tage als „befreite Personen“ für die Prüfung des wesentlichen Aufenthalts anrechnen lassen. Der Begriff „befreit“ bezieht sich in diesem Zusammenhang auf die Zählung der Tage, nicht auf eine Befreiung von der US-Einkommensteuer. Das Formular 8843 ist häufig erforderlich, um die Anrechnung von Tagen zu belegen, insbesondere für Personen, die ansonsten keine Einkommensteuererklärung abgeben müssen.
Eine Person, die die Kriterien für einen wesentlichen Aufenthalt erfüllt, kann dennoch gemäß der Ausnahme für engere Verbindungen als Nichtansässiger behandelt werden, sofern alle anwendbaren Bedingungen erfüllt sind, oder gemäß einer Regelung zur Beilegung von Steuergleichheitsverhältnissen in einem Doppelbesteuerungsabkommen. Diese Regelungen unterliegen technischen Anforderungen und können sich nicht nur auf die Einkommensteuererklärung, sondern auch auf die internationale Meldepflicht und die künftige Ansässigkeitsanalyse auswirken.
Bei Jahren mit doppeltem Steuerstatus ist besondere Sorgfalt geboten. Wer in die USA ein- oder ausreist, kann einen Teil des Jahres als Nichtansässiger und den anderen Teil als Ansässiger gelten. Die Steuererklärung für Personen mit doppeltem Steuerstatus wird häufig mit dem Formular 1040-NR eingereicht, dem für den Ansässigenteil eine Erklärung gemäß Formular 1040 beigefügt ist. In bestimmten Fällen kann eine Wahl des Wohnsitzes es verheirateten Steuerzahlern ermöglichen, ganzjährig als Ansässige zu veranlagen. Diese Wahl kann die Steuererklärung vereinfachen, aber auch dazu führen, dass das Welteinkommen in die US-Steuerbemessungsgrundlage einbezogen wird. Daher sollte dies geprüft und nicht einfach vorausgesetzt werden.
Welche Einkünfte gehören auf das Formular 1040-NR?
Das Formular 1040-NR unterteilt das Einkommen in zwei Hauptkategorien. Die erste Kategorie umfasst Einkünfte aus US-amerikanischer Geschäftstätigkeit (Effectively Connected Income, ECI). Dazu gehören in der Regel Einkünfte aus US-amerikanischer Gewerbe- oder Geschäftstätigkeit, wie beispielsweise Vergütungen für in den USA erbrachte Dienstleistungen und qualifizierte Geschäftseinkünfte. ECI wird in der Regel nach einem progressiven Steuersatz besteuert, und zulässige Abzüge können den zu versteuernden Betrag reduzieren.
Die zweite Kategorie umfasst FDAP-Einkünfte aus US-Quellen, die nicht in direktem Zusammenhang mit einer US-amerikanischen Geschäftstätigkeit stehen. Sie unterliegen grundsätzlich einer Quellensteuer von 30 % auf Bruttobasis, sofern kein Abkommen oder eine gesetzliche Ausnahme einen niedrigeren Steuersatz vorsieht. Da die Steuer auf das Bruttoeinkommen erhoben wird, können Ausgaben diese Einkommenskategorie in der Regel nicht ausgleichen.
Die Zuordnung von Einkünften zu ausländischen Quellen ist entscheidend. Gehälter werden grundsätzlich dort zugeordnet, wo die Leistungen erbracht werden, nicht dort, wo der Arbeitgeber seinen Sitz hat oder wo die Vergütung ausgezahlt wird. Zinsen, Dividenden, Kapitalgewinne, Mieteinnahmen, Aktienvergütungen, Renten und Gewinnausschüttungen aus Personengesellschaften unterliegen jeweils eigenen Regelungen. Ein international tätiger Mitarbeiter kann daher in den USA steuerpflichtiges Einkommen erzielen, selbst wenn die Zahlung außerhalb der USA erfolgt. Gleichzeitig können im Ausland geleistete Arbeitstage trotz eines US-amerikanischen Arbeitgebers zu ausländischen Einkünften führen.
Abzüge, Angehörige und Vertragspositionen
Ausländer ohne Wohnsitz in den USA können nicht davon ausgehen, dass ihnen dieselben Abzüge wie in Formular 1040 zustehen. Einzelabzüge sind unter Umständen für bestimmte staatliche und lokale Einkommensteuern, bestimmte Spenden, Schadensfälle und Abzüge im Zusammenhang mit wirtschaftlich verbundenen Einkünften möglich. Der Pauschalabzug ist in der Regel nicht verfügbar.
Für berechtigte Studierende und Auszubildende aus Indien gibt es eine wichtige Ausnahme gemäß dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und Indien. Weitere Bestimmungen des Abkommens können die Steuer auf Löhne, Stipendien, Renten, Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren oder Unternehmensgewinne reduzieren. Ansprüche aus dem Abkommen müssen durch Angaben zum Steuerpflichtigen belegt werden, insbesondere zu seinem Wohnsitz im Sinne des Abkommens, seinem Aufenthaltsstatus, seiner Geschäftstätigkeit in den USA und etwaigen Verjährungsfristen gemäß dem jeweiligen Abkommensartikel.
Bestimmte auf Doppelbesteuerungsabkommen beruhende Steuererklärungspositionen erfordern das Formular 8833. Nicht jede Anwendung eines Doppelbesteuerungsabkommens erfordert dieses Formular, die Einreichungsregeln enthalten jedoch wichtige Ausnahmen. Ein über das Formular W-8BEN geltend gemachter reduzierter Quellensteuersatz ersetzt ebenfalls nicht zwangsläufig die erforderliche Angabe in der Einkommensteuererklärung.
Die Regelungen für Angehörige sind für Nichtansässige ebenfalls restriktiver. Einwohner Kanadas, Mexikos und Südkoreas können unter bestimmten Voraussetzungen bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit Angehörigen in Anspruch nehmen. Diese Regelungen sollten nicht analog auf Einwohner anderer Länder angewendet werden.
Erforderliche Zeitpläne und zugehörige Unterlagen
Ein vollständiges Formular 1040-NR umfasst häufig mehr als die Hauptsteuererklärung. Anlage OI erfragt Angaben zum Wohnsitz, zur Visakategorie, zum Wohnsitzland, zur Aufenthaltsdauer in den USA und zu Ansprüchen aus Doppelbesteuerungsabkommen. Anlage A kann für die detaillierte Auflistung der Abzüge erforderlich sein. Lohn- und Gehaltseinkünfte sowie Lohnsteuerabzüge sollten mit den Angaben auf den Formularen W-2 übereinstimmen, während Lohnsteuerabzüge auf sonstige Einkünfte aus US-Quellen üblicherweise auf Formular 1042-S dokumentiert werden.
Internationale Steuererklärungen sind von der Steuererklärung 1040-NR getrennt. Nichtansässige Ausländer können Meldepflichten gemäß Formular 8843 haben. Eine ausländische, in den USA steuerlich transparente Gesellschaft kann die Meldepflicht gemäß Formular 5472 auslösen. Ein doppelter Status oder die Wahl des Wohnsitzstatus können Meldepflichten nach FBAR oder FATCA nach sich ziehen , die für ein Jahr mit ausschließlichem Wohnsitz außerhalb der USA nicht gelten würden. Die Einkommensteuererklärungen der einzelnen Bundesstaaten werden ebenfalls separat behandelt. Der Status als Nichtansässiger auf Bundesebene löst nicht automatisch die Wohnsitzpflichten oder die Meldepflichten der einzelnen Bundesstaaten.
Einreichungsfristen und Verlängerungen
Für Steuerzahler, deren Lohn der US-Einkommensteuer unterliegt, ist das Formular 1040-NR in der Regel am 15. April nach dem Steuerjahr fällig. Für Steuerzahler, die keine solchen Löhne bezogen haben, ist der 15. Juni der allgemeine Abgabetermin. Fällt ein Abgabetermin auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag.
Ein Antrag auf Fristverlängerung verlängert in der Regel die Abgabefrist, nicht die Zahlungsfrist. Steuerpflichtige, die mit einer Nachzahlung rechnen, sollten diese schätzen und bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin begleichen, um Zinsen und mögliche Strafen zu vermeiden. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn die einbehaltene Steuer nicht ausreichte, eine Abkommensvergünstigung im Laufe des Jahres nicht korrekt angewendet wurde oder Einkünfte außerhalb des regulären Lohnabrechnungsverfahrens ausgezahlt wurden.
Die beste Grundlage für die Einreichung des Formulars 1040-NR bildet die Dokumentation, nicht das Ausfüllen des Formulars selbst. Führen Sie einen detaillierten Reisekalender, Visaunterlagen, Gehaltsabrechnungen, die Formulare W-2 und 1042-S, Nachweise über Ihren ausländischen Steuerwohnsitz sowie Belege für alle Abkommen oder Wohnsitzansprüche. Für international mobile Personen kann bereits ein einziger übersehener Tag oder eine falsch zugeordnete Zahlung die Beurteilung maßgeblich beeinflussen. Die Prüfung durch einen Spezialisten vor der Einreichung ist oft die beste Absicherung, wenn es um den US-Wohnsitz, Abkommensvorteile oder grenzüberschreitende Vergütungen geht.