Ein Ausländer kann in den Vereinigten Staaten leben, dort arbeiten und dennoch steuerlich als Nichtansässiger gelten. Umgekehrt kann eine andere Person längere Zeit im Ausland verbringen und dennoch als ansässiger Ausländer gelten. Die Unterscheidung zwischen ansässigen und nichtansässigen Ausländern ist daher keine Einwanderungskategorie, sondern eine steuerliche Einstufung, die Einfluss auf das zu versteuernde Einkommen, die abzugsfähigen Ausgaben, die Steuererklärung und die damit verbundenen internationalen Meldepflichten hat.
Für international mobile Fachkräfte, Investoren und Arbeitgeber kann eine falsche Einstufung mehr als nur einen Fehler in der Steuererklärung nach sich ziehen. Sie kann zu fehlerhaften Lohnsteuerabzügen, übersehenen Doppelbesteuerungsabkommen, nicht gemeldeten ausländischen Konten oder einer unnötigen Steuerbelastung auf das weltweite Einkommen führen.
Was die Klassifizierung entscheidet
Ausländer mit ständigem Wohnsitz in den USA müssen, ähnlich wie US-Bürger, ihr weltweites Einkommen den USA melden. Dazu gehören ausländische Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Zinsen, Dividenden, Mieteinnahmen, Kapitalgewinne und Geschäftseinkünfte. Üblicherweise reichen Ausländer mit ständigem Wohnsitz das Formular 1040 ein und unterliegen gegebenenfalls weiteren internationalen Meldepflichten, wie beispielsweise dem FinCEN-Formular 114 (bekannt als FBAR) und dem Formular 8938.
Für Nichtansässige gelten in der Regel andere Besteuerungsregeln. Einkünfte aus US-Quellen, die in engem Zusammenhang mit einer US-amerikanischen Geschäftstätigkeit stehen, werden üblicherweise mit gestaffelten Steuersätzen besteuert und auf dem Formular 1040-NR angegeben . Bestimmte andere Einkünfte aus US-Quellen, wie beispielsweise Dividenden oder bestimmte Zinsen und Lizenzgebühren, können einer Quellensteuer von 30 % unterliegen, sofern kein Doppelbesteuerungsabkommen oder eine gesetzliche Ausnahme den Steuersatz reduziert.
Der Unterschied ist nicht nur administrativer Natur. Das ausländische Anlagekonto, die Beschäftigung im Ausland und das vor dem Umzug in die Vereinigten Staaten erzielte Einkommen eines ansässigen Ausländers können eine ganz andere Analyse erfordern als die eines nicht ansässigen Ausländers. Die Regelungen wirken sich auch auf die Berechtigung zu bestimmten Abzügen, Steuergutschriften, Steuerstatus und Abkommensvorteilen aus.
Wie der Aufenthaltsstatus von Ausländern bestimmt wird
Für die Zwecke der US-Bundeseinkommensteuer gilt eine Person im Allgemeinen als ansässiger Ausländer, wenn sie entweder die Green-Card-Kriterien oder die Kriterien für einen wesentlichen Aufenthalt erfüllt. Eine Person kann nach beiden Kriterien als ansässiger Ausländer gelten, auch wenn sie kein US-Staatsbürger ist.
Der Green Card Test
Eine Person erfüllt die Voraussetzungen für eine Green Card, wenn sie zu irgendeinem Zeitpunkt im Kalenderjahr einen rechtmäßigen Daueraufenthaltsstatus in den Vereinigten Staaten besitzt. In der Praxis bedeutet dies in der Regel, dass die US-Einwanderungsbehörde (USCIS) eine Green Card ausgestellt hat und dieser Status weder widerrufen noch durch Verwaltungs- oder Gerichtsentscheidung als aufgegeben erklärt wurde.
Inhaber einer Green Card sind nicht automatisch von der US-Steuerpflicht befreit, nur weil sie im Ausland eingesetzt sind, den Großteil des Jahres außerhalb der USA verbringen oder ihre Einkommensteuererklärung in einem anderen Land abgeben. Die Beendigung der US-Steuerpflicht erfordert in diesem Fall eine sorgfältige Prüfung. Die Geltendmachung eines Abkommens zur Nichtansässigkeit kann unter Umständen erhebliche steuerliche und aufenthaltsrechtliche Konsequenzen haben.
Der Test auf wesentliche Anwesenheit
Der Test auf wesentliche Anwesenheit basiert auf der Anzahl der Tage. Eine Person erfüllt den Test im Allgemeinen, wenn sie sich im laufenden Jahr mindestens 31 Tage und unter einer gewichteten Dreijahresberechnung 183 Tage physisch in den Vereinigten Staaten aufhält:
- Alle im aktuellen Jahr vorhandenen Tage
- Ein Drittel der Tage des Vorjahres
- Ein Sechstel der Tage des vorletzten Jahres
Diese Formel überrascht oft Führungskräfte und Geschäftsreisende. Man muss sich im laufenden Jahr nicht 183 Tage in den USA aufhalten, um den Status eines ständigen Einwohners zu erlangen. Auch Tage aus den beiden Vorjahren können ausreichen, um diese Schwelle zu erreichen.
Nicht jeder Anwesenheitstag zählt. Bestimmte Tage können für Personen, die als befreit gelten, ausgenommen sein, darunter einige Studierende, Lehrkräfte, Auszubildende und Diplomaten. „Befreit“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Tage nicht gemäß dem Kriterium der wesentlichen Anwesenheit gezählt werden. Es bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Anwesenheit von der US-Einkommensteuer befreit ist.
Wann ein Ausländer ohne Wohnsitz in den USA die Behandlung als Einwohner vermeiden kann
Die Erfüllung der Tagesberechnungsformel beendet die Prüfung nicht immer. Eine Person, die sich im laufenden Jahr weniger als 183 Tage in den Vereinigten Staaten aufhält, kann unter bestimmten Voraussetzungen die Ausnahmeregelung für engere Verbindungen in Anspruch nehmen, wenn sie einen steuerlichen Wohnsitz im Ausland hat und zu diesem Land eine engere Verbindung besteht. Für diese Ausnahme gelten detaillierte Voraussetzungen; sie wird in der Regel mit dem Formular 8840 beantragt.
Ein Doppelbesteuerungsabkommen kann das Ergebnis ebenfalls verändern. Wenn eine Person sowohl in den Vereinigten Staaten als auch in einem Vertragsstaat als ansässig gilt, können die im Abkommen festgelegten Regelungen zur Bestimmung des steuerlichen Wohnsitzes für Zwecke des Abkommens den Wohnsitz festlegen. Diese Regelungen berücksichtigen üblicherweise den ständigen Wohnsitz, den Mittelpunkt der Lebensinteressen, den gewöhnlichen Aufenthaltsort und die Staatsangehörigkeit. Die Position, die sich aus einem Abkommen ergibt, kann von großem Vorteil sein, sollte aber nicht leichtfertig gewählt werden. Sie kann Angaben im Formular 8833 erfordern und sich auf die gesamte US-Steuererklärung des Steuerpflichtigen auswirken.
Die Ausnahmeregelung bei engerer Verbindung und die Regelungen zur Beilegung von Streitigkeiten aus Doppelbesteuerungsabkommen sind voneinander zu unterscheiden. Die eine ergibt sich aus dem US-amerikanischen Steuerrecht, die andere aus einem anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen. Sachverhalte, Meldepflichten und Folgen unterscheiden sich.
Einkommensteuerliche Auswirkungen für ansässige Ausländer im Vergleich zu nicht ansässigen Ausländern
Nehmen wir an, ein Berufstätiger zieht im Oktober von Singapur nach New York. Bleibt er während des Jahres nicht in den USA ansässig, können die Vereinigten Staaten seine in den USA erzielten Arbeitstage und andere Einkünfte aus US-Quellen grundsätzlich besteuern, während ausländische Einkünfte, die vor dem Umzug erzielt wurden, möglicherweise nicht der US-Steuerbemessungsgrundlage unterliegen. Wird er hingegen in den USA ansässig, kann sein weltweites Einkommen ab dem Beginn des Wohnsitzes in den Vereinigten Staaten versteuert werden.
Hier kommen Steuerjahre mit doppeltem Status ins Spiel. Wer im Laufe eines Jahres seinen Wohnsitz in den USA beginnt oder beendet, kann als Steuerzahler mit doppeltem Status gelten. Das Jahr wird in einen Zeitraum ohne Wohnsitz in den USA und einen Zeitraum mit Wohnsitz in den USA unterteilt, für die jeweils unterschiedliche Regelungen gelten. Eine Steuererklärung für Steuerzahler mit doppeltem Status kann komplexer sein als ein Standardformular 1040 oder 1040-NR, insbesondere wenn ausländische Einkünfte, Kapitalgewinne, Aktienvergütungen oder Umzugsdaten relevant sind.
Für Nichtansässige gelten zudem Beschränkungen, die für Ansässige nicht in gleicher Weise gelten. Die gemeinsame Veranlagung mit dem Ehepartner, die Inanspruchnahme des Standardabzugs und bestimmter Steuervergünstigungen können – vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen – eingeschränkt oder nicht möglich sein. Andererseits unterliegen Nichtansässige unter Umständen nicht der US-Steuerpflicht auf ausländische Einkünfte, die für Ansässige uneingeschränkt steuerpflichtig wären.
Es gibt Wahlmöglichkeiten, die das Standardergebnis verändern können. Beispielsweise können manche Ehepaare wählen, den im Ausland lebenden Ehepartner für Einkommensteuerzwecke als US-Einwohner zu behandeln. Dies ermöglicht zwar eine gemeinsame Steuererklärung, führt aber auch dazu, dass das weltweite Einkommen dem US-Steuersystem unterliegt. Die Wahlmöglichkeit sollte im Hinblick auf das gesamte Einkommensprofil des Paares, die ausländische Steuersituation, die Meldepflichten und die langfristigen Pläne bewertet werden.
Fallen bei Formularen, Quellensteuer und Meldepflichten
Der Status beeinflusst die Einhaltung der Vorschriften, wirkt sich aber auch auf die Lohnbuchhaltung und Finanzinstitute aus. Arbeitgeber verlassen sich häufig auf das Formular W-4 und Lohnabrechnungsdaten, die den korrekten steuerlichen Wohnsitz eines Mitarbeiters möglicherweise nicht widerspiegeln. Für Nichtansässige gelten spezielle Lohnsteuerabzugsregeln, während abkommensbasierte Lohnsteuerbefreiungen das Formular 8233 oder andere Unterlagen erfordern können. Ein fehlerhafter Lohnsteuerabzug kann zu einer erheblichen Nachzahlung führen, selbst wenn jede Lohnzahlung ordnungsgemäß verbucht wurde.
Die Meldung ausländischer Finanzdaten stellt einen weiteren häufigen Belastungsfaktor dar. Ausländer mit Wohnsitz in den USA müssen unter Umständen eine FBAR-Meldung abgeben, wenn der Gesamtwert ihrer ausländischen Finanzkonten den geltenden Schwellenwert überschreitet. Je nach Aufenthaltsstatus, Wohnsitz und Vermögenswert kann auch das Formular 8938 erforderlich sein. Ausländer ohne Wohnsitz in den USA unterliegen diesen Meldepflichten in der Regel nicht allein aufgrund ihres Status als Nichtansässige. Die Regelung kann sich jedoch ändern, wenn die Person sich für die Behandlung als Ansässiger entscheidet, im Laufe des Jahres einen Wohnsitz in den USA begründet oder anderen US-Meldepflichten unterliegt.
Für Investoren kann diese Unterscheidung auch Auswirkungen auf US-Immobilieneinkünfte, Gewinnverteilungen in Personengesellschaften, Meldepflichten gegenüber Brokern und Quellensteuerabzüge gemäß dem Foreign Investment in Real Property Tax Act haben. In diesen Bereichen lassen sich keine pauschalen Annahmen treffen. Einkommensquelle, Art des Vermögenswerts, Wohnsitzdauer, Abkommensstatus und Unternehmensstruktur sind allesamt relevant.
Die Fakten, die frühzeitig dokumentiert werden sollten
Die steuerliche Ansässigkeit wird oft erst nach Jahresende festgestellt, wenn Erinnerungen lückenhaft sind und Aufzeichnungen über Kalender, Reise-Apps, Pässe und Lohnabrechnungssysteme verstreut sind. Besser ist es, die Fakten zeitnah zu dokumentieren. Führen Sie einen zuverlässigen Kalender mit allen Tagen, Reisedaten, Visahistorie, Informationen zum Status Ihrer Green Card, Arbeitsorte, Nachweise über Ihren ausländischen steuerlichen Wohnsitz sowie Angaben zu Ihrem festen Wohnsitz und Ihren familiären Bindungen.
Für Mitarbeiter im Auslandseinsatz sollte das Mobilitätsteam des Arbeitgebers die Einwanderungs-, Gehalts- und Steuerdaten vor Beginn des Einsatzes koordinieren. Für Privatpersonen ist die Planung oft am sinnvollsten vor einem Umzug, einem Antrag auf eine Green Card oder einem Jahr mit häufigen Reisen in die USA. Eine einzige zusätzliche Reise kann die Berechnung des wesentlichen Aufenthalts beeinflussen, die weitreichenderen Folgen können sich aber auch auf die Meldung ausländischer Einkünfte und die Geltendmachung von Doppelbesteuerungsabkommen erstrecken.
Die richtige Antwort findet sich selten allein in den USA. Sie ergibt sich vielmehr aus der Berücksichtigung des Kalenders im Hinblick auf den Aufenthaltsstatus, die Einkommensquellen, die Abkommenslage und die langfristigen grenzüberschreitenden Pläne des Steuerpflichtigen. Diese Analyse bildet eine solide Grundlage für die Steuererklärung, bevor Formulare und Fristen ins Spiel kommen.