Eine Entsendung ins Ausland kann im Angebotsschreiben unkompliziert erscheinen, sich aber bei der ersten Gehaltsabrechnung als äußerst komplex erweisen. Die häufigsten Probleme mit der Gehaltsabrechnungspolitik für Expatriates entstehen, wenn Vergütung, steuerlicher Wohnsitz, Arbeitsort und Arbeitgeber nicht mehr übereinstimmen. Ist in den Richtlinien nicht klar geregelt, wer für welche Verpflichtungen verantwortlich ist, drohen dem Unternehmen unerwartete Lohnsteuerabzüge, Steuererhöhungen, Sozialversicherungsbeiträge, Meldepflichtverletzungen und schwierige Konflikte mit den Mitarbeitern.
Für Arbeitgeber ist eine Richtlinie zur Gehaltsabrechnung von Expatriates mehr als nur ein Personaldokument. Sie bildet den operativen Rahmen, der die Entsendungsbedingungen mit der lokalen Gehaltsabrechnung, dem US-amerikanischen Lohnsteuerabzug, den Arbeitgebermeldungen und der späteren Steuererklärung des Mitarbeiters verknüpft. Eine zwar formal korrekte, aber nicht konsequent umsetzbare Richtlinie reicht nicht aus. Die Bedingungen müssen präzise formuliert, frühzeitig kommuniziert und durch einen nachvollziehbaren Prozess unterstützt werden.
Warum die Probleme mit der Gehaltsabrechnung von Expatriates schon vor der eigentlichen Gehaltsabrechnung beginnen
Viele Entsendungsprogramme beginnen mit einer unternehmerischen Entscheidung: die Versetzung eines erfahrenen Mitarbeiters zur Unterstützung eines Auslandseinsatzes, zur Förderung von Führungskompetenzen oder zur Durchführung eines Projekts. Die Gehaltsabrechnung wird oft erst nach Aushandlung des Entsendungspakets eingeführt. Bis dahin hat das Unternehmen möglicherweise bereits ein Nettogehalt, Unterstützung bei der Wohnungssuche, eine leistungsorientierte Vergütung oder die Übernahme von Studiengebühren zugesagt, ohne zu klären, wie diese Leistungen in den jeweiligen Ländern besteuert werden.
Diese Abfolge birgt vermeidbare Risiken. Der Mitarbeiter kann während seiner Tätigkeit im Ausland weiterhin in den USA angestellt sein, von einem Unternehmen im Heimatland bezahlt, aber wirtschaftlich von einem Unternehmen im Gastland getragen werden oder Zahlungen aus verschiedenen Quellen erhalten. Jeder dieser Sachverhalte kann sich auf die lokalen Lohnsteuerabzugsverpflichtungen, die Körperschaftsteuer und den Umfang des vom Arbeitgeber tatsächlich zugesagten Steuerschutzes auswirken.
Die besten Richtlinien sehen eine Vorabprüfung vor. Diese Prüfung sollte Experten aus den Bereichen Mobilität, Gehaltsabrechnung, Personalwesen, Finanzen, Recht und internationales Steuerrecht einbeziehen, bevor die Vergütungsbedingungen endgültig festgelegt werden. Sie sollte außerdem wiederholt werden, wenn der Einsatz verlängert wird, sich die Aufgaben ändern oder der Mitarbeiter an einem weiteren Standort tätig wird.
Die wichtigsten Fragen zur Gehaltsabrechnung von Expatriates, die klare Antworten erfordern
1. Steuerausgleich versus Steuerschutz
Steuerausgleich und Steuerschutz werden häufig synonym verwendet, führen aber zu wesentlich unterschiedlichen Ergebnissen.
Bei der Steuerausgleichsregelung zahlt der Arbeitnehmer in der Regel eine fiktive Steuer, die so berechnet wird, als wäre er an seinem Heimatort geblieben. Der Arbeitgeber zahlt oder erstattet die tatsächlich anfallenden, einsatzbedingten Einkommensteuern gemäß den Versicherungsbedingungen. Dieses Modell soll den Arbeitnehmer weitgehend steuerlich neutral halten und gleichzeitig einen unverdienten Steuervorteil verhindern, falls am Einsatzort niedrigere Steuern anfallen.
Der Steuerschutz ist eingeschränkter. Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer die Steuerlast in der Regel nur dann, wenn die tatsächlichen Steuerkosten die Steuerbelastung im Heimatland übersteigen. Sind die tatsächlichen Steuerkosten des Arbeitnehmers niedriger, kann dieser den Vorteil behalten. Dies mag für Arbeitnehmer attraktiver sein, kann aber zu unvorhersehbareren Kosten für den Arbeitgeber führen.
Die Richtlinie sollte die Methodik, die Behandlung von Fristverlängerungen, die Anwendbarkeit der hypothetischen Steuer auf variable Vergütungen und Aktienoptionen sowie die Abwicklung von Rückerstattungen festlegen. Sie sollte außerdem spezifizieren, ob der Arbeitgeber Strafen und Zinsen übernimmt. Ein allgemeines Versprechen, den Arbeitnehmer „vollständig“ zu entschädigen, ist keine ausreichende Steuerrichtlinie.
2. Aufstockungsvorschriften und der Steuer-auf-Steuer-Effekt
Eine vom Unternehmen gezahlte Steuerlast stellt für den Arbeitnehmer oft zusätzliches steuerpflichtiges Einkommen dar. Ohne eine entsprechende Berechnung kann die beabsichtigte Leistung eine weitere Steuerlast auslösen, die wiederum eine weitere nach sich zieht. Die endgültigen Kosten für den Arbeitgeber können somit deutlich höher ausfallen als die ursprüngliche Zahlung.
Eine Richtlinie sollte festlegen, welche Leistungen steuerlich berücksichtigt werden und welche nicht. Übliche Leistungen bei Auslandsaufenthalten umfassen Unterkunft, Lebenshaltungskostenzuschüsse, Umzugskostenbeihilfen, Steuerberatung, Unterstützung bei Einwanderungsfragen, Heimaturlaub, Schulbeihilfen und Steuererstattungen. Die steuerliche Behandlung kann zwischen den USA und dem Gastland variieren.
Die entscheidende Frage ist nicht, ob das Unternehmen eine Leistung anbietet. Vielmehr geht es darum, ob die Richtlinie den steuerpflichtigen Wert, den Ort der Lohnabrechnung, die Aufrechnung und die zur Untermauerung der Zahlung erforderlichen Belege festlegt. Ausnahmen sollten einer formellen Genehmigung bedürfen und nicht auf informellen Zusicherungen einer Führungskraft beruhen.
3. Aufteilung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Schattenlohnabrechnung
Die Aufteilung der Gehaltsabrechnung erfolgt häufig aus legitimen geschäftlichen Gründen oder aus Gründen der Mitarbeiterfreundlichkeit. Beispielsweise kann ein Teil des Gehalts eines Mitarbeiters über die US-amerikanische Gehaltsabrechnung laufen, während ein anderer Teil im Gastland ausgezahlt wird. Die Auszahlung des Gehalts an zwei Standorten entbindet jedoch nicht von der Pflicht, die gesamte steuerpflichtige Vergütung in jeder relevanten Jurisdiktion zu ermitteln und zu melden.
Eine Schattenlohnabrechnung kann erforderlich sein, wenn der Arbeitgeber im Gastland oder die lokalen Behörden Informationen zur Vergütung für den Steuerabzug benötigen, obwohl die Bezahlung des Arbeitnehmers über die Lohnabrechnung im Heimatland erfolgt. Besonders heikel wird die Angelegenheit, wenn Zulagen, Boni, aufgeschobene Vergütungen oder Aktienerträge nicht im Meldeverfahren im Gastland erfasst werden.
Die Richtlinie sollte festlegen, wer eine Schattenlohnprüfung veranlasst, wer Vergütungsdaten liefert und wie die Lohnbuchhaltungsteams die Datensätze des Heimat- und Gastunternehmens abgleichen. Sie sollte sowohl außerplanmäßige Zahlungen als auch reguläre Löhne abdecken. Eine Jahresendabrechnung ist selten ausreichend, wenn während des Jahres lokale Lohnsteuerabzüge erforderlich sind.
4. Sozialversicherungs- und Totalisierungsabkommensdeckung
Die Einkommensteuer ist nur ein Bestandteil der Lohnkosten von im Ausland tätigen Mitarbeitern. Die Sozialversicherungsbeiträge können erheblich sein, und die korrekte Höhe hängt von der Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters, dem Beschäftigungsverhältnis, der Dauer des Auslandseinsatzes und dem Bestehen eines Sozialversicherungsabkommens zwischen den Vereinigten Staaten und dem Gastland ab.
Eine Bescheinigung über die Sozialversicherungspflicht kann es einem anspruchsberechtigten Mitarbeiter während eines befristeten Einsatzes ermöglichen, weiterhin nur einem Land als dem Sozialversicherungssystem zu unterliegen, anstatt beiden. Die Anspruchsberechtigung hängt jedoch vom Einzelfall ab, und die Bescheinigung muss in der Regel beantragt und aufrechterhalten werden. Eine Richtlinie sollte nicht davon ausgehen, dass jeder im Ausland tätige Mitarbeiter weiterhin in der US-Sozialversicherung versichert ist oder dass eine ausländische Gehaltsabrechnung das Problem automatisch löst.
Arbeitgeber sollten die Verantwortung für die Festlegung des Versicherungsschutzes vor Beginn der Lohnabrechnung zuweisen. Die Richtlinie sollte auch regeln, wie das Unternehmen mit Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträgen umgeht, wenn keine Vereinbarung besteht, einschließlich der Frage, ob zusätzliche Personalkosten steuerlich angeglichen werden.
5. Aktienbasierte Vergütung und aufgeschobene Bezahlung
Aktienbasierte Vergütungen gehören zu den am häufigsten unterschätzten Aspekten der Besteuerung bei internationaler Mobilität. Restricted Stock, Restricted Stock Units, Aktienoptionen, leistungsbezogene Vergütungen und aufgeschobene Boni können erst nach einem Umzug des Mitarbeiters in ein anderes Land fällig werden oder ausgeübt werden. Mehrere Jurisdiktionen können auf Grundlage der Arbeitstage im Verdienstzeitraum Besteuerungsansprüche geltend machen.
Eine Richtlinie sollte ein Verfahren zur Ermittlung der Bezugsquellen für Aktien und aufgeschobene Vergütungen festlegen, die für die Erfassung der Arbeitstage zuständige Person benennen und die Abstimmung mit dem Aktienverwalter des Unternehmens vorschreiben. Der Zeitpunkt des Einbehalts stimmt möglicherweise nicht mit dem Zeitpunkt der Barauszahlung überein, was für den Mitarbeiter zu finanziellen Schwierigkeiten führen kann, sofern dies nicht im Voraus geklärt wurde.
Die Meldepflichten in den USA erfordern besondere Aufmerksamkeit. Ein Mitarbeiter mit US-Staatsbürgerschaft oder Green Card unterliegt weiterhin der US-Einkommensteuerpflicht für sein weltweites Einkommen, auch bei einem Auslandseinsatz. Ausländische Steuergutschriften, der Freibetrag für im Ausland erzieltes Einkommen und die Meldepflicht für ausländische Finanzkonten können zwar für den Einzelnen relevant sein, ersetzen aber nicht die ordnungsgemäße Lohnsteuerabrechnung durch den Arbeitgeber.
6. Geschäftsreisende, die de facto zu Auswanderern werden
Nicht jede internationale Arbeitsbeziehung beginnt mit einer formellen Entsendung. Ein in den USA ansässiger Mitarbeiter kann beispielsweise wiederholt für ein Projekt nach Kanada, Großbritannien, Singapur oder in ein anderes Land reisen und dabei nach und nach die lokalen Arbeitszeit- oder Anwesenheitsgrenzen überschreiten. Auch bei Telearbeit können ähnliche Probleme auftreten, wenn ein Mitarbeiter ohne formelles Entsendungsverfahren ins Ausland versetzt wird.
Eine formale Expatriate-Richtlinie sollte mit der Erfassung von Geschäftsreisenden und den Genehmigungsverfahren für Telearbeit verknüpft sein. Andernfalls entdeckt das Unternehmen möglicherweise erst dann potenzielle Lohnsteuerrisiken vor Ort, wenn der Mitarbeiter einen steuerlichen Wohnsitz begründet oder Meldepflichten ausgelöst hat. Die Richtlinie sollte festlegen, wann eine kurzfristige Entsendung in eine formelle Entsendungsprüfung umgewandelt werden muss.
Die Ausgestaltung der Richtlinien muss mit der operativen Verantwortung übereinstimmen.
Die beste Formulierung in den Richtlinien legt die Zuständigkeiten klar fest. Arbeitgeber sollten mindestens dokumentieren, welches Team für die folgenden fünf Funktionen verantwortlich ist:
- Genehmigung eines Auftrags und des dazugehörigen Vergütungspakets
- Ermittlung der Lohnkostenanforderungen für Heimat- und Gastland
- Erfassung von Daten zu Arbeitsort, Reisen und Vergütung
- Verwaltung von Steuerausgleichsberechnungen und -abrechnungen
- Zunehmende verspätete Einreichungen, Prüfungen, Strafen und Mitarbeiterstreitigkeiten
Dies ist keine rein administrative Angelegenheit. Unklare Zuständigkeiten sind ein Hauptgrund für anhaltende Fehler in der internationalen Gehaltsabrechnung. Die Personalabteilung geht möglicherweise davon aus, dass die Gehaltsabrechnung die lokale Meldung übernimmt; die Gehaltsabrechnung wiederum geht davon aus, dass der Steuerdienstleister über die relevanten Daten zu den Freibeträgen verfügt; der Steuerdienstleister erhält die Informationen unter Umständen erst nach Jahresende. Der Arbeitnehmer trägt dann die unmittelbaren Folgen eines Problems, das vom Unternehmen nicht klar zugewiesen wurde.
Der Mitarbeitervertrag sollte nicht erst im Nachhinein bedacht werden.
Eine Richtlinie legt allgemeine Regeln fest, während eine Entsendungsvereinbarung diese Regeln auf eine Einzelperson anwendet. Die Vereinbarung sollte die entsendenden Unternehmen, die voraussichtlichen Entsendungsdaten, den Arbeitsort, die Vergütungsbestandteile, den Umfang der Steuerberatung, den Ausgleichs- oder Schutzansatz sowie die Mitwirkungspflichten des Arbeitnehmers festlegen.
Die Mitarbeit der Mitarbeiter ist besonders wichtig. Gegebenenfalls müssen Steuererklärungen der Vorjahre, Reisekalender, ausländische Steuerbescheide, Aktienregisterauszüge, Bankdaten und Nachweise über Steuerzahlungen vorgelegt werden. Die Vereinbarung sollte Fristen und die Folgen verspäteter oder unvollständiger Angaben klar darlegen. Dies schützt den Arbeitgeber und sorgt gleichzeitig für Transparenz beim Mitarbeiter.
Auch die Vertraulichkeit ist von entscheidender Bedeutung. Steuerdaten sind hochsensibel, insbesondere für Führungskräfte und vermögende Mitarbeiter mit Kapitalerträgen, Treuhandvermögen oder ausländischen Finanzkonten. Die Richtlinie sollte den Zugriff auf diejenigen beschränken, die die Informationen zur Bearbeitung des Auftrags benötigen, und ein sicheres Verfahren für den Dokumentenaustausch festlegen.
Eine disziplinierte Gehaltsabrechnungsrichtlinie für Expatriates dient nicht nur der Kostenkontrolle. Sie gibt Mitarbeitern die Sicherheit, dass ihre Versetzung keine unerklärlichen Steuerverbindlichkeiten nach sich zieht, und bietet dem Management ein nachvollziehbares Verfahren, wenn mehrere Länder Ansprüche auf dieselbe Vergütung erheben. Bevor das nächste Entsendungsschreiben ausgestellt wird, sollte die Richtlinie anhand der tatsächlichen Gehaltsabrechnungsdaten, Sozialleistungen, Aktienoptionen und Berichtspflichten überprüft werden, die sie regeln soll.