Regeln für die Steuererklärung von Nichtansässigen

Wenn Sie einen Teil des Jahres in den USA gearbeitet, studiert, investiert oder geschäftlich tätig waren, ist Ihre Steuererklärung für Nichtansässige nicht einfach nur eine weitere jährliche Abgabe. Hier treffen alle Aspekte der US-Steueransässigkeit, der Einkommensquellenregeln, der Bestimmungen von Doppelbesteuerungsabkommen, der Quellensteuer und der Offenlegungspflichten aufeinander. Schon ein kleiner Fehler bei der Einstufung kann das Formular, das Sie einreichen, Ihr zu versteuerndes Einkommen und Ihre Steuerschuld verändern.

Für ausländische Staatsangehörige ist dieser Bereich selten intuitiv. Das US-Steuersystem fragt nicht einfach nur nach Ihrem Wohnsitz oder dem Sitz Ihres Arbeitgebers. Es prüft, ob Sie die Kriterien für die steuerliche Ansässigkeit erfüllen, ob Ihre Einkünfte aus US-Quellen stammen, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen das Ergebnis beeinflusst und ob bereits Quellensteuer einbehalten wurde. Daher erfordert die Einhaltung der Steuervorschriften für Nichtansässige oft mehr als eine herkömmliche Steuererklärung.

Was eine Steuererklärung für Nichtansässige tatsächlich umfasst

Die Steuererklärung für Nichtansässige bezieht sich im Allgemeinen auf das Formular 1040NR, die US-amerikanische Einkommensteuererklärung für Personen, die keine US-Staatsbürger sind und für das betreffende Jahr nicht als US-Steuerinländer gelten. Die Abgabe dieser Erklärung ist in der Regel erforderlich, wenn ein Nichtansässiger Einkünfte aus US-Quellen erzielt, die der Steuerpflicht unterliegen, in den USA ein Gewerbe oder Unternehmen betreibt oder eine Rückerstattung zu viel einbehaltener Quellensteuer beantragen möchte.

Der entscheidende Punkt ist, dass die Besteuerung von Nichtansässigen anders geregelt ist als die Besteuerung von Ansässigen. US-Ansässige werden grundsätzlich mit ihrem Welteinkommen besteuert. Nichtansässige Ausländer hingegen werden in der Regel nur mit bestimmten Einkünften aus US-Quellen besteuert. Dieser engere Rahmen klingt zwar einfacher, führt aber oft zu komplexeren Fragen, da die Art und Herkunft der Einkünfte entscheidend werden.

Vergütungen für in den USA erbrachte Dienstleistungen sind häufig steuerpflichtig. Gleiches gilt für Einkünfte, die in direktem Zusammenhang mit einer US-amerikanischen Geschäftstätigkeit stehen. Bestimmte passive Einkünfte, wie beispielsweise Dividenden, können durch Quellensteuer mit einem pauschalen gesetzlichen Steuersatz besteuert werden, sofern keine steuerliche Reduzierung durch ein Doppelbesteuerungsabkommen vereinbart ist. Kapitalgewinne können je nach Sachlage steuerpflichtig sein oder nicht. Mieteinnahmen, Stipendien, Forschungsstipendien und Gewinnausschüttungen aus Personengesellschaften unterliegen jeweils eigenen Steuervorschriften.

Die Frage des Wohnsitzes kommt zuerst.

Bevor Sie eine Steuererklärung für einen Nichtansässigen erstellen, müssen Sie überprüfen, ob Ihr Status als Nichtansässiger korrekt ist. An diesem Punkt treten häufig Fehler bei der Steuererklärung auf.

Green-Card-Test und Test auf wesentliche Präsenz

Für Zwecke der US-Bundessteuer gilt eine Person im Allgemeinen als ansässiger Ausländer, wenn sie eine Green Card besitzt oder die Kriterien für einen wesentlichen Aufenthalt erfüllt. Trifft keines dieser Kriterien zu, gilt die Person im Allgemeinen als nicht ansässiger Ausländer, es sei denn, es liegt eine Sonderregelung vor.

Der Nachweis des dauerhaften Aufenthalts basiert auf der Berechnung der Tage des physischen Aufenthalts in den Vereinigten Staaten über einen Zeitraum von drei Jahren. Es handelt sich nicht um eine einfache Zählung der Tage im laufenden Jahr. Bestimmte Tage können ausgenommen werden, insbesondere für bestimmte Personengruppen wie Studenten, Lehrer, Praktikanten, Diplomaten und unter bestimmten Voraussetzungen auch Profisportler. Der Begriff „ausgenommen“ bedeutet hier nicht Steuerbefreiung, sondern dass die Tage für diesen Nachweis des dauerhaften Aufenthalts nicht mitgezählt werden.

Diese Unterscheidung ist wichtig. Viele Visuminhaber gehen fälschlicherweise davon aus, dass ihr Aufenthaltsstatus automatisch ihren Steuerstatus bestimmt. Das ist nicht der Fall. Eine Person mit demselben Visum kann je nach Aufenthaltsdauer in den Vereinigten Staaten und geltenden Ausnahmeregelungen in einem Jahr als Nichtansässiger und im nächsten Jahr als Ansässiger gelten.

Jahre mit Doppelstatus

Das Jahr der Ankunft oder Abreise führt häufig zu einer Situation mit doppeltem Steuerstatus. In diesem Fall kann ein Teil des Jahres als Ansässigkeit und ein anderer Teil als Nichtansässigkeit gelten. Die Abgabeformalitäten und die steuerliche Behandlung können sich erheblich von einer Standard-Steuererklärung (Formular 1040NR) unterscheiden. In manchen Fällen sind Wahlmöglichkeiten gegeben, diese sind jedoch mit Kompromissen verbunden. Eine Erweiterung des Steuerstatus oder der Abzugsmöglichkeiten kann auch die der US-Steuer unterliegende Einkommensbemessungsgrundlage erhöhen.

Wann ist das Formular 1040NR üblicherweise erforderlich?

Ein Ausländer ohne Wohnsitz in den USA muss unter Umständen das Formular 1040NR einreichen, selbst wenn bereits Steuern einbehalten wurden. Typische Beispiele hierfür sind in den USA erzielte Löhne, steuerpflichtige Stipendien- oder Forschungsstipendieneinkünfte, selbstständige Tätigkeit oder Geschäftstätigkeit mit US-Bezug, Mieteinnahmen, die als Einkünfte aus einer effektiven Verbindung zu den USA gelten, und Kapitalerträge, bei denen zu viel Steuer einbehalten wurde.

Manche Ausländer ohne Wohnsitz in den USA beantragen auch Leistungen nach einem Doppelbesteuerungsabkommen , melden eine Steuererstattung oder klären die auf den Formularen W-2, 1042-S oder 1099 ausgewiesenen Steuerabzüge. Wenn Sie Einkünfte aus US-Quellen bezogen haben und davon ausgehen, dass die Steuerabzüge die Angelegenheit erledigt haben, sollten Sie diese Annahme sorgfältig prüfen. In manchen Fällen sind die Steuerabzüge endgültig, in anderen Fällen handelt es sich lediglich um eine Vorauszahlung.

Ein separates, aber damit zusammenhängendes Formular ist das Formular 8843, das bestimmte Nichtansässige einreichen müssen, um die für die Zwecke des gewöhnlichen Aufenthalts ausgenommenen Tage zu erläutern, selbst wenn ansonsten keine Steuererklärung fällig ist. Studierende und Wissenschaftler sind häufig mit dieser Anforderung konfrontiert.

Einkommensquellen und warum sie das Ergebnis beeinflussen

Die zentrale technische Frage bei der Steuererklärung eines Nichtansässigen ist oft nicht, wie viel man verdient hat, sondern woher das Einkommen stammt und wie es charakterisiert wird.

Lohneinkommen wird grundsätzlich dort besteuert, wo die Arbeitsleistung erbracht wird. Zahlt ein ausländischer Arbeitgeber, die Arbeit wird aber physisch in den USA ausgeführt, kann das Einkommen dennoch als US-Einkommen gelten. Dividendeneinkommen wird in der Regel vom Zahler besteuert. Zinsen können je nach Art und geltenden Vorschriften steuerfrei oder steuerpflichtig sein. Gewinne aus dem Verkauf von beweglichem Vermögen unterliegen einer anderen Besteuerungsregelung, und Immobilien haben eine eigene Regelung.

Hier können pauschale Annahmen teuer werden. Zwei Personen mit gleichem Gehalt können steuerlich sehr unterschiedliche Ergebnisse erzielen, wenn eine Person ihre Tätigkeit im Ausland und die andere teilweise in New York ausgeübt hat. Die Fakten sind entscheidend, und die Zuordnungsregeln richten sich nicht nach der Gehaltsabrechnung.

Doppelbesteuerungsabkommen können helfen, aber nur, wenn sie korrekt angewendet werden.

Die Vereinigten Staaten haben mit vielen Ländern Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen, und die Bestimmungen dieser Abkommen können unter bestimmten Voraussetzungen die US-Steuerlast reduzieren oder sogar ganz vermeiden. Einkommen aus unselbstständiger Arbeit, Stipendien, selbstständige Dienstleistungen (gemäß älterer Abkommen), Renteneinkünfte und bestimmte passive Einkünfte können unter Umständen steuerlich begünstigt werden.

Die Inanspruchnahme von Doppelbesteuerungsabkommen erfolgt jedoch nicht automatisch. Die Anspruchsberechtigung hängt vom Wohnsitz im Sinne des Abkommens, dem Wortlaut der Abkommensartikel, gegebenenfalls geltenden Beschränkungsbestimmungen und den genauen Gegebenheiten des Steuerpflichtigen ab. Die in vielen Abkommen enthaltenen Schutzklauseln schränken die Vorteile in bestimmten Fällen ebenfalls ein. Eine auf den ersten Blick vielversprechend erscheinende Abkommensposition kann einer technischen Prüfung nicht standhalten.

Die Geltendmachung von Abkommensvorteilen in der Steuererklärung eines Nichtansässigen sollte sorgfältig und in Übereinstimmung mit allen zuvor an die Steuerzahler übermittelten Formularen, wie z. B. Quellensteuerbescheinigungen, erfolgen. Eine gegebenenfalls erforderliche Offenlegungserklärung darf nicht vernachlässigt werden. Abkommensvorteile können vorteilhaft sein, jedoch nur, wenn sie stichhaltig begründet sind.

Häufige Fehler in der Steuererklärung eines Nichtansässigen

Der häufigste Fehler ist die Abgabe der falschen Steuererklärung. Nichtansässige reichen manchmal das Formular 1040 anstelle des Formulars 1040NR ein, weil die Software standardmäßig die Behandlung als ansässig annimmt oder weil sie die Regeln für den wesentlichen Aufenthalt missverstehen. Das Gegenteil kommt auch in Jahren vor, in denen die betreffende Person tatsächlich in den USA steuerlich ansässig wurde.

Ein weiteres häufiges Problem ist die Angabe von Einkünften aus dem Ausland, die nicht in der Steuererklärung für Gebietsfremde aufgeführt werden sollten, oder die Nichtangabe von Einkünften aus US-Quellen, weil diese im Ausland gezahlt wurden. Fehler entstehen auch, wenn Steuerpflichtige Abzüge oder Steuergutschriften geltend machen, die Gebietsfremden nicht zustehen, Offenlegungspflichten gemäß Doppelbesteuerungsabkommen übersehen oder nicht zwischen Brutto-Quellensteuer und Netto-Einkünften unterscheiden.

Arbeitgeber und Steuerabzugsverpflichtete können zur Verwirrung beitragen. Ein W-2-Formular, ein 1042-S-Formular oder gar kein Formular allein bestimmt nicht die korrekte steuerliche Behandlung. Die Steuererklärung muss dem Gesetz entsprechen, nicht nur den erhaltenen Unterlagen.

Die Steuern der Bundesstaaten sind eine separate Analyse.

Der Status als Nichtansässiger auf Bundesebene regelt nicht die Frage der Wohnsitzpflicht auf Landesebene. Ein Ausländer kann für Bundeszwecke als Nichtansässiger gelten und dennoch eine Meldepflicht auf Landesebene haben, insbesondere in Bundesstaaten, die Einkünfte aus im Bundesstaat erzielter Arbeit besteuern. Die Wohnsitzbestimmungen der Bundesstaaten unterscheiden sich häufig von den Bundesbestimmungen und entsprechen möglicherweise nicht den Bestimmungen von Doppelbesteuerungsabkommen.

Für international mobile Mitarbeiter und Führungskräfte kann die Zuordnung der Steuern zu den einzelnen Bundesstaaten genauso wichtig werden wie die Bundessteuererklärung. New York, Kalifornien und andere Bundesstaaten mit hohen Steuern erfordern besondere Aufmerksamkeit, wenn sich Arbeitstage, Wohnsitz und befristete Einsätze überschneiden.

Warum dieser Bereich fachkundige Aufmerksamkeit verdient

Die Steuererklärung eines Nichtansässigen erscheint auf den ersten Blick einfacher als die eines Ansässigen, erfordert aber oft mehr technisches Fachwissen. Wohnsitzkriterien, Doppelbesteuerungsabkommen, Quellenzuordnungsregeln, Quellensteuerabgleich und grenzüberschreitende Dokumentation müssen alle in derselben Erklärung berücksichtigt werden. Das ist keine Routineangelegenheit.

Dies gilt insbesondere für ausländische Staatsangehörige mit Aktienvergütung, mehreren Visawechseln, teilweisem Jahresaufenthalt, Forschungs- oder akademischen Einkünften, Anlagekonten oder arbeitgeberfinanzierter Steuerunterstützung. Jeder dieser Sachverhalte kann sowohl die steuerliche Behandlung als auch das Risikoprofil verändern.

Bei Protax Consulting profitieren solche Fälle von einer spezialisierten Prüfung anstelle einer allgemeinen Vorbereitung. Wenn es auf Visahistorie, Aufenthaltsrecht gemäß Abkommen und den genauen Ort der Leistungserbringung ankommt, ist Präzision wichtiger als Schnelligkeit.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie das Formular 1040NR einreichen müssen, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen Anwendung findet oder ob Ihre Aufenthalte in den USA Ihren Steuerstatus verändert haben, sollten Sie nicht raten. Führen Sie stattdessen eine sorgfältige Analyse Ihres Wohnsitzes und Ihrer Einkünfte durch, bevor Sie die Steuererklärung einreichen.