Als u een deel van het jaar in de Verenigde Staten hebt gewerkt, gestudeerd, geïnvesteerd of zaken gedaan, is uw belastingaangifte voor niet-ingezetenen meer dan zomaar een jaarlijkse aangifte. Hierin komen de Amerikaanse fiscale woonplaats, de regels voor de bron van inkomsten, verdragsposities, inhouding en openbaarmakingsverplichtingen samen. Een kleine classificatiefout kan het formulier dat u invult, het inkomen dat u aangeeft en de belasting die u verschuldigd bent, veranderen.
Voor buitenlanders is dit aspect zelden intuïtief. Het Amerikaanse belastingstelsel vraagt niet alleen waar u woont of waar uw werkgever gevestigd is. Het vraagt of u voldoet aan een fiscale woonplaatsvereiste, of uw inkomen afkomstig is uit de VS, of een verdrag de uitkomst wijzigt en of er al inhoudingen zijn gedaan om de belastingplicht te dekken. Daarom vereist het voldoen aan de belastingregels voor niet-ingezetenen vaak meer dan een standaard belastingaangifte.
Wat een belastingaangifte voor niet-ingezetenen daadwerkelijk dekt
Een belastingaangifte voor niet-ingezetenen verwijst doorgaans naar formulier 1040NR, de federale inkomstenbelastingaangifte die wordt gebruikt door personen die geen Amerikaans staatsburger zijn en die voor het betreffende jaar niet als fiscaal ingezetene van de VS worden beschouwd. Het indienen van deze aangifte is doorgaans vereist wanneer een niet-ingezetene inkomsten uit Amerikaanse bronnen heeft die belastbaar zijn, een bedrijf of onderneming in de VS uitoefent, of een terugbetaling van te veel ingehouden belasting wil aanvragen.
Het belangrijkste punt is dat de belastingheffing voor niet-ingezetenen onder een ander kader valt dan de belastingheffing voor ingezetenen. Inwoners van de VS worden over het algemeen belast op hun wereldwijde inkomen. Niet-ingezetenen worden doorgaans alleen belast op bepaalde categorieën inkomsten uit Amerikaanse bronnen. Die beperktere reikwijdte klinkt eenvoudiger, maar leidt vaak tot meer technische vragen omdat de aard en de herkomst van het inkomen cruciaal worden.
Vergoedingen voor diensten verricht in de Verenigde Staten zijn vaak belastbaar. Dat geldt ook voor inkomsten die feitelijk verband houden met een Amerikaanse handels- of bedrijfsactiviteit. Bepaalde passieve inkomsten, zoals dividenden, kunnen worden belast via bronbelasting tegen een vast wettelijk tarief, tenzij dit door een verdrag wordt verlaagd. Kapitaalwinsten kunnen al dan niet belastbaar zijn, afhankelijk van de feiten. Huurinkomsten, studiebeurzen, fellowship-uitkeringen en winstuitkeringen uit partnerschappen vallen elk onder hun eigen regels.
De kwestie van de verblijfsvergunning komt eerst.
Voordat u een belastingaangifte voor een niet-ingezetene invult, moet u controleren of uw status als niet-ingezetene correct is. Dit is het punt waar veel fouten bij het indienen van de aangifte ontstaan.
Greencard-test en test voor substantiële aanwezigheid
Voor federale belastingdoeleinden wordt een persoon over het algemeen als ingezetene beschouwd als hij of zij een groene kaart heeft of voldoet aan de 'substantial presence test'. Als aan geen van beide voorwaarden wordt voldaan, wordt de persoon over het algemeen als niet-ingezetene beschouwd, tenzij er een speciale uitzondering van toepassing is.
De 'substantial presence test' is gebaseerd op het tellen van de dagen van fysieke aanwezigheid in de Verenigde Staten over een periode van drie jaar. Het is geen eenvoudige telling van het aantal dagen in het lopende jaar. Bepaalde dagen kunnen worden uitgesloten, met name voor vrijgestelde personen zoals sommige studenten, docenten, stagiairs, diplomaten en professionele sporters in beperkte omstandigheden. De term 'vrijgesteld' betekent hier niet vrijgesteld van belasting. Het betekent dat de dagen niet meetellen voor deze verblijfstoets.
Dit onderscheid is belangrijk. Veel visumhouders gaan ervan uit dat hun immigratiestatus automatisch hun belastingstatus bepaalt. Dat is niet het geval. Iemand met hetzelfde visum kan het ene jaar als niet-ingezetene worden beschouwd en het volgende jaar als ingezetene, afhankelijk van de tijd die hij of zij in de Verenigde Staten heeft doorgebracht en de toepasselijke uitzonderingen.
Jaren met dubbele status
Het jaar van aankomst of vertrek creëert vaak een situatie met een dubbele status. In dat geval kan een deel van het jaar als ingezetene en een deel als niet-ingezetene worden beschouwd. De aangifteprocedure en de fiscale behandeling kunnen aanzienlijk verschillen van een standaard aangifteformulier 1040NR. In sommige gevallen zijn er keuzemogelijkheden, maar die keuzes brengen afwegingen met zich mee. Het uitbreiden van de aangiftestatus of de aftrekmogelijkheden kan ook de inkomensbasis vergroten die onderworpen is aan de Amerikaanse belasting.
Wanneer is formulier 1040NR doorgaans vereist?
Een buitenlander die geen ingezetene is van de VS, moet mogelijk formulier 1040NR indienen, zelfs als er al belasting is ingehouden. Veelvoorkomende voorbeelden zijn loon verdiend in de Verenigde Staten, belastbaar beurs- of studiefinancieringsinkomen, inkomsten uit zelfstandig ondernemerschap of bedrijfsactiviteiten met connecties in de VS, huurinkomsten die worden beschouwd als inkomsten uit effectief verbonden arbeid, en beleggingsinkomsten waarover te veel belasting is ingehouden.
Sommige buitenlanders die niet in de VS wonen, dienen ook een aanvraag in om verdragsvoordelen te claimen , een teruggavepositie te melden of de ingehouden belasting zoals weergegeven op formulieren W-2, 1042-S of 1099 te verrekenen. Als u inkomsten uit Amerikaanse bronnen hebt ontvangen en ervan uitgaat dat de inhouding de zaak heeft afgesloten, moet u die aanname zorgvuldig toetsen. In sommige gevallen is de inhouding definitief. In andere gevallen is het slechts een vooruitbetaling.
Een aparte, maar verwante aangifte is formulier 8843, dat bepaalde niet-ingezetenen moeten indienen om uitgesloten dagen voor de berekening van hun substantiële aanwezigheid te verklaren, zelfs als er verder geen belastingaangifte verschuldigd is. Studenten en onderzoekers krijgen vaak met deze verplichting te maken.
Inkomstenbronnen en waarom ze het resultaat bepalen
De kernvraag bij een belastingaangifte voor een niet-ingezetene is vaak niet hoeveel je hebt verdiend, maar waar het inkomen vandaan komt en hoe het moet worden omschreven.
Looninkomsten worden over het algemeen toegewezen aan de plaats waar de diensten worden verricht. Als een buitenlandse werkgever u betaalt, maar het werk fysiek in de Verenigde Staten wordt uitgevoerd, kunnen de inkomsten nog steeds als Amerikaanse bron worden beschouwd. Dividendinkomsten worden over het algemeen toegewezen aan de plaats waar de uitbetalende partij zich bevindt. Rente kan vrijgesteld of belastbaar zijn, afhankelijk van het type en de toepasselijke regels. Winsten uit de verkoop van roerende goederen vallen onder een ander toewijzingskader en onroerend goed heeft een geheel eigen regeling.
Dit is waar algemene aannames duur uitpakken. Twee personen met hetzelfde salarisbedrag kunnen zeer verschillende resultaten behalen bij het indienen van aangifte, bijvoorbeeld als de ene een deel van het jaar in het buitenland heeft gewerkt en de andere een deel in New York. De feiten zijn belangrijk en de regels voor de herkomstbepaling laten zich niet beïnvloeden door loonstrookjes.
Belastingverdragen kunnen helpen, maar alleen als ze correct worden toegepast.
De Verenigde Staten hebben met veel landen belastingverdragen gesloten, en verdragsbepalingen kunnen de Amerikaanse belasting onder de juiste omstandigheden verlagen of zelfs volledig kwijtschelden. Inkomsten uit loondienst, studiebeurzen, inkomsten uit zelfstandige persoonlijke diensten onder oudere verdragsbepalingen, pensioeninkomsten en bepaalde passieve inkomsten kunnen in aanmerking komen voor een gunstige behandeling.
Maar het gebruik van een verdrag is niet automatisch. De geschiktheid hangt af van de woonplaats voor verdragsdoeleinden, de formulering van het verdragsartikel, eventuele beperkende bepalingen en de specifieke feiten van de belastingplichtige. De uitzonderingsclausule in veel verdragen beperkt de voordelen in bepaalde situaties. Een verdragspositie die op het eerste gezicht mogelijk lijkt, kan een technische toetsing wellicht niet doorstaan.
Het claimen van verdragsvoordelen op de belastingaangifte van een niet-ingezetene moet zorgvuldig en consistent gebeuren met alle formulieren die eerder aan belastingbetalers zijn verstrekt, zoals inhoudingscertificaten. Indien een openbaarmakingsverklaring vereist is, mag deze niet over het hoofd worden gezien. Verdragsclaims kunnen waardevol zijn, maar alleen als ze verdedigbaar zijn.
Veelvoorkomende fouten bij het invullen van een belastingaangifte voor niet-ingezetenen
De meest voorkomende fout is het indienen van een volledig verkeerde aangifte. Niet-ingezetenen dienen soms formulier 1040 in in plaats van formulier 1040NR, omdat de software standaard uitgaat van de behandeling als ingezetene of omdat ze de regels voor substantiële aanwezigheid verkeerd begrijpen. Het omgekeerde gebeurt ook in jaren waarin de persoon daadwerkelijk fiscaal ingezetene van de VS is geworden.
Een ander terugkerend probleem is het rapporteren van inkomsten uit het buitenland die niet op een aangifte voor niet-ingezetenen thuishoren, of het niet rapporteren van inkomsten uit Amerikaanse bronnen omdat deze in het buitenland zijn betaald. Fouten ontstaan ook wanneer belastingplichtigen aftrekposten of belastingkredieten claimen die niet beschikbaar zijn voor niet-ingezetenen, verdragsverplichtingen negeren of geen onderscheid maken tussen bruto bronbelasting en netto effectief verbonden inkomsten.
Werkgevers en inhoudingsplichtigen kunnen bijdragen aan de verwarring. Een formulier W-2, een formulier 1042-S of helemaal geen formulier bepaalt op zichzelf niet de juiste fiscale behandeling. De aangifte moet de wetgeving weerspiegelen, niet alleen de ontvangen documenten.
Staatsbelastingen vormen een aparte analyse.
De federale status van niet-ingezetene lost de kwestie met de staat niet op. Een buitenlander kan voor federale doeleinden als niet-ingezetene worden beschouwd en toch aangifteplicht hebben bij de staat, met name in staten die belasting heffen op inkomsten verdiend tijdens werkdagen binnen de staat. De regels voor staatsresidentie verschillen vaak van de federale regels en komen mogelijk niet overeen met de bepalingen van verdragen.
Voor werknemers en leidinggevenden die wereldwijd reizen, kan de toewijzing van staatsbelastingen net zo belangrijk worden als de federale belastingaangifte. New York, Californië en andere staten met hoge belastingtarieven vereisen extra aandacht wanneer werkdagen, woonplaats en tijdelijke opdrachten elkaar overlappen.
Waarom dit gebied specialistische aandacht verdient
Een belastingaangifte voor een niet-ingezetene lijkt minder uitgebreid dan die voor een ingezetene, maar vereist vaak meer technische expertise. De vaststelling van het ingezetenschap, verdragsanalyse, bronbepalingsregels, verrekening van ingehouden belastingen en grensoverschrijdende documentatie komen allemaal in één aangifte aan bod. Dat is geen routinehandeling.
Dit geldt met name voor buitenlandse staatsburgers met aandelencompensatie, meerdere visumovergangen, een verblijf van een deel van het jaar, inkomsten uit onderzoek of academisch werk, beleggingsrekeningen of fiscale ondersteuning van de werkgever. Elk van deze situaties kan zowel de aangiftepositie als het risicoprofiel beïnvloeden.
Bij Protax Consulting is dit het soort werk dat baat heeft bij een specialistische beoordeling in plaats van een algemene voorbereiding. Wanneer de regels afhangen van visumgeschiedenis, verblijfplaats op grond van een verdrag en de exacte locatie waar diensten zijn verricht, is precisie belangrijker dan snelheid.
Als u niet zeker weet of u formulier 1040NR moet indienen, of een verdrag van toepassing is, of dat uw verblijf in de VS uw fiscale status heeft veranderd, is de juiste volgende stap geen giswerk. Het is een zorgvuldige analyse van uw woonplaats en inkomen voordat u de aangifte indient.