IRS-Sicherheitsbewusstseins-Tipp Nr. 8
1. Tipps zur sicheren Aufbewahrung von Steuerunterlagen Schützen Sie sich vor Identitätsdiebstahl
Wenn Sie immer noch alte Steuererklärungen und Quittungen in einem Schuhkarton hinten im Schrank aufbewahren, sollten Sie diesen Ansatz vielleicht überdenken.
Der IRS hat sich mit staatlichen Finanzbehörden und der Steuerbranche zusammengetan, um sicherzustellen, dass Sie die Gefahren für Ihre persönlichen und finanziellen Daten verstehen. Steuern. Sicherheit. Zusammen. In partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit Ihnen können wir etwas bewegen.
Sie sollten Ihre Steuerunterlagen sicher aufbewahren, unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch aufbewahrt werden. Dasselbe gilt für alle von Ihnen gespeicherten Finanz- oder Gesundheitsunterlagen, insbesondere für alle Dokumente mit Sozialversicherungsnummern.
Sie sollten Kopien Ihrer Steuererklärungen und Belege immer mehrere Jahre lang aufbewahren, um Ansprüche auf Steuergutschriften und -abzüge zu belegen.
Aufgrund der sensiblen Daten könnte der Verlust oder Diebstahl dieser Dokumente zu Identitätsdiebstahl führen und wirtschaftliche Auswirkungen haben. Diese Dokumente enthalten die Sozialversicherungsnummern von Ihnen, Ihrem Ehepartner und Angehörigen, alte W-2-Einkommens- und Bankkontoinformationen. Ein Einbrecher könnte Ihren alten Schuhkarton voller Dokumente leicht in ein steuerlich relevantes Identitätsdiebstahl-Verbrechen verwandeln.
Hier sind nur einige der einfachen und praktischen Schritte zum besseren Schutz Ihrer Steuerunterlagen:
· Bewahren Sie immer eine Kopie Ihrer ausgefüllten Steuererklärungen auf Bundes- und Landesebene und deren Begleitmaterialien auf. Diese Vorjahreserklärungen helfen Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Steuern für das nächste Jahr, und Quittungen dokumentieren alle Gutschriften oder Abzüge, die Sie geltend machen, falls später Fragen auftauchen.
· Wenn Sie Aufzeichnungen in Papierform aufbewahren, sollten Sie diese an einem sicheren Ort aufbewahren, vorzugsweise hinter Schloss und Riegel, z. B. in einer sicheren Schreibtischschublade oder einem Tresor.
· Wenn Sie Ihre Aufzeichnungen elektronisch auf Ihrem Computer aufbewahren, sollten Sie immer eine elektronische Sicherungskopie haben, falls Ihre Festplatte ausfällt. Sie sollten die Dateien sowohl auf Ihrem Computer als auch auf allen von Ihnen verwendeten Sicherungslaufwerken verschlüsseln. Möglicherweise müssen Sie Verschlüsselungssoftware kaufen, um die Sicherheit der Dateien zu gewährleisten.
· Alte Steuerunterlagen ordnungsgemäß entsorgen. Werfen Sie Steuererklärungen und Belege in Papierform niemals in den Müll. Ihre bundesstaatlichen und staatlichen Steuerunterlagen sowie alle Finanz- oder Gesundheitsunterlagen sollten vor der Entsorgung geschreddert werden.
· Wenn Sie einen alten Computer oder eine Backup-Festplatte entsorgen, denken Sie daran, dass sich darauf sensible Daten befinden. Durch das Löschen gespeicherter Steuerdateien werden diese nicht von Ihrem Computer entfernt. Sie sollten die Laufwerke aller elektronischen Produkte löschen, die Sie entsorgen oder verkaufen, einschließlich Tablets und Mobiltelefonen, um sicherzustellen, dass Sie alle persönlichen Daten entfernen. Auch dies kann eine spezielle Festplattendienstprogramm-Software erfordern.
Der IRS empfiehlt, Kopien Ihrer Steuererklärungen und Belege mindestens drei Jahre bis maximal sieben Jahre aufzubewahren. Denken Sie daran, Aufzeichnungen über Ihr Eigentum für drei bis sieben Jahre nach dem Jahr, in dem Sie das Eigentum veräußern, aufzubewahren. Drei Jahre sind ein Zeitraum, in dem Sie geänderte Steuererklärungen einreichen können oder wenn Fragen zu Ihrer Steuererklärung auftreten, und sieben Jahre sind ein Zeitraum, in dem Sie einen Berichtigungsanspruch im Falle eines Forderungsausfalls oder eines Verlustes aus wertlosen Wertpapieren geltend machen können.
Weitere Schritte zum Schutz Ihrer persönlichen und finanziellen Daten finden Sie unter Steuern. Sicherheit. Zusammen. Sie können auch Publikation 4524, Sicherheitsbewusstsein für Steuerzahler, lesen.
Jeder Steuerzahler hat eine Reihe von Grundrechten, die er im Umgang mit dem IRS kennen sollte. Dies sind Ihre Steuerzahler Bill of Rights. Informieren Sie sich auf IRS.gov über Ihre Rechte und unsere Pflichten, sie zu schützen.
Zusätzliche IRS-Ressourcen:
· Erklärung von IRS-Kommissar Koskinen zur Sensibilisierungskampagne der Security Summit Group
· Leitfaden für Steuerzahler zum Identitätsdiebstahl
· Veröffentlichung 5027, Identitätsdiebstahlinformationen für Steuerzahler
· www.irs.gov/identitytheft – Identitätsschutz: Prävention, Erkennung und Opferhilfe
· IR-2015-129, IRS, Staaten und Steuerbranche kündigen neue Schritte an, um die Öffentlichkeit beim Schutz personenbezogener Steuerdaten zu unterstützen
· Fact Sheet 2015-23, IRS, Bundesstaaten und Industriepartner informieren über den gemeinsamen Kampf gegen steuerbezogenen Identitätsdiebstahl
· Erklärungen des IRS und der Partner zum Sicherheitsgipfeltreffen im Oktober 2015
IRS YouTube-Videos:
· Steuern. Sicherheit. Zusammen. - Englisch
IRS-Podcasts:
Bemühungen des IRS zu Identitätsdiebstahl – Englisch | Spanisch