Ein ausländisches Konto kann völlig legitim sein und dennoch erhebliche Probleme mit den US-Steuerrichtlinien verursachen. Die häufigsten Fehler bei der Meldung ausländischer Konten entstehen in der Regel nicht durch Verschweigen, sondern durch die Annahme, dass ein lokales Bankkonto, ein Altersvorsorgeplan, eine Investmentplattform oder ein Firmenkonto für die US-Steuerbehörde (IRS) keine Rolle spielt. Für US-Bürger, Inhaber einer Green Card und bestimmte andere US-Personen ist die Meldung ausländischer Finanzkonten eine separate Pflicht zur Meldung ausländischer Einkünfte.
Die Formulare, Meldefristen und Eigentumsregeln sind komplex. Eine Steuererklärung, die ohne vollständige internationale Sachverhaltsdarstellung erstellt wurde, kann leicht erforderliche Angaben auslassen oder fehlerhaft angeben. Die Folge können eine korrigierte Steuererklärung, eine verspätete Meldung oder Strafen sein, die die mit dem Konto verbundene Steuer bei weitem übersteigen.
Die häufigsten Fehler bei der Meldung ausländischer Konten
1. Behandlung von FBAR und Formular 8938 als austauschbar
Das FinCEN-Formular 114, allgemein als FBAR bekannt, und das IRS-Formular 8938 werden oft gemeinsam besprochen, dienen aber unterschiedlichen Meldepflichten. Die Einreichung des einen Formulars befreit nicht von der Pflicht zur Einreichung des anderen.
Die FBAR-Meldepflicht besteht grundsätzlich, wenn der Gesamtwert der ausländischen Finanzkonten einer US-Person zu irgendeinem Zeitpunkt im Kalenderjahr 10,000 US-Dollar übersteigt. Die Schwelle ist niedrig, und die Zusammenrechnung ist entscheidend. Schon mehrere kleinere Konten können eine FBAR-Meldepflicht auslösen, selbst wenn kein einzelnes Konto 10,000 US-Dollar übersteigt.
Das Formular 8938, das zusammen mit der US-amerikanischen Einkommensteuererklärung eingereicht wird, hat unterschiedliche Schwellenwerte, die vom Familienstand und dem Wohnsitz des Steuerpflichtigen (USA oder Ausland) abhängen. Es kann auch bestimmte ausländische Finanzanlagen erfassen, die möglicherweise nicht in der FBAR-Meldung aufgeführt werden müssen. Ein im Ausland lebender Steuerpflichtiger kann beispielsweise einen höheren Schwellenwert im Formular 8938 haben, aber dennoch zur Abgabe einer FBAR-Meldung verpflichtet sein.
Der praktische Hinweis ist einfach: Die Formulare müssen unabhängig voneinander geprüft werden. Ein Steuerpflichtiger sollte nicht annehmen, dass ein Konto von einer Meldepflicht befreit ist, nur weil es in einem anderen Formular erscheint.
2. Betrachtung nur der Kontostände zum 31. Dezember
Die Meldung ausländischer Konten richtet sich im Allgemeinen nach dem höchsten Wert im Laufe des Jahres, nicht nach dem Jahresendsaldo. Dies gilt insbesondere für Konten, die für den Empfang von Jahresboni, Erlösen aus Immobilienverkäufen, Kapitalrückzahlungen oder Überweisungen zwischen Konten verwendet werden.
Für die FBAR-Meldung kann bereits ein kurzzeitig hoher Kontostand ausreichen, um eine Meldepflicht auszulösen, wenn alle ausländischen Konten zusammengefasst werden. Ein Steuerzahler, der zum Jahresende 2,000 US-Dollar auf mehreren ausländischen Konten hielt, kann im Laufe des Jahres deutlich höhere Guthaben gehabt haben. Die Schließung eines Kontos vor dem 31. Dezember befreit nicht von der Meldepflicht.
Für eine korrekte Meldung sind Jahresabschlüsse oder Transaktionsaufzeichnungen erforderlich, aus denen der Steuerpflichtige den Höchstwert jedes Kontos ermitteln kann. Werden in den Abschlüssen Fremdwährungen verwendet, müssen die Werte anhand des für die FBAR-Meldung geltenden Wechselkurses des Finanzministeriums zum Jahresende umgerechnet werden. Eine Schätzung anhand des aktuellen Online-Kontostands ist kein adäquater Ersatz für zeitnahe Aufzeichnungen.
3. Auslassung von Gemeinschaftskonten oder Konten, die für jemand anderen geführt werden
Die Eigentumspflicht beschränkt sich nicht auf Konten, die ausschließlich auf den Namen eines Steuerzahlers lauten. Inhaber von Gemeinschaftskonten müssen grundsätzlich den vollen Kontowert für ihre FBAR-Meldung berücksichtigen, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen. Das ausländische Konto eines Ehepartners sollte niemals allein deshalb außer Acht gelassen werden, weil die Gelder vom anderen Ehepartner stammen.
Eine Zeichnungsbefugnis kann ebenfalls eine Meldepflicht nach dem FBAR-Gesetz begründen. Führungskräfte mit der Befugnis, Überweisungen von ausländischen Konten ihrer Arbeitgeber anzuweisen, können selbst ohne Beteiligung am Unternehmen meldepflichtig sein. Bestimmte Mitarbeiter regulierter Institutionen und börsennotierter Unternehmen können unter Umständen Ausnahmen geltend machen, diese sind jedoch eng gefasst und an den Einzelfall gebunden.
Dieses Problem tritt häufig bei international mobilen Familien und Unternehmen auf. Ein Elternteil kann aus praktischen Gründen dem Konto eines erwachsenen Kindes hinzugefügt werden, ein Mitarbeiter kann Zeichnungsberechtigter für das Konto einer ausländischen Tochtergesellschaft sein, oder ein Familienmitglied kann ein Konto nach lokalem Recht führen, während eine US-Person die tatsächliche Kontrolle behält. Der Kontoinhaber allein reicht für die Beurteilung nicht aus.
4. Fehlende ausländische Konten im Zusammenhang mit juristischen Personen, Trusts und Nachlässen
Ausländische Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, Trusts oder Nachlässe können Meldepflichten begründen, die über das direkte Bankkonto einer Einzelperson hinausgehen. Je nach Sachlage kann der Steuerpflichtige ein finanzielles Interesse an Konten einer ausländischen Rechtseinheit haben sowie separate Meldepflichten in Bezug auf diese Rechtseinheit selbst.
Ausländische Trusts erfordern besondere Aufmerksamkeit. Ein US-amerikanischer Begünstigter, Eigentümer oder Übertragender kann mehreren Meldepflichten unterliegen, und die Analyse auf Kontoebene kann sich von der Meldepflicht für Trusts unterscheiden. Ebenso kann ein ausländisches Firmenkonto relevant sein, wenn eine US-Person direkt oder indirekt mehr als die Hälfte des Unternehmens besitzt oder kontrolliert.
Diese Fälle sollten nicht durch das Kopieren von Kontoinformationen aus einem ausländischen Jahresabschluss in ein FBAR-Formular gelöst werden. Die Eigentümerstruktur, die Befugnisstruktur und die relevanten internationalen Meldepflichten müssen gemeinsam geprüft werden. Ein übersehenes Unternehmen kann zu mehreren fehlenden Meldungen führen.
5. Unter der Annahme, dass ausländische Altersvorsorge- und Anlagekonten automatisch ausgeschlossen sind.
Ausländische Rentenversicherungen, Altersvorsorgekonten, Wertpapierdepots, Lebensversicherungen mit Rückkaufswert und Anlageprodukte führen oft zu Unsicherheiten, da sie nicht mit herkömmlichen Girokonten vergleichbar sind. Die Meldepflichten in den USA hängen von den rechtlichen Gegebenheiten der jeweiligen Anlage, dem betreffenden Land, den Rechten des Steuerpflichtigen und dem entsprechenden Meldeformular ab.
Einige ausländische Altersvorsorgekonten können unter Umständen in der FBAR-Meldung, dem Formular 8938 oder beiden meldepflichtig sein. Bestimmte Abkommen oder Verwaltungsvorschriften können die steuerliche Behandlung des Kontos beeinflussen, führen aber nicht zwangsläufig zur Aufhebung der Meldepflicht. Ein steuerlicher Aufschub im Land des Kontos begründet weder einen Steueraufschub noch eine Befreiung von der Meldepflicht nach US-amerikanischem Recht.
Dies ist ein Bereich, in dem allgemeine Online-Informationen irreführend sein können. Die Analyse sollte sich auf die tatsächlichen Vertragsunterlagen und Kontobedingungen stützen und nicht auf die Marketingaussage des Produkts.
6. Meldung des Kontos, aber nicht der Einnahmen, oder umgekehrt
Informations- und Einkommensmeldungen hängen zwar zusammen, sind aber nicht dasselbe. Zinsen, Dividenden, Kapitalgewinne, Mieteinnahmen, Rentenzahlungen und andere ausländische Einkünfte müssen unter Umständen in der US-Einkommensteuererklärung angegeben werden, selbst wenn der Kontostand den Schwellenwert für FBAR oder Formular 8938 nie erreicht.
Auch das umgekehrte Problem tritt häufig auf. Steuerpflichtige geben ausländische Zinsen in Anlage B an, lassen das Konto aber in der FBAR-Meldung aus. Die US-Steuerbehörde (IRS) kann die Angaben in den verschiedenen Formularen vergleichen, und Unstimmigkeiten führen zu Rückfragen. Die Anrechnung ausländischer Steuern, der Ausschluss ausländischer Einkünfte und die Bestimmungen von Doppelbesteuerungsabkommen können die US-Steuerlast unter bestimmten Umständen reduzieren, befreien aber in der Regel nicht von der Pflicht, qualifizierte ausländische Konten oder Einkünfte anzugeben.
Eine koordinierte Prüfung sollte Kontoauszüge, Einkommensmeldungen, ausländische Steuerzahlungen, Eigentumsverhältnisse und Vorjahresmeldungen abgleichen. Dies ist insbesondere nach einem Umzug, einer Erbschaft, einem Liquiditätsereignis oder einer Änderung des Familienstands wichtig.
7. Verspätete Einreichung ohne Prüfung des geeigneten Korrekturwegs
Verspätete Abgabe der Steuererklärung ist kein einheitliches Problem. Die angemessene Reaktion hängt davon ab, warum die Formulare nicht eingereicht wurden, ob alle Einkünfte angegeben und die Steuern entrichtet wurden, wie viele Jahre betroffen sind und ob das Verhalten des Steuerpflichtigen vorsätzlich war. Die verspätete Einreichung einer FBAR-Meldung oder einer korrigierten Steuererklärung ohne vorherige Prüfung aller relevanten Fakten kann zu vermeidbaren Komplikationen führen.
Manche Steuerzahler kommen möglicherweise für ein Verfahren zur verspäteten Abgabe der FBAR-Meldung oder der internationalen Informationsmeldung in Frage. Andere sollten die vereinfachten Verfahren zur Einhaltung der Meldepflichten in Betracht ziehen, die sorgfältige Bescheinigungen und vollständige Unterlagen erfordern. Personen, die vom IRS kontaktiert wurden oder bei denen Anhaltspunkte für mögliche Vorsätzlichkeit vorliegen, benötigen vor der Abgabe einer Meldung besonders sorgfältige Beratung.
Gehen Sie nicht davon aus, dass ein vorheriges Versäumnis eines Buchhalters, die fehlende US-Berichterstattung einer ausländischen Bank oder die Unkenntnis der Vorschriften das Problem automatisch löst. Die Erklärung für die Nichteinhaltung muss glaubwürdig, mit den Unterlagen vereinbar und dem gewählten Verfahren angemessen sein.
Aufbau eines nachvollziehbaren Meldeverfahrens
Die effektivste Compliance-Strategie beginnt bereits vor der Steuererklärungssaison. Bewahren Sie jährliche Kontoauszüge ausländischer Konten auf, notieren Sie den höchsten Kontostand jedes Kontos, archivieren Sie Unterlagen zu aufgelösten Konten und dokumentieren Sie Eigentumsverhältnisse und Zeichnungsberechtigung. Wird ein Konto über eine ausländische Gesellschaft, einen Trust oder eine Familienvereinbarung geführt, bewahren Sie die Gründungsdokumente und die Angaben zur Kontoführungsberechtigung auf.
Eine sinnvolle Überprüfung fragt auch nach Veränderungen im Laufe des Jahres. Eine neue Arbeitsstelle im Ausland, ein geerbtes Konto, der Verkauf einer ausländischen Immobilie, eine neue Position im Unternehmen, Heirat, Scheidung oder ein Umzug zurück in die USA können die Analyse der Steuererklärung beeinflussen. Die korrekte Antwort kann sich von der des Vorjahres unterscheiden, selbst wenn die finanzielle Gesamtsituation des Steuerpflichtigen stabil erscheint.
Bei der Meldung ausländischer Konten ist Präzision wichtiger als Annahmen. Eine frühzeitige Prüfung durch Spezialisten gibt Steuerpflichtigen Zeit, Unterlagen zusammenzutragen, Angaben abzugleichen und Probleme auf dem vorgesehenen Rechtsweg zu lösen, bevor aus einer Routinemeldung eine größere internationale Steuerangelegenheit wird.