Een buitenlander kan aanzienlijke tijd in de Verenigde Staten doorbrengen, een Amerikaans loonstrookje ontvangen, een Amerikaanse beleggingsrekening hebben en toch als niet-ingezetene worden beschouwd voor de federale inkomstenbelasting. Dit onderscheid is bepalend voor vrijwel elke aangiftebeslissing. Deze gids over de belastingheffing voor niet-ingezetenen legt uit hoe de Amerikaanse fiscale woonplaats, de bron van inkomsten, de inhouding van belasting, verdragsvoordelen en formulier 1040-NR met elkaar samenhangen.
Het uitgangspunt is niet burgerschap, immigratiestatus of de vestigingsplaats van een werkgever. Het gaat om de fiscale woonplaatsregels van de Internal Revenue Code (Amerikaanse belastingwetgeving). Een verkeerde eerste classificatie kan een beperkte aangifteplicht in de VS veranderen in een onnodige wereldwijde inkomensaangifte, of een belastingplichtige blootstellen aan gemiste aangifte- en inhoudingsverplichtingen.
Wie wordt in de VS als een niet-ingezetene beschouwd voor belastingdoeleinden?
Een niet-ingezetene is over het algemeen iemand die noch Amerikaans staatsburger is, noch fiscaal ingezetene van de VS. Een buitenlander wordt fiscaal ingezetene van de VS door te voldoen aan de green card-test of de substantial presence-test, tenzij een specifieke uitzondering of verdragsbepaling van toepassing is.
Volgens de green card-test wordt iemand over het algemeen als een ingezetene beschouwd als hij of zij op enig moment gedurende het kalenderjaar een wettig permanent ingezetene van de Verenigde Staten is. De substantial presence test is meer wiskundig van aard. Deze test is doorgaans van toepassing wanneer iemand ten minste 31 dagen in het huidige jaar en 183 gewogen dagen over het huidige jaar en de twee voorgaande jaren in totaal in de Verenigde Staten aanwezig is. Alle dagen in het huidige jaar tellen mee, een derde van de dagen in het voorgaande jaar en een zesde van de dagen in het op één na voorgaande jaar.
Bepaalde dagen tellen niet mee voor deze test. Zo kunnen dagen worden uitgesloten voor in aanmerking komende studenten, docenten, stagiairs, pendelaars uit Canada of Mexico, en personen die vanwege een medische aandoening niet kunnen vertrekken. Voor deze categorieën gelden specifieke eisen en is vaak een verklaring vereist. Een visumlabel alleen is niet voldoende.
Een persoon die aan de voorwaarde van substantiële aanwezigheid voldoet, kan nog steeds als niet-ingezetene worden beschouwd op grond van de uitzondering voor nauwere banden, mits hij of zij voldoet aan de toepasselijke aanwezigheidslimiet, een fiscale woonplaats in een ander land heeft en daar nauwere banden opbouwt. Een verdrag kan er ook voor zorgen dat een persoon die in beide landen als ingezetene wordt beschouwd, in de Verenigde Staten als niet-ingezetene kan worden aangemerkt. Beide standpunten vereisen een zorgvuldige analyse, omdat ze van invloed kunnen zijn op het invullen van formulieren, het rapporteren van informatie en toekomstige planning van de woonplaats.
Jaren met een dubbele status vereisen een aparte analyse.
Bij aankomst in of vertrek uit de Verenigde Staten kan een belastingjaar met dubbele status ontstaan. In dat geval is de persoon gedurende een deel van het jaar een niet-ingezetene en gedurende een ander deel een ingezetene. De regels verschillen van die voor een standaard aangifte van Formulier 1040 of Formulier 1040-NR, en inkomsten moeten worden ingedeeld op basis van de status van de belastingplichtige op het moment dat ze werden ontvangen of opgebouwd.
Een aangifte met een dubbele status kan met name gevolgen hebben voor leidinggevenden die halverwege het jaar verhuizen, buitenlandse staatsburgers die in de VS gaan werken en houders van een groene kaart die hun verblijf in de VS beëindigen. In beperkte gevallen is het mogelijk om samen met een Amerikaanse echtgenoot of staatsburger aangifte te doen, maar deze keuze kan ertoe leiden dat wereldwijd inkomen wordt meegerekend in de Amerikaanse belastinggrondslag. Het is daarom af te raden om hiervoor te kiezen, enkel omdat het administratief eenvoudiger lijkt.
Gids voor belastingheffing voor niet-ingezetenen: Welk inkomen is belastbaar?
Niet-ingezeten buitenlanders worden over het algemeen alleen belast op bepaalde inkomsten uit Amerikaanse bronnen en inkomsten die feitelijk verband houden met een Amerikaanse handels- of bedrijfsactiviteit. Dit onderscheid is belangrijk omdat de belastingtarieven, aftrekposten, aangifteverplichtingen en inhoudingsregels niet hetzelfde zijn.
Effectief verbonden inkomen, vaak afgekort tot ECI, is doorgaans inkomen dat verband houdt met het exploiteren van een bedrijf of het verrichten van diensten in de Verenigde Staten. Loon in de VS is hiervan het meest voorkomende voorbeeld. ECI wordt over het algemeen belast op basis van het netto-inkomen tegen progressieve individuele belastingtarieven, en in aanmerking komende aftrekposten kunnen het belastbaar inkomen verlagen. Een werknemer die niet in de Verenigde Staten woont, moet daarom mogelijk formulier 1040-NR indienen, zelfs als er op elk salaris al belasting is ingehouden.
Vaste, bepaalbare, jaarlijkse of periodieke inkomsten, ook wel FDAP-inkomsten genoemd, worden over het algemeen anders belast. Voorbeelden hiervan zijn dividenden uit Amerikaanse bronnen, bepaalde rente, huurinkomsten, royalty's, beurzen en andere passieve betalingen. FDAP-inkomsten zijn vaak onderworpen aan een bronbelasting van 30% over het bruto bedrag, tenzij een lager verdragstarief of een wettelijke uitzondering van toepassing is. Omdat de belasting vaak aan de bron wordt ingehouden, is aangifte doen niet altijd verplicht, maar het kan wel nodig zijn bij een teruggave, een verdragsclaim of een andere correctie.
De bronregels zijn vaak belangrijker dan de betalingslocatie.
Een betaling van een Amerikaans bedrijf wordt niet automatisch als Amerikaans inkomen beschouwd. De bronregel hangt af van het type inkomen. Vergoeding voor persoonlijke diensten wordt over het algemeen toegewezen aan de plaats waar de diensten fysiek worden verricht. Een consultant die vanuit Singapore op afstand voor een Amerikaans bedrijf werkt, kan inkomsten uit buitenlandse bronnen genereren, terwijl diezelfde consultant die het werk uitvoert tijdens een zakenreis naar de VS, inkomsten uit Amerikaanse bronnen kan ontvangen.
Rente wordt over het algemeen toegewezen aan de woonplaats van de betaler, met belangrijke uitzonderingen. Dividenden worden over het algemeen toegewezen aan de vennootschap die ze uitkeert. Huurinkomsten worden over het algemeen toegewezen aan de plaats waar het onroerend goed zich bevindt. Winsten uit de verkoop van roerende goederen kunnen onder andere regels vallen, en winsten met betrekking tot onroerend goed in de VS vereisen bijzondere aandacht.
Daarom zijn de locatie van de salarisadministratie, de banklocatie, de valuta en het adres op een contract geen vervanging voor een sourcing-analyse. Voor mobiele managers kunnen opdrachten die over meerdere jaren verspreid zijn en werkdagen in verschillende landen gedetailleerde reis- en werkdagregistraties vereisen.
Inhouding, formulieren en verdragsclaims
Het Amerikaanse systeem voor inhouding van belasting is ontworpen om belasting te innen voordat een buitenlander die geen ingezetene is een belastingaangifte indient. Werkgevers gebruiken over het algemeen formulier W-4 voor lonen, terwijl financiële instellingen en andere betalers vaak formulier W-8BEN of formulier W-8BEN-E gebruiken om de buitenlandse status en, indien van toepassing, de verdragsgeschiktheid te documenteren.
Een formulier W-8BEN creëert op zichzelf geen verdragsvoordeel. De belastingplichtige moet ingezetene zijn van het verdragsland volgens het artikel over ingezetenschap in het verdrag, voldoen aan eventuele toepasselijke beperkingen en aan de vereisten van het specifieke inkomensartikel. Verdragsvoordelen zijn afhankelijk van de specifieke omstandigheden. Iemand die fiscaal ingezetene is in een bepaald land voor lokale doeleinden, komt mogelijk niet in aanmerking voor het Amerikaanse verdragstarief dat hij of zij verwacht.
Verdragen kunnen de bronbelasting op dividenden, interest, royalty's, pensioenen, beurzen en bepaalde inkomsten uit arbeid verlagen. Ze kunnen ook bepalen of een buitenlandse student, onderzoeker, docent of stagiair gedurende een bepaalde periode is vrijgesteld van Amerikaanse belasting. De juiste toepassing van een verdrag hangt af van de visumcategorie van de persoon, het aantal dagen van verblijf, eerdere bezoeken aan de VS, de arbeidsovereenkomst en de verblijfsstatus.
Wanneer in een Amerikaanse belastingaangifte een verdragspositie wordt ingenomen, kan formulier 8833 vereist zijn. Het niet verstrekken van de vereiste informatie kan leiden tot boetes, zelfs als de onderliggende verdragspositie gegrond is.
Het invullen van formulier 1040-NR en de bijbehorende rapportage
Formulier 1040-NR is het belangrijkste Amerikaanse federale inkomstenbelastingformulier voor niet-ingezetenen met een aangifteplicht. Het is doorgaans vereist voor een niet-ingezetene die een bedrijf of onderneming in de VS heeft uitgeoefend, een Amerikaans loon heeft ontvangen boven de relevante drempel, belasting verschuldigd is over inkomsten uit Amerikaanse bronnen, of een terugbetaling van te veel ingehouden belasting aanvraagt.
De aangifte is niet zomaar een verkorte versie van formulier 1040. Niet-ingezetenen hebben andere regels voor aftrekposten, aangiftepositie, personen ten laste, de standaardaftrek en belastingkredieten. De meeste niet-ingezetenen kunnen de standaardaftrek niet claimen, hoewel bepaalde studenten en stagiairs uit India hiervoor in aanmerking kunnen komen op grond van het belastingverdrag tussen de VS en India. Er kunnen aftrekposten worden toegevoegd voor bepaalde staats- en lokale belastingen, schadeverliezen, giften aan goede doelen en bepaalde andere toegestane posten.
Een belastingplichtige zonder burgerservicenummer (BSN) heeft mogelijk een individueel belastingidentificatienummer (ITIN) nodig om aangifte te doen. Een ITIN-aanvraag wordt vaak tegelijk met de federale belastingaangifte ingediend, tenzij er andere uitzonderingen van toepassing zijn. De timing is belangrijk, vooral wanneer een terugbetaling afhankelijk is van een verdrag inzake inhoudingsvrijstelling.
De belastingheffing op staatsniveau moet afzonderlijk worden beoordeeld. De status van niet-ingezetene op federaal niveau bepaalt niet automatisch de woonplaats in een staat, en staten kunnen hun eigen regels voor domicilie, wettelijke woonplaats en broninkomen hanteren. Een werknemer die is gedetacheerd in New York, Californië of een andere jurisdictie met hoge belastingtarieven kan aanzienlijke belastingdruk ondervinden op staatsniveau, zelfs als de federale behandeling eenvoudig is.
Veelvoorkomende fouten die leiden tot onnodige blootstelling.
De meest kostbare fouten zijn meestal classificatiefouten in plaats van rekenfouten. Belastingplichtigen gaan er vaak van uit dat een Amerikaans visum hen tot niet-ingezetene maakt, tellen elke dag in de VS mee zonder rekening te houden met de regels voor vrijgestelde personen, of tellen korte zakenreizen niet mee die ervoor zorgen dat ze de grens van substantiële aanwezigheid overschrijden.
Een ander terugkerend probleem is het accepteren van 30% inhouding als het definitieve antwoord. Die inhouding kan correct zijn, maar kan ook hoger zijn dan de verschuldigde belasting op grond van een verdrag, of geen rekening houden met aftrekposten die beschikbaar zijn voor inkomsten die daadwerkelijk verband houden met de onderneming. Omgekeerd ontslaat het ontvangen van een Formulier 1042-S of Formulier W-2 u niet van de noodzaak om uw aangifteverplichtingen te evalueren.
Ook bij het rapporteren van buitenlandse financiële rekeningen is voorzichtigheid geboden. Een niet-ingezetene is niet automatisch onderworpen aan alle internationale informatieverplichtingen die gelden voor personen met een Amerikaanse nationaliteit. Een jaar met een dubbele status, een keuze voor fiscale woonplaats of een onjuiste aanname over de fiscale woonplaats kunnen de uitkomst echter wel veranderen. De informatieaangifte moet ná de analyse van de fiscale woonplaats plaatsvinden, niet ervoor.
Stel het dossier samen vóór de indieningsdeadline.
Een juridisch verdedigbare aangifte van een niet-ingezetene begint met de volgende documenten: in- en uitreisgeschiedenis van het paspoort, visumdocumenten, loonadministratie, reiskalenders, gegevens over de werklocatie, formulieren W-2 en 1042-S, effectenrekeningoverzichten en bewijsmateriaal ter ondersteuning van de fiscale woonplaats in het buitenland of een verdragsclaim. Voor ondernemers en investeerders kunnen bedrijfsgegevens en eigendomsdocumenten eveneens belangrijk zijn.
De belastingheffing op niet-ingezetenen is gebaseerd op regels, maar de feiten zijn zelden eenvoudig. Een nauwkeurige analyse van woonplaats en bron van inkomsten aan het begin van het jaar geeft belastingplichtigen meer mogelijkheden dan een aangifte op het laatste moment, nadat de inhoudingsplicht, reispatronen en rapportageposities al vaststaan.