Een uitzending naar het buitenland kan er in de aanbiedingsbrief eenvoudig uitzien, maar bij de eerste salarisbetaling behoorlijk complex worden. De grootste problemen met het salarisbeleid voor expats ontstaan wanneer de vergoeding, fiscale woonplaats, werklocatie en werkgever van een werknemer niet langer op elkaar aansluiten. Als het beleid niet duidelijk aangeeft wie voor welke verplichting verantwoordelijk is, kan de organisatie te maken krijgen met onverwachte inhoudingen op het salaris, belastingverhogingen, sociale premies, rapportagefouten en lastige arbeidsverhoudingen.
Voor werkgevers is een salarisbeleid voor expats meer dan alleen een HR-document. Het is het operationele kader dat de voorwaarden van een uitzending koppelt aan de lokale salarisadministratie, de inhouding van Amerikaanse belastingen, de rapportage door de werkgever en de uiteindelijke belastingaangifte van de werknemer. Een beleid dat technisch gezien deugt, maar niet consistent kan worden toegepast, is niet voldoende. De voorwaarden moeten nauwkeurig zijn, tijdig worden gecommuniceerd en worden ondersteund door een transparant proces.
Waarom problemen met de salarisadministratie van expats al beginnen vóór de salarisadministratie
Veel detacheringsprogramma's beginnen met een zakelijke beslissing: een senior medewerker overplaatsen ter ondersteuning van een buitenlandse vestiging, leiderschapsvaardigheden ontwikkelen of een project opstarten. De salarisadministratie komt vaak pas aan bod nadat het detacheringspakket is onderhandeld. Tegen die tijd heeft het bedrijf mogelijk al een nettosalaris, huisvestingsvergoeding, aandelenopties of studiekosten toegezegd, zonder te bepalen hoe deze posten in beide landen belast zullen worden.
Die opeenvolging van gebeurtenissen creëert vermijdbare risico's. De werknemer kan op de Amerikaanse loonlijst blijven staan terwijl hij diensten in het buitenland verricht, betaald worden door een entiteit in het thuisland maar economisch gedragen worden door een entiteit in het gastland, of betalingen ontvangen via meerdere bronnen. Elk van deze factoren kan gevolgen hebben voor de lokale inhoudingsverplichtingen, de vennootschapsbelasting en de mate van fiscale bescherming die de werkgever daadwerkelijk heeft toegezegd te bieden.
Het beste beleid omvat een evaluatie voorafgaand aan de tewerkstelling. Deze evaluatie moet worden uitgevoerd door adviseurs op het gebied van mobiliteit, salarisadministratie, personeelszaken, financiën, juridische zaken en internationale belastingen, voordat de arbeidsvoorwaarden definitief worden vastgesteld. Deze evaluatie moet ook worden herhaald wanneer de tewerkstelling wordt verlengd, de functie verandert of de medewerker op een extra locatie gaat werken.
Belangrijkste beleidsvraagstukken met betrekking tot de salarisadministratie van expats die duidelijke antwoorden vereisen.
1. Belastinggelijkschakeling versus belastingbescherming
Belastinggelijkschakeling en belastingbescherming worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze leveren wezenlijk verschillende resultaten op.
Bij belastingvereffening betaalt de werknemer doorgaans een hypothetische belasting die berekend is alsof hij of zij in het thuisland was gebleven. De werkgever betaalt of vergoedt de daadwerkelijke inkomstenbelasting die verband houdt met de uitzending, conform de voorwaarden van het beleid. Dit model is ontworpen om de werknemer fiscaal neutraal te houden en tegelijkertijd een belastingvoordeel te voorkomen als de belastingtarieven in het gastland lager zijn.
De fiscale bescherming is beperkter. De werkgever vergoedt de werknemer doorgaans alleen wanneer de werkelijke belastingkosten hoger zijn dan de belastingdruk in het thuisland. Als de werkelijke belastingkosten van de werknemer lager zijn, kan de werknemer het voordeel behouden. Dit kan aantrekkelijker zijn voor werknemers, maar het kan leiden tot minder voorspelbare kosten voor de werkgever.
Het beleid moet de methodologie definiëren, de behandeling van verlengingen van de indieningstermijn, of de hypothetische belasting van toepassing is op bonusregelingen en aandelenpakketten, en hoe terugbetalingen worden afgehandeld. Het moet ook specificeren of de werkgever boetes en rente zal vergoeden. Een algemene belofte om de werknemer volledig schadeloos te stellen is geen afdoende fiscaal beleid.
2. Bruto-verhogingsbepalingen en het belasting-op-belastingeffect
Een door het bedrijf betaalde belastingverplichting is vaak extra belastbaar inkomen voor de werknemer. Zonder een bruto-verrekening kan het beoogde voordeel leiden tot een nieuwe belastingverplichting, die vervolgens weer tot een nieuwe belastingverplichting leidt. De uiteindelijke kosten voor de werkgever kunnen aanzienlijk hoger uitvallen dan de oorspronkelijke betaling.
Een beleid moet specificeren welke voordelen worden verhoogd en welke niet. Veelvoorkomende voordelen bij detachering zijn onder andere huisvesting, een tegemoetkoming in de kosten van levensonderhoud, een vergoeding voor verhuiskosten, hulp bij belastingaangifte, ondersteuning bij immigratie, verlof naar huis, studietoelage en belastingteruggave. De fiscale behandeling hiervan kan verschillen tussen de Verenigde Staten en het gastland.
De praktische vraag is niet of het bedrijf een voordeel biedt. Het gaat erom of het beleid de belastbare waarde, de locatie voor loonadministratie, de bruto-opslagbehandeling en de benodigde documentatie ter onderbouwing van de betaling definieert. Uitzonderingen zouden formele goedkeuring moeten vereisen in plaats van informele toezeggingen van een leidinggevende.
3. Gesplitste loonadministratie en schaduwloonadministratie
Gesplitste loonbetalingen worden vaak gebruikt om legitieme commerciële redenen of om het de werknemer gemakkelijker te maken. Zo kan een deel van de vergoeding van een werknemer via de Amerikaanse loonadministratie lopen, terwijl een ander deel in het gastland wordt uitbetaald. Het uitbetalen van vergoedingen op twee locaties ontslaat de werknemer echter niet van de verplichting om de volledige belastbare vergoeding in elk relevant rechtsgebied te identificeren en te rapporteren.
Een schaduwloonadministratie kan nodig zijn wanneer de werkgever in het gastland of de lokale autoriteiten loongegevens nodig hebben voor de inhouding van loonbelasting, ook al wordt de werknemer via de loonadministratie van het thuisland betaald. Dit is met name relevant wanneer toeslagen, bonussen, uitgestelde beloning of winst uit aandelen niet worden vermeld in de rapportageprocedure van het gastland.
Het beleid moet specificeren wie een schaduwlooncontrole initieert, wie de loongegevens aanlevert en hoe de salarisadministratieteams de gegevens van het gastgezin en het gastgezin vergelijken. Het moet zowel tussentijdse betalingen als reguliere lonen omvatten. Een spreadsheet aan het einde van het jaar is zelden een afdoende controlemechanisme wanneer er gedurende het jaar lokale inhoudingen vereist zijn.
4. Dekking van de sociale zekerheid en de totalisatieovereenkomst
Inkomstenbelasting is slechts één onderdeel van de loonkosten van expats. De sociale zekerheidsverplichtingen kunnen aanzienlijk zijn en het juiste resultaat hangt af van de nationaliteit van de werknemer, de arbeidsvoorwaarden, de duur van de tewerkstelling en het bestaan van een totalisatieovereenkomst tussen de Verenigde Staten en het gastland.
Een bewijs van dekking kan een in aanmerking komende werknemer die tijdelijk is gedetacheerd, in staat stellen om onder het socialezekerheidsstelsel van één land te blijven vallen in plaats van onder dat van beide landen. De voorwaarden voor deelname zijn echter afhankelijk van de specifieke omstandigheden, en het bewijs moet doorgaans worden verkregen en behouden. Een polis mag er niet van uitgaan dat elke expat onder de Amerikaanse socialezekerheidsregeling blijft vallen, of dat een buitenlandse loonadministratie het probleem automatisch oplost.
Werkgevers dienen de verantwoordelijkheid voor het bepalen van de dekking toe te wijzen vóór de salarisuitbetaling begint. Het beleid moet ook bepalen hoe het bedrijf omgaat met werkgevers- en werknemersbijdragen wanneer er geen overeenkomst is, inclusief de vraag of eventuele extra kosten voor werknemers fiscaal worden verrekend.
5. Aandelencompensatie en uitgestelde betaling
Aandelenbeloningen behoren tot de meest onderschatte aspecten van de belastingheffing op internationale mobiliteit. Beperkte aandelen, beperkte aandelenunits, aandelenopties, prestatiebeloningen en uitgestelde bonussen kunnen worden toegekend of uitgeoefend nadat de werknemer naar een ander land is verhuisd. Meerdere rechtsgebieden kunnen belastingrechten claimen op basis van het aantal werkdagen gedurende de periode waarin de beloning is toegekend.
Een beleid moet een methode vaststellen voor het verkrijgen van aandelen en uitgestelde compensatie, de partij aanwijzen die verantwoordelijk is voor het bijhouden van werkdagen en coördinatie vereisen met de aandelenbeheerder van het bedrijf. Het moment van inhouding komt mogelijk niet overeen met het moment van een contante betaling, wat de werknemer in financiële problemen kan brengen, tenzij dit van tevoren is geregeld.
Ook de Amerikaanse rapportageverplichtingen vereisen aandacht. Een werknemer met de Amerikaanse nationaliteit of een groene kaart blijft onderworpen aan de Amerikaanse inkomstenbelastingaangifte over zijn wereldwijde inkomen, zelfs tijdens een uitzending naar het buitenland. Buitenlandse belastingkredieten, de vrijstelling voor in het buitenland verdiend inkomen en de rapportageverplichtingen met betrekking tot buitenlandse financiële rekeningen kunnen relevant zijn voor de betrokkene, maar ze vervangen niet de correct uitgevoerde loonadministratieverplichtingen van de werkgever.
6. Zakelijke reizigers die feitelijk expats worden.
Niet elke internationale werkregeling begint als een formele opdracht. Een in de VS gevestigde werknemer kan bijvoorbeeld herhaaldelijk naar Canada, het Verenigd Koninkrijk, Singapore of een ander land reizen voor een project en zo geleidelijk de lokale drempelwaarden voor werkdagen of aanwezigheid overschrijden. Ook bij werken op afstand kunnen vergelijkbare problemen ontstaan wanneer een werknemer naar het buitenland verhuist zonder een formeel mobiliteitsproces.
Een formeel beleid voor expats moet gekoppeld zijn aan procedures voor het volgen van zakenreizigers en het goedkeuren van werken op afstand. Anders kan het bedrijf pas op de hoogte raken van de lokale loonadministratie nadat de werknemer zijn fiscale woonplaats heeft gevestigd of aan rapportageverplichtingen heeft voldaan. Het beleid moet definiëren wanneer een kortlopende overeenkomst moet worden omgezet in een formele beoordeling van de detachering.
Het beleid moet aansluiten op de operationele verantwoordelijkheid.
Het beste beleid is specifiek wat betreft verantwoordelijkheid. Werkgevers moeten in ieder geval vastleggen welk team verantwoordelijk is voor deze vijf taken:
- Goedkeuring van een opdracht en het bijbehorende beloningspakket.
- Het bepalen van de loonkosten voor zowel het gastgezin als de gastgezinswoning.
- Het verzamelen van gegevens over werklocatie, reizen en salaris.
- Het beheren van berekeningen en afwikkelingen van belastingvereffeningen.
- Toenemende problemen met te late indieningen, audits, boetes en arbeidsconflicten.
Dit is geen administratief detail. Gefragmenteerde verantwoordelijkheid is een belangrijke reden waarom internationale salarisadministratiefouten blijven bestaan. De HR-afdeling gaat er mogelijk van uit dat de salarisadministratie de lokale rapportage verzorgt; de salarisadministratie gaat er mogelijk van uit dat de belastingdienst over de relevante gegevens met betrekking tot toeslagen beschikt; de belastingdienst ontvangt de informatie mogelijk pas na het einde van het boekjaar. De werknemer ondervindt dan de directe gevolgen van een probleem dat de organisatie niet duidelijk heeft toegewezen.
De arbeidsovereenkomst mag geen bijzaak zijn.
Een beleid stelt algemene regels vast, terwijl een detacheringsovereenkomst die regels op een individuele werknemer toepast. De overeenkomst moet de werkgevers, de verwachte detacheringsdata, de werklocatie, de vergoedingselementen, de reikwijdte van de fiscale dienstverlening, de egalisatie- of beschermingsaanpak en de medewerkingsverplichtingen van de werknemer specificeren.
De medewerking van de werknemer is bijzonder belangrijk. De werknemer moet mogelijk belastingaangiften van voorgaande jaren, reiskalenders, buitenlandse belastingaanslagen, aandelenoverzichten, bankgegevens en bewijs van betaalde belastingen aanleveren. De overeenkomst moet de deadlines en de gevolgen van te late of onvolledige informatie duidelijk omschrijven. Dit beschermt de werkgever en geeft de werknemer een helder beeld van de procedure.
Vertrouwelijkheid is ook belangrijk. Belastinggegevens zijn zeer gevoelig, vooral voor leidinggevenden en vermogende werknemers met beleggingsinkomsten, trusts of buitenlandse financiële rekeningen. Het beleid moet de toegang beperken tot diegenen die de informatie nodig hebben om de opdracht uit te voeren en een veilig proces voor het delen van documenten vaststellen.
Een gedisciplineerd salarisbeleid voor expats doet meer dan alleen de kosten beheersen. Het geeft werknemers de zekerheid dat hun verhuizing niet zal leiden tot onverklaarbare belastingverplichtingen en biedt het management een verdedigbaar proces wanneer meerdere landen aanspraak maken op dezelfde vergoeding. Voordat de volgende detacheringsovereenkomst wordt verstuurd, toets het beleid aan de hand van de daadwerkelijke salarisgegevens, secundaire arbeidsvoorwaarden, aandelenopties en rapportageverplichtingen waarop het van toepassing zal zijn.