Ter herinnering: de uiterste datum voor het indienen van een teruggaveverzoek is de latere van de volgende twee data: 3 jaar na de verlengde uiterste datum voor het belastingjaar waarover de aangifte is gedaan, of 2 jaar nadat de belasting is betaald. Dit artikel bespreekt hoe u op de juiste manier een teruggaveverzoek kunt indienen: de afwijkingsleer en beschermingsclaims, administratieve beroepsprocedures bij de IRS en juridische overwegingen.
Belastingadviseurs vertegenwoordigen vaak cliënten die een teruggave van federale belastingen willen aanvragen. De meeste adviseurs weten dat een cliënt, om in aanmerking te komen voor een belastingkrediet of -teruggave, een aanvraag moet indienen binnen drie jaar na het indienen van de aangifte of binnen twee jaar na de datum waarop de belasting is betaald, afhankelijk van welke termijn het langst verstrijkt (artikel 6511(a)). De tijd die de IRS nodig heeft om een teruggaveaanvraag te verwerken en een beslissing te nemen, kan sterk variëren en is de afgelopen jaren, na de COVID-19-pandemie, toegenomen.
Er moeten aanvullende termijnen worden nageleefd om het recht op administratief beroep bij de IRS te behouden en om in aanmerking te komen voor een terugbetalingsprocedure, mocht de IRS uiteindelijk niet instemmen met de terugbetalingsaanvraag of deze niet tijdig beantwoorden. In dit artikel worden deze termijnen besproken en praktische tips gegeven om ervoor te zorgen dat de terugbetalingsprocedure van een cliënt niet vastloopt.
Een terugbetalingsverzoek correct indienen: De afwijkingsleer en beschermende claims
Hoewel deze column zich richt op het behoud van het recht op beroep en rechtszaken na de afwijzing van een teruggaveverzoek, moet het initiële teruggaveverzoek zorgvuldig worden voorbereid en tijdig worden ingediend. Volgens de afwijkingsdoctrine kan een belastingplichtige de Verenigde Staten niet aanklagen voor een teruggave, tenzij het teruggaveverzoek zelf is ingediend in overeenstemming met artikel 7422 en de bijbehorende regelgeving. Deze regelgeving vereist dat de belastingplichtige elk argument voor teruggave gedetailleerd beschrijft (zie Regs. Sec. 301.6402–2(b)(1): "Het verzoek moet elk argument voor een belastingkrediet of teruggave gedetailleerd uiteenzetten, evenals feiten die voldoende zijn om de Commissaris op de hoogte te stellen van de exacte grondslag daarvan"). Als een belastingplichtige bijvoorbeeld een teruggaveverzoek indient, maar een kwestie zoals belastingverhogingen of een specifieke rentekwestie niet specifiek aan de orde stelt, kan de overheid een motie tot afwijzing van de zaak indienen of de kwesties in een eventuele teruggaveprocedure die de belastingplichtige aanspant, beperken. Evenzo moet het teruggaveverzoek elk element behandelen dat nodig is om de teruggave te verkrijgen en rekening houden met de vereisten die zijn vastgelegd in de Treasury Regulations.
De vereiste informatie, documentatie en details variëren afhankelijk van het type teruggaveverzoek, en professionals dienen zorgvuldig aandacht te besteden aan de regelgeving en gepubliceerde richtlijnen die relevant zijn voor het teruggaveverzoek van de belastingplichtige. Zo zijn de documentatievereisten voor verzoeken met betrekking tot de belastingvermindering voor het stimuleren van onderzoeksactiviteiten uitgebreid beschreven (IRS-persberichten IR–2024–171 (21 juni 2024) en IR–2024–313 (20 december 2024)).
Kortom, terugbetalingsverzoeken moeten alle grondslagen van de claim duidelijk vermelden, evenals de noodzakelijke feiten en onderbouwing die vereist zijn volgens de toepasselijke Treasury-voorschriften. Het niet naleven hiervan kan fatale gevolgen hebben voor het terugbetalingsverzoek van een belastingplichtige. In Leopard , nr. 25-329 (Fed. Cl. 10/2/25), leidde het niet indienen van bewijsstukken bij een terugbetalingsverzoek bijvoorbeeld tot de afwijzing van een rechtszaak, omdat het verzoek niet "behoorlijk was ingediend", aangezien het "de noodzakelijke bewijsstukken miste". Evenzo hebben rechtbanken recentelijk vorderingen tot terugbetaling afgewezen die afweken van de gronden in de vorderingen tot terugbetaling (bijv. Shleifer , nr. 24–CV–80713 (SD Fla. 6/9/25) (de vordering tot terugbetaling werd afgewezen omdat een claim voor afschrijvingsaftrek was ingediend op een gewijzigd formulier 1040, US Individual Income Tax Return , Schedule C, Profit or Loss From Business (Sole Proprietorship) , in plaats van Schedule E, Supplemental Income and Loss , waarop het argument van de belastingplichtige was gebaseerd); Trail King Industries , nr. 4:24–cv–04164 (DSD 7/24/25) (vorderingen, waaronder die welke de ongeldigheid van Treasury-voorschriften zouden betreffen, werden afgewezen in de vordering tot terugbetaling omdat deze vorderingen niet waren opgenomen in de administratieve vordering tot terugbetaling van de belastingplichtige)).
Belastingadviseurs moeten zich ook bewust zijn van situaties waarin een teruggaveclaim afhankelijk kan zijn van een uitspraak van de IRS of de rechter over een andere belastingperiode. Als een belastingplichtige bijvoorbeeld in het ene jaar een bepaalde aftrekpost voor oninbare vorderingen claimt, maar de IRS zou kunnen stellen dat de aftrekpost in het volgende jaar had moeten worden toegepast, dan moet de belastingplichtige overwegen een voorlopige teruggaveclaim in te dienen voor het tweede jaar, zelfs als de bepalingen inzake schadebeperking in de artikelen 1311-1314 mogelijk van toepassing zijn (zie Cooper, Berman en Abney, “ Protecting Contingent Refund Claims ”, 54-3 The Tax Adviser 26 (maart 2023)).
Het indienen van een voorlopige teruggaveaanvraag om kwesties in andere belastingjaren te behouden, beschermt de teruggaveclaim van de belastingplichtige. Het beschermt ook de belastingadviseur. Een belastingadviseur wil niet geconfronteerd worden met een mogelijke claim wegens beroepsfouten, waarbij hij of zij, na verzuimd te hebben een voorlopige teruggaveaanvraag in te dienen, moet beargumenteren dat de verjaringstermijn nog niet is verstreken omdat er, naar alle waarschijnlijkheid, een informele teruggaveaanvraag is ingediend, of omdat er andere mogelijkheden zijn, zoals de bepalingen inzake schadebeperking, of omdat er billijke rechtsmiddelen bestaan, zoals billijke verrekening.
Administratief beroep bij de IRS
Wanneer belastingaangiften van belastingplichtigen worden afgewezen, stuurt de IRS een afwijzingsbrief, meestal een Letter 105-C (of een Letter 106-C in geval van een gedeeltelijke afwijzing), om belastingplichtigen te informeren over de afwijzing, de administratieve beroepsprocedure en de termijn waarbinnen zij een rechtszaak kunnen aanspannen bij de federale districtsrechtbank of het Hof van Federale Claims. Voor een administratief beroep tegen een claim van meer dan $ 25,000 moet een formeel schriftelijk bezwaar worden opgesteld en naar de IRS worden gestuurd op het adres dat in de afwijzingsbrief staat vermeld. Voor claims onder de $ 25,000 kan een verzoek om herziening van de claim worden ingediend in plaats van een formeel schriftelijk bezwaar. Een belastingplichtige dient het beroep doorgaans binnen 30 dagen na ontvangst van de brief in te dienen om zijn of haar recht op beroep te beschermen.
Als voorbeeld beschrijft brief 105-C voor de afwijzing van een aanvraag voor een Employee Retention Credit (ERC) dat er een termijn van twee jaar is vanaf de datum van de kennisgeving van afwijzing om een rechtszaak aan te spannen. Recente versies van deze brief bevatten een link naar een IRS-website, die verduidelijkt dat een administratief beroep bij de IRS kan worden aangevraagd binnen twee jaar na de datum van afwijzing (de datum op brief 105-C), maar de IRS raadt aan om vroegtijdig een beroep aan te vragen (binnen 30 dagen na ontvangst van brief 105-C) om de termijn van twee jaar te beschermen waarbinnen belastingplichtigen een beroep kunnen indienen of een rechtszaak kunnen aanspannen (zie IRS-webpagina " Understanding Letter 105-C, Disallowance of the Employee Retention Credit " en " Did You Receive a Notice of Claim Disallowance for Your Employee Retention Credit Refund Claim? If So, Now What? " NTA Blog , Taxpayer Advocate Service (21 augustus 2024)).
In overeenstemming met de richtlijnen van de IRS voor ERC-brief 105-C, wordt aangeraden om voor alle teruggaveclaims vroegtijdig beroep aan te tekenen, zodat er voldoende tijd is om problemen via de administratieve procedure op te lossen. Belastingplichtigen hebben twee jaar vanaf de datum van brief 105-C of 106-C om een rechtszaak aan te spannen bij de bevoegde rechtbank of bij het Hof van Federale Claims om de afwijzing aan te vechten (artikel 6532(a)). Belangrijk is dat de administratieve beroepsprocedure voor claims losstaat van de termijn van twee jaar waarbinnen belastingplichtigen een rechtszaak kunnen aanspannen. Het aanvragen van een beroep of het ontvangen van een uitspraak in beroep verandert niets aan de termijn van twee jaar voor het indienen van een teruggaveclaim. Het is echter mogelijk om een verlenging van de termijn van twee jaar voor het indienen van een rechtszaak overeen te komen met behulp van formulier 907 , Overeenkomst tot verlenging van de termijn voor het indienen van een rechtszaak.
Zonder de tekst van Brief 105-C nauwkeurig te lezen, kan een jurist die een afgewezen claim van een cliënt beoordeelt, ten onrechte denken dat het indienen van een beroep de termijn van twee jaar voor het indienen van een rechtszaak verlengt of opschort. Het indienen van een beroep verandert echter niets aan de termijn waarbinnen een rechtszaak kan worden aangespannen, en zelfs een gunstige uitspraak in hoger beroep heeft geen invloed op deze termijn (ervan uitgaande dat de terugbetaling naar aanleiding van de gunstige uitspraak niet is uitgekeerd). Sterker nog, als afgewezen claims niet binnen de termijn van twee jaar worden aangevochten, worden ze als onjuist en nietig beschouwd (Artikel 6514(a): "Een terugbetaling van een deel van een belasting wordt als onjuist beschouwd en een verrekening van een dergelijk deel wordt als nietig beschouwd … (2) In het geval van een claim die binnen de juiste termijn is ingediend en door de minister is afgewezen, indien de verrekening of terugbetaling is gedaan na het verstrijken van de termijn voor het indienen van een rechtszaak, tenzij de belastingplichtige binnen die termijn een rechtszaak is aangespannen").
Een ander aandachtspunt is dat als de belastingplichtige een rechtszaak aanspant, het onafhankelijke beroepsorgaan van de IRS (Appeals) geen jurisdictie heeft, omdat de zaak voor verdediging wordt doorverwezen naar het Ministerie van Justitie (DOJ). Volgens artikel 7122 is het DOJ als enige bevoegd om tot een schikking te komen. Daarom moet, als een belastingplichtige een teruggaveclaim wil voortzetten bij Appeals, formulier 907 worden ingediend om de verjaringstermijn voor het indienen van een teruggaveclaim te verlengen. Dit stelt de belastingplichtige in staat om de procedure bij Appeals voort te zetten, maar behoudt tevens het recht om een teruggaveclaim in te dienen bij een districtsrechtbank of het Hof van Federale Claims.
Bij de beroepsprocedure worden de risico's van een rechtszaak in overweging genomen bij het oplossen van zaken. Een gevolg van het verstrijken van deze termijn van twee jaar is dat, ondanks de sterke argumenten in de zaak, de risico's voor de overheid nihil kunnen worden. Een belangrijke factor bij de beroepsprocedure, of bij elke andere procedurele stap in de afhandeling van een geschil, is dan ook dat de belastingplichtige de mogelijkheid behoudt om in hoger beroep te gaan of een rechtszaak aan te spannen. Anders wordt de beroepsfunctionaris (en manager) van de IRS in feite de uiteindelijke scheidsrechter in de kwestie, met extra onderhandelingsmacht in de schikkingsgesprekken. Zoals hierboven uitgelegd, verhindert de tekst van artikel 6514(a) de beroepsprocedure of een andere afdeling van de IRS om een terugbetaling toe te staan na het verstrijken van de termijn waarbinnen de belastingplichtige een rechtszaak moet aanspannen voor de terugbetaling (zie ook Chief Counsel Advice 201110011, 28 oktober 2010; “ Notice of Claim Disallowance: Don't Make This Mistake ,” NTA Blog (8 februari 2024)). Daarom moeten belastingadviseurs waakzaam blijven om te voorkomen dat de tweejarige verjaringstermijn voor het indienen van een rechtszaak, die de belastingplichtige in staat stelt een terugbetaling te verkrijgen, verstrijkt, hetzij via een administratieve procedure, hetzij via een gerechtelijke procedure.
Overwegingen bij een rechtszaak
Om de mogelijkheid tot administratieve afhandeling van problemen te optimaliseren, moeten advocaten die niet procederen zich bewust zijn van andere wettelijke termijnen voor een mogelijke rechtszaak. Zo mag een belastingplichtige bijvoorbeeld pas zes maanden na het indienen van een claim een teruggaveprocedure starten, tenzij de IRS binnen die termijn een beslissing over de claim heeft genomen (artikel 6532(a)(1)). Het is algemeen bekend, onder meer bij de nationale belastingadvocaat, dat de achterstand bij de belastingdienst en andere vertragingen als gevolg van de pandemie hebben geleid tot vertragingen bij de verwerking van teruggaveclaims (zie Heroux en Thao, “ Systemic Delays by the IRS in Processing Forms ,” 54–10 The Tax Adviser 42 (oktober 2023); Taxpayer Advocate Service, National Taxpayer Advocate Annual Report to Congress , 2023 , p. 5). Advocaten moeten, op basis van de feiten van elk afzonderlijk geval, de mogelijkheid afwegen om tijdig en op een zinvolle manier administratief te worden behandeld en opgelost, alvorens te beslissen of zij een rechtszaak zullen aanspannen.
Een extra aandachtspunt met betrekking tot de termijn doet zich voor wanneer de IRS geen beslissing neemt over een teruggaveverzoek en geen afwijzingsbericht verstuurt. Rechtbanken hebben al lang geoordeeld, en de IRS is het daar expliciet mee eens in het Internal Revenue Manual (IRM), dat er geen verjaringstermijn geldt voor het instellen van een rechtszaak als er geen afwijzingsbericht is verzonden (zie IRM §34.5.2.2). Er is echter gesuggereerd dat belastingplichtigen mogelijk te maken krijgen met een verjaringstermijn van zes jaar voor het indienen van een rechtszaak op grond van de algemene verjaringstermijn van zes jaar voor vorderingen tegen de overheid (28 USC §2401), die ingaat op het moment dat het recht op actie ontstaat zes maanden na het indienen van een teruggaveverzoek (zie Hale , 143 Fed. Cl. 180, 187 n.5 (2019)). Een zorgvuldige belastingadviseur zou daarom ook moeten overwegen om een rechtszaak aan te spannen vóór het verstrijken van de zes jaar, terwijl hij of zij tegelijkertijd vasthoudt aan het standpunt dat er geen verjaringstermijn geldt voor een teruggaveverzoek wanneer de IRS een verzoek niet afwijst.
Gezien de bovengenoemde jurisprudentie staan belastingadviseurs die cliënten bijstaan met terugvorderingsclaims voor een soort "Goudlokje en de drie beren"-dilemma: is het te vroeg, te laat of precies op het juiste moment om een probleem op te lossen? Door de relevante termijnen nauwlettend in de gaten te houden, kunnen adviseurs hun administratieve mogelijkheden behouden en tegelijkertijd de mogelijkheid behouden om, indien nodig, een terugvorderingsprocedure te starten, waardoor ze voorkomen dat de zaak vastloopt.