Ein in London lebender US-Bürger zahlt nach Anrechnung von Freibeträgen und Steuergutschriften möglicherweise nur wenig oder gar keine US-Einkommensteuer, hat aber dennoch umfangreiche Steuererklärungspflichten. Ein in Singapur tätiger Experte muss unter Umständen US-Gehalt, Wohngeld, Altersvorsorge und die lokale Steuererklärung koordinieren. Ein Anleger mit einem Konto in der Schweiz kann Meldepflichten haben, selbst wenn das Konto keine steuerpflichtigen Einkünfte generiert. In solchen Situationen bieten im Ausland tätige Steuerberater einen Mehrwert, der über die übliche Erstellung von Steuererklärungen hinausgeht.
Die zentrale Frage ist nicht allein der Wohnsitz des Steuerzahlers. Vielmehr geht es darum, wie das US-Steuerrecht mit Wohnsitz, Einkommensquelle, ausländischen Steuern, Vergütungsstrukturen, Finanzkonten, Unternehmensstrukturen und Meldepflichten zusammenwirkt. Geringfügige sachliche Unterschiede können das korrekte Steuerergebnis verändern. Ein Steuerzahler, der die Voraussetzungen für den Ausschluss ausländischer Einkünfte erfüllt, erzielt möglicherweise nicht dasselbe Ergebnis wie jemand, der die Anrechnung ausländischer Steuern geltend macht. Eine verspätete Steuererklärung kann selbst dann zu Steuernachforderungen führen, wenn keine zusätzliche Einkommensteuer fällig wird.
Was Expat-Buchhalter tatsächlich erledigen
Ein Spezialist für die Besteuerung von im Ausland lebenden Personen beginnt mit der Analyse der gesamten grenzüberschreitenden Situation des Steuerpflichtigen, nicht nur mit einer Liste der jährlichen Einkommensnachweise. Dazu gehören in der Regel Staatsbürgerschaft oder Green-Card-Status, Reisedaten, steuerlicher Wohnsitz, Beschäftigungsbedingungen, gezahlte oder angefallene ausländische Steuern, Bank- und Anlagekonten, Altersvorsorgepläne, Treuhandverhältnisse, Unternehmen und die bisherige US-Steuererklärungshistorie.
Für US-Bürger und Inhaber einer Green Card im Ausland ist die jährliche US-Steuererklärung oft nur ein Teil der steuerlichen Pflichten. Zu den üblicherweise einzureichenden Unterlagen und Analysen gehören das Formular 1040, das Formular 2555 für den Ausschluss ausländischer Einkünfte, das Formular 1116 für ausländische Steuergutschriften, das FinCEN-Formular 114 für die FBAR-Meldung und das Formular 8938 für die FATCA-Meldung. Je nach Sachlage müssen Steuerpflichtige unter Umständen auch ausländische Schenkungen, Beteiligungen an ausländischen Kapitalgesellschaften oder Personengesellschaften, ausländische Trusts, die Selbstständigensteuer, den Wohnsitz im jeweiligen Bundesstaat und die Bestimmungen von Doppelbesteuerungsabkommen berücksichtigen.
Ausländische Staatsangehörige, die in die Vereinigten Staaten ziehen, sehen sich mit anderen Fragen konfrontiert. Der Test des wesentlichen Aufenthalts, die Visakategorie, der Beginn des Aufenthalts, die Regeln für engere Verbindungen und die Bestimmungen von Doppelbesteuerungsabkommen können darüber entscheiden, ob das Formular 1040NR oder eine Steuererklärung für Ansässige abzugeben ist. Diese Einstufung beeinflusst die Besteuerung des weltweiten Einkommens, der Abzüge, der Meldepflichten und die Behandlung von Einkünften, die vor oder nach der Einreise erzielt wurden.
Die beste Arbeit in diesem Bereich besteht nicht im mechanischen Ausfüllen von Formularen. Vielmehr geht es darum, die geltenden Regeln zu ermitteln, die zugrunde liegende Sachlage zu dokumentieren und die Konsequenzen der im Laufe des Jahres getroffenen Entscheidungen vorherzusehen.
Die Entscheidungen, die das Steuerergebnis verändern können
Viele steuerliche Entscheidungen von im Ausland lebenden Personen erfordern die Wahl zwischen verschiedenen Methoden, wobei die richtige Entscheidung von den genauen Umständen abhängt. Der Ausschluss ausländischer Einkünfte und die Anrechnung ausländischer Steuern sind hierfür ein gutes Beispiel. Der Ausschluss kann das in den USA zu versteuernde Einkommen für bestimmte ausländische Einkünfte reduzieren, vorbehaltlich gesetzlicher Grenzen und Anspruchsvoraussetzungen. Die Anrechnung ausländischer Steuern kann vorteilhafter sein, wenn die ausländischen Einkommensteuersätze hoch sind, das Einkommen den Ausschlussbetrag übersteigt oder der Steuerpflichtige Einkunftsarten hat, die nicht für den Ausschluss in Frage kommen.
Keine der beiden Vorgehensweisen sollte aus Gewohnheit gewählt werden. Die Inanspruchnahme der Ausnahmeregelung kann Auswirkungen auf die Nutzung ausländischer Steuergutschriften, die Behandlung bestimmter Abzüge und die zukünftige Planung haben. In manchen Fällen kann eine Wahl, die für ein Jahr vorteilhaft erscheint, sich über mehrere Jahre hinweg als nachteilig erweisen. Ein qualifizierter Steuerberater für im Ausland lebende Personen prüft die aktuelle Steuererklärung sowie die voraussichtliche Mobilität, das Einkommen, die Investitionen und das lokale Steuerprofil des Steuerpflichtigen.
Die Anforderungen an den physischen Aufenthalt und den steuerlichen Wohnsitz erfordern ebenfalls sorgfältige Beachtung. Eine Person kann den Großteil eines Kalenderjahres außerhalb der Vereinigten Staaten verbringen und dennoch die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung nicht erfüllen. Reisetage, vorübergehende Einsätze, familiäre Vereinbarungen und der Standort des regulären Geschäftssitzes können hierbei relevant sein. Zeitnahe Reiseaufzeichnungen sind oft zuverlässiger als der Versuch, die Daten zum Zeitpunkt der Steuererklärung zu rekonstruieren.
Die steuerliche Ansässigkeit eines Bundesstaates ist ein weiterer häufiger Fehler. Ein Wegzug aus den Vereinigten Staaten beendet nicht automatisch die steuerliche Ansässigkeit im jeweiligen Bundesstaat. Einige Bundesstaaten prüfen Wohnsitz, verfügbaren Wohnraum, familiäre Bindungen, Wählerregistrierung, Führerschein, geschäftliche Interessen und andere fortbestehende Verbindungen. Eine bundesstaatliche Steuererklärung kann korrekt sein, während die Angaben in der jeweiligen Landessteuererklärung unvollständig oder widersprüchlich sind.
Die Finanzberichterstattung ist keine Fußnote
Die Meldepflichten nach FBAR und FATCA werden häufig missverstanden, da es sich um Informationsmeldungen und nicht um herkömmliche Einkommensteuerberechnungen handelt. Die FBAR-Meldepflicht kann auftreten, wenn der Gesamtwert der ausländischen Finanzkonten zu irgendeinem Zeitpunkt im Jahr den geltenden Schwellenwert überschreitet. Formular 8938 enthält separate Schwellenwerte, die je nach Steuerstatus und Wohnsitz des Steuerpflichtigen im Ausland variieren.
Die beiden Formulare sind nicht austauschbar. Steuerpflichtige müssen gegebenenfalls eines, beide oder keines der Formulare einreichen. Ausländische Konten umfassen mehr als nur ein Girokonto im Ausland. Je nach Eigentumsverhältnissen und Zeichnungsberechtigung kann die Meldepflicht auch Sparkonten, Anlagekonten, bestimmte Altersvorsorgeverträge und Konten, die über eine juristische Person geführt werden, umfassen.
Genauigkeit ist wichtig, da die Strafen für unterlassene internationale Meldepflichten erheblich sein können. Gleichzeitig ist die Meldepflicht fallbezogen. Übermäßige Meldungen aufgrund von Vermutungen ersetzen keine fundierte Analyse der Kontoinhaberschaft, der Befugnisse, der Höchstguthaben und der anwendbaren Ausnahmen.
Wann ein allgemeiner Steuerberater möglicherweise nicht ausreicht
Für eine einfache inländische Steuererklärung kann ein allgemeiner Steuerberater ausreichen. Die Berechnung wird jedoch deutlich komplexer, wenn Einkommen, Vermögen, Wohnsitz oder Geschäftstätigkeit über Landesgrenzen hinweg erfolgen. Das Risiko besteht nicht darin, dass jeder internationale Steuerzahler eine aufwendige Struktur benötigt. Vielmehr besteht das Risiko darin, dass ein gewohnter inländischer Arbeitsablauf eine Meldepflicht nicht erkennt oder eine Regel anwendet, die für ein anderes Steuerzahlerprofil konzipiert wurde.
Spezialisierte Unterstützung ist besonders wertvoll nach einem Umzug ins Ausland oder in die USA, beim Arbeitgeberwechsel, beim Erhalt von Aktienvergütungen, bei der Eröffnung ausländischer Konten, beim Kauf ausländischer Immobilien, bei der Unternehmensgründung, bei Erbschaften im Ausland oder bei der Vorbereitung auf den Verzicht auf eine Green Card oder die US-Staatsbürgerschaft. Diese Ereignisse können steuerliche Folgen haben, bevor die nächste Steuererklärungsfrist abläuft.
Beispielsweise können Aktienoptionen und Restricted Stock Probleme bei der Zuordnung von Steuereinnahmen verursachen, wenn Zuteilung, Ausübung und Verkauf in verschiedenen Jurisdiktionen erfolgen. Vom Arbeitgeber bereitgestellte Wohnungen und Steuerausgleichsvereinbarungen können steuerpflichtig sein, selbst wenn sie keiner üblichen Barvergütung ähneln. Ein US-amerikanischer Eigentümer eines ausländischen Unternehmens unterliegt möglicherweise zusätzlichen Melde- und Einkunftszurechnungsvorschriften, die für einen lokalen Geschäftsinhaber ohne US-Bezug nicht gelten.
In diesen Fällen geht es nicht einfach darum, ob eine Steuererklärung abgegeben werden kann. Es geht vielmehr darum, ob die Steuererklärung eine abgestimmte Position hinsichtlich der US-amerikanischen und ausländischen Verpflichtungen widerspiegelt.
Wie man im Ausland tätige Buchhalter bewertet
Fachliche Qualifikationen sind wichtig, sollten aber durch praktische internationale Erfahrung ergänzt werden. Fragen Sie nach, ob der Experte regelmäßig mit den in Ihrem Fall relevanten Formularen und Sachverhalten arbeitet. Ein Steuerzahler mit ausschließlich Erwerbseinkommen und lokalen Bankkonten hat andere Bedürfnisse als ein Gründer einer ausländischen Gesellschaft, ein US-Manager im Auslandseinsatz oder eine Familie mit Trusts und Investmentgesellschaften in mehreren Ländern.
Ein kompetenter Berater sollte erläutern können, warum eine Steuererklärung erforderlich ist, welche Annahmen diese stützen und welche Unterlagen aufzubewahren sind. Er sollte gezielte Fragen stellen, anstatt sich ausschließlich auf die Steuererklärung des Vorjahres zu verlassen. Frühere Steuererklärungen sind zwar hilfreich, können aber ebenso leicht Fehler wie korrekte Vorgehensweisen übertragen.
Reaktionsfähigkeit und Koordination sind ebenfalls entscheidend. Internationale Steuerangelegenheiten erfordern häufig die Kommunikation mit ausländischen Gehaltsabrechnungsteams, lokalen Beratern, Vermögensverwaltern, Anwälten oder den Abteilungen für Mitarbeitermobilität. Die Arbeit sollte so organisiert sein, dass Verantwortlichkeiten und Fristen klar definiert sind, ohne dass der Mandant bei jeder technischen Frage als Vermittler fungieren muss.
Für Steuerzahler, die mit ihren US-Steuererklärungen im Rückstand sind, ist es in der Regel oberstes Gebot, die Sachlage zu klären, bevor sie etwas einreichen. Mögliche Optionen sind Verfahren zur verspäteten Einreichung von Steuererklärungen, vereinfachte Verfahren zur Einhaltung der Steuerpflichten oder andere Maßnahmen zur Behebung der Fehler. Die Anspruchsberechtigung und das damit verbundene Risiko hängen vom Verhalten des Steuerzahlers, seiner Steuerhistorie, seinem Wohnsitz und der Art der nicht angegebenen Einkünfte oder Vermögenswerte ab. Eine übereilte Einreichung ohne vorherige Prüfung kann die Optionen einschränken oder vermeidbare Unstimmigkeiten verursachen.
Eine gute Planung vor dem Umzug ist wichtiger als das Aufräumen.
Die effektivste Steuerplanung für im Ausland lebende Personen erfolgt häufig vor einem Umzug, einer Transaktion oder einer Gehaltsänderung. Eine Überprüfung vor dem Umzug kann aufzeigen, ob ein Steuerzahler seinen Wohnsitz im jeweiligen Bundesstaat klären, einen Nachweis über seinen ausländischen Steuerwohnsitz erstellen, den Zeitpunkt der Aktienvergütung überprüfen, Altersvorsorgebeiträge bewerten oder sich auf Meldepflichten für seine Konten vorbereiten sollte.
Auch Arbeitgeber profitieren von frühzeitiger Planung. Eine Richtlinie für Auslandseinsätze sollte die steuerliche Angleichung bzw. den Schutz vor Steuerausfällen , hypothetische Steuerberechnungen, die Lohnabrechnung, Leistungen für Unterkunft und Umzug sowie die Erfassung der persönlichen Steuerdaten regeln. Ohne einen klaren Rahmen riskieren Arbeitgeber frustrierte Mitarbeiter, unerwartete Lohnkosten und eine uneinheitliche Behandlung der Entsandten.
Protax Consulting betrachtet diese Angelegenheiten sowohl als Compliance- als auch als Beratungsleistung. Ziel ist es nicht nur, eine Frist einzuhalten, sondern eine tragfähige Vorgehensweise zu entwickeln, die den umfassenderen internationalen Gegebenheiten des Mandanten Rechnung trägt.
Bei grenzüberschreitenden Steuerangelegenheiten verbessert sich die Situation selten, wenn man auf den Eingang von Dokumenten im März oder April wartet. Ein kompetenter Berater hilft dabei, ein komplexes internationales Profil in klare Entscheidungen, dokumentierte Fakten und fristgerechte Einreichungen zu wandeln – und schafft so eine solide Grundlage für die weiteren Schritte, wohin diese auch führen mögen.