Als u een Amerikaans staatsburger of houder van een groene kaart bent en in het buitenland woont, is een van de eerste vragen hoe u in aanmerking komt voor formulier 2555 zonder een situatie te creëren die de IRS later kan betwisten. Het antwoord is niet simpelweg dat u in het buitenland hebt gewerkt. Formulier 2555 is gekoppeld aan de vrijstelling voor in het buitenland verdiend inkomen , en de geschiktheid hangt af van drie kernelementen die samenwerken: u moet in het buitenland verdiend inkomen hebben, uw fiscale woonplaats moet in een buitenland zijn en u moet voldoen aan de bona fide verblijfstest of de fysieke aanwezigheidstest.
Hier struikelen veel belastingbetalers. Ze gaan ervan uit dat een buitenlandse tewerkstelling automatisch meetelt, of ze concentreren zich alleen op het tellen van de dagen dat ze buiten de Verenigde Staten verblijven. In de praktijk is formulier 2555 afhankelijk van de specifieke omstandigheden. Uw visumstatus, huisvesting, werkpatroon, reisplanning en de structuur van uw werkgever kunnen allemaal van invloed zijn op het resultaat.
Hoe kom ik in aanmerking voor formulier 2555?
Om in aanmerking te komen, moet u voldoen aan de regels van de IRS voor de vrijstelling van buitenlands verdiend inkomen onder Sectie 911. Formulier 2555 is het instrument waarmee u deze vrijstelling op uw Amerikaanse individuele inkomstenbelastingaangifte kunt claimen. Het kan ook worden gebruikt om de vrijstelling of aftrek voor buitenlandse huisvesting te claimen, indien u verder aan de voorwaarden voldoet.
De eerste voorwaarde is in het buitenland verdiend inkomen. Dit betekent over het algemeen een vergoeding voor persoonlijke diensten die in een buitenland zijn verricht. Salaris, loon, bonussen, commissies en honoraria kunnen in aanmerking komen als de diensten daadwerkelijk in het buitenland zijn verricht. De locatie van de werkgever of de plaats waar de betaling wordt gestort, is niet bepalend voor de analyse. Waar het om gaat, is waar u het werk hebt verricht.
De tweede voorwaarde is dat uw fiscale woonplaats zich in een buitenland bevindt. Voor de IRS (de Amerikaanse belastingdienst) is een fiscale woonplaats over het algemeen uw belangrijkste werkplek, dienstverband of standplaats, ongeacht waar uw persoonlijke woonplaats zich bevindt. Als u voor onbepaalde tijd in het buitenland gestationeerd bent en uw reguliere werkzaamheden daar plaatsvinden, is dat vaak een basis voor een fiscale woonplaats in het buitenland. Als u tijdelijk reist of rouleert tussen landen terwijl uw belangrijkste werkbasis in de Verenigde Staten blijft, wordt de analyse complexer.
De derde vereiste is dat u aan een van de twee verblijfseisen voldoet. U hoeft niet aan beide te voldoen. U moet ofwel daadwerkelijk woonachtig zijn, ofwel fysiek aanwezig zijn.
Het fiscale zelfbestuur is belangrijker dan veel belastingbetalers verwachten.
Een belastingplichtige kan aanzienlijke tijd in het buitenland doorbrengen en toch formulier 2555 niet kunnen invullen als niet aan de fiscale woonplaatsvereiste wordt voldaan. Dit komt met name vaak voor bij kortlopende opdrachten, roulerend werk of situaties waarin de belastingplichtige sterke werkbanden met een Amerikaanse basis behoudt.
De IRS hanteert ook een 'woonplaats'-concept dat een anderszins plausibele fiscale woonplaats in het buitenland kan overrulen. Als uw reguliere zakelijke activiteiten in het buitenland plaatsvinden, maar uw sterkste persoonlijke, familiale en economische banden in de Verenigde Staten blijven, kan de IRS betogen dat uw woonplaats in de Verenigde Staten is gebleven. Dat kan de vrijstelling tenietdoen.
Dit probleem komt vaak voor bij aannemers, piloten, offshore-medewerkers en leidinggevenden met een werkschema op verschillende locaties. Het is niet voldoende om alleen reisgegevens te tonen. Het bredere patroon is van belang.
Wat wordt beschouwd als buitenlands verdiend inkomen?
Alleen verdiend inkomen komt in aanmerking voor formulier 2555. Beleggingsinkomen, dividenden, winsten uit de verkoop van aandelen, pensioenuitkeringen, huurinkomsten en de meeste andere passieve inkomsten komen niet in aanmerking. Evenmin komen bedragen die betrekking hebben op diensten verricht in de Verenigde Staten, zelfs niet als deze betaald worden door een buitenlandse werkgever.
Inkomsten uit zelfstandige arbeid kunnen worden aangemerkt als in het buitenland verdiende inkomsten als de diensten in het buitenland zijn verricht en aan de overige vereisten van formulier 2555 is voldaan. Deze vrijstelling heft de belasting op zelfstandigen echter in veel gevallen niet op. Dit onderscheid verrast veel expats die verwachten dat het formulier alle Amerikaanse belastingverplichtingen wegneemt.
Vergoedingen betaald door de Amerikaanse overheid of een van haar agentschappen komen evenmin in aanmerking voor de vrijstelling voor in het buitenland verdiend inkomen. Civiele federale ambtenaren die in het buitenland gestationeerd zijn, gaan er vaak van uit dat dit wel het geval is, omdat ze in het buitenland wonen en werken, maar hun lonen zijn specifiek uitgesloten van deze regeling.
Test voor bona fide verblijf
De test van het daadwerkelijke woonadres is over het algemeen de meer kwalitatieve van de twee methoden. Om hieraan te voldoen, moet u gedurende een ononderbroken periode, die een volledig belastingjaar omvat, daadwerkelijk woonachtig zijn in een of meer buitenlandse landen. Voor de meeste belastingplichtigen betekent dit de periode van 1 januari tot en met 31 december.
Dit is geen mechanische test op basis van het aantal dagen. De IRS kijkt of u daadwerkelijk in het buitenland woonachtig bent geweest en niet slechts tijdelijk hebt gereisd of gewerkt. Feiten die een bona fide verblijf kunnen ondersteunen, zijn onder andere een langdurige werkopdracht, huisvesting in de buurt, deelname aan de lokale gemeenschap, een buitenlandse immigratiestatus die overeenkomt met het verblijf, en de intentie om er voor langere tijd of voor onbepaalde tijd te blijven.
Een belastingplichtige met een jaarlijks, verlengbaar contract komt mogelijk in aanmerking. Een belastingplichtige met een duidelijk tijdelijk project komt mogelijk niet in aanmerking. Korte reizen terug naar de Verenigde Staten of elders breken de periode niet noodzakelijkerwijs af, zolang u maar van plan was terug te keren naar uw buitenlandse woonplaats.
De uitdaging bij deze test is dat er vaak een beoordelingsvermogen voor nodig is. De test kan sterk uitpakken voor expats die daadwerkelijk naar het buitenland zijn verhuisd, maar minder sterk voor degenen met een kortere looptijd of sterke banden met de VS.
Fysieke aanwezigheidstest
De fysieke aanwezigheidstest is meer mechanisch van aard. U moet gedurende een periode van 12 opeenvolgende maanden ten minste 330 volle dagen fysiek aanwezig zijn in een of meer buitenlandse landen.
Een volledige dag betekent een periode van 24 uur, beginnend om middernacht. Reisdagen, gedeeltelijke dagen in de Verenigde Staten en bepaalde transitperioden kunnen de telling verstoren. Nauwkeurigheid is hier van belang. Een belastingbetaler die denkt dat hij de test met gemak heeft doorstaan, kan alsnog falen wanneer de vluchtroutes nauwkeurig worden gecontroleerd.
De periode van 12 maanden hoeft niet overeen te komen met het kalenderjaar. Deze flexibiliteit maakt deze test bijzonder nuttig voor belastingplichtigen die halverwege het jaar naar het buitenland zijn verhuisd. In die gevallen moet de vrijstelling mogelijk naar rato worden berekend voor het in aanmerking komende deel van het jaar.
Deze test heeft vaak de voorkeur wanneer de verblijfsstatus onduidelijk is. Als u kunt aantonen dat u binnen een geldige periode van 12 maanden 330 volledige dagen in het buitenland heeft doorgebracht en u een buitenlandse fiscale woonplaats heeft, is deze aanpak objectiever dan het beargumenteren van een bona fide verblijfplaats.
Veelgemaakte fouten bij het gebruik van de fysieke aanwezigheidstest
De meest voorkomende fout is het te ruim tellen van reisdagen naar het buitenland. Als je een buitenland verlaat en dezelfde dag in de Verenigde Staten aankomt, telt dat mogelijk niet als een volledige buitenlandse dag. Een ander probleem is de aanname dat internationale wateren of het internationale luchtruim als buitenland tellen. Dat is over het algemeen niet het geval.
Belastingbetalers zien ook vaak over het hoofd hoe frequente zakenreizen naar de Verenigde Staten de belastingdrempel kunnen overschrijden. Senior managers en werknemers die veel reizen, zijn hier met name gevoelig voor, omdat hun agenda's vaak terugkerende vergaderingen, bestuursvergaderingen of klantopdrachten in de VS bevatten.
Bijzondere situaties die van invloed zijn op de kwalificatie voor formulier 2555
Houders van een groene kaart kunnen in aanmerking komen voor formulier 2555, maar ze blijven fiscaal ingezetene van de VS, tenzij ze formeel afstand doen van hun status of er een andere specifieke belastingregel van toepassing is. Hun aangifteplicht blijft bestaan, ook als ze in het buitenland wonen.
Gehuwde belastingplichtigen worden voor formulier 2555 afzonderlijk geanalyseerd. De ene partner kan wel in aanmerking komen voor de vrijstelling, terwijl de andere dat niet doet. Dit is van belang voor de planning van de vrijstelling en het invullen van de aangifte.
Belastingplichtigen die afwisselen tussen de vrijstelling voor buitenlands verdiend inkomen en de belastingvermindering voor buitenlands inkomen, moeten voorzichtig zijn. Formulier 2555 kan het buitenlands verdiende inkomen dat in aanmerking komt voor de belastingvermindering verlagen. In sommige gevallen is het voordelig om de vrijstelling te claimen. In andere gevallen, met name in landen met hoge belastingtarieven, kan de belastingvermindering voor buitenlands inkomen een beter resultaat opleveren. Dit hangt af van het type inkomen, de lokale belastingdruk en de mogelijkheden tot verliesverrekening op de lange termijn.
Ook woontoeslagen verdienen aandacht. Als uw werkgever uw huisvesting betaalt of als u aanzienlijke woonkosten in het buitenland maakt, kunt u via formulier 2555 een vrijstelling of aftrekpost voor buitenlandse woonkosten claimen, bovenop de vrijstelling voor het kerninkomen. De regels zijn echter complex en de limieten variëren afhankelijk van de locatie en de specifieke omstandigheden.
Documenten die u moet hebben voordat u een aanvraag indient.
Om formulier 2555 te ondersteunen, moet de documentatie worden verzameld vóór het invullen van de aangifte, en niet pas nadat de IRS een bericht heeft ontvangen. In de meeste gevallen betekent dit dat u een gedetailleerde reiskalender, in- en uitreisgegevens van uw paspoort, arbeidsovereenkomsten, visa of verblijfsvergunningen , buitenlandse huurovereenkomsten en loonadministratie moet bijhouden waaruit blijkt waar de diensten zijn verricht.
In gevallen waarin daadwerkelijk verblijf is aangetoond, is breder bewijsmateriaal nuttig. Rekeningen van nutsbedrijven, schoolgegevens, lokale inschrijvingen en documenten die het dagelijks leven in het buitenland aantonen, kunnen de positie versterken. In gevallen waarin fysieke aanwezigheid is aangetoond, is exact bewijs van de reis essentieel.
Een technisch correct ingevuld formulier 2555 gaat niet alleen over het invullen van vakjes op een belastingformulier. Het gaat erom dat de aangifte aansluit bij een juridisch houdbare positie.
Wanneer de kwalificatie niet duidelijk is
Sommige van de meest risicovolle gevallen betreffen een combinatie van factoren: werken op afstand vanuit meerdere landen, gescheiden gezinnen, tijdelijke opdrachten die permanent werden, of buitenlandse tewerkstellingen die werden onderbroken door veelvuldig reizen naar de VS. Dit zijn geen ongebruikelijke situaties bij internationale mobiliteit. Juist in deze gevallen kan een algemene belastingadviseur de knelpunten over het hoofd zien.
Voor belastingplichtigen met aandelencompensatie, inkomsten uit zelfstandig ondernemerschap, inkomsten na repatriëring of door de werkgever verstrekte voordelen, dient de analyse van formulier 2555 te worden geïntegreerd in de volledige aangifte in plaats van afzonderlijk te worden behandeld. De vrijstelling kan aanzienlijk helpen, maar alleen wanneer de onderliggende feiten dit rechtvaardigen en het bredere fiscale plaatje zorgvuldig is geëvalueerd.
Als u niet zeker weet of u in aanmerking komt voor formulier 2555, is de juiste vraag niet alleen of u lang genoeg in het buitenland bent geweest. Het gaat erom of uw inkomen, fiscale woonplaats en verblijfplaats voldoen aan de regels van de IRS, zodat u dit met vertrouwen kunt verdedigen. Dat is de norm waaraan u moet voldoen voordat u de aangifte indient.