Een buitenlander kan bijna een jaar in de Verenigde Staten verblijven, een W-2-formulier ontvangen en toch een onjuiste federale belastingaangifte krijgen als de verblijfsstatus niet eerst wordt geanalyseerd. De kern van het verschil tussen formulier 1040nr en 1040 is niet alleen het staatsburgerschap, de visumcategorie of de bron van het salaris. Het gaat erom of de persoon voor de Amerikaanse federale inkomstenbelasting in het betreffende belastingjaar als ingezetene of niet-ingezetene wordt beschouwd.
Dat onderscheid bepaalt welke inkomsten onder de Amerikaanse belastingheffing vallen, welke aftrekposten en belastingkortingen beschikbaar zijn, hoe verdragsposities worden gerapporteerd en of er daadwerkelijk recht is op teruggave van loonheffing. Voor internationaal mobiele managers, buitenlandse investeerders, studenten, onderzoekers en werkgevers die grensoverschrijdende opdrachten beheren, is dit een residentieanalyse voordat het een belastingaangifte betreft.
1040NR versus 1040: het fundamentele verschil
Formulier 1040 is over het algemeen de inkomstenbelastingaangifte voor Amerikaanse staatsburgers en ingezetenen met een verblijfsvergunning. Een ingezetene met een verblijfsvergunning geeft, net als een Amerikaans staatsburger, zijn of haar wereldwijde inkomen aan. Dit kan bestaan uit loon in de VS, inkomsten uit arbeid in het buitenland, inkomsten uit beleggingsrekeningen in het buitenland, huurinkomsten uit een ander land en andere inkomsten die in het buitenland zijn verdiend of ontvangen. Ook internationale informatieverstrekking kan volgen, inclusief de verplichtingen met betrekking tot FBAR of formulier 8938, indien van toepassing.
Formulier 1040-NR wordt over het algemeen gebruikt door niet-ingezetenen . Een niet-ingezetene wordt doorgaans belast op inkomsten die feitelijk verband houden met een Amerikaanse handels- of bedrijfsactiviteit, zoals lonen voor diensten verricht in de Verenigde Staten, en bepaalde vaste, bepaalbare, jaarlijkse of periodieke inkomsten uit Amerikaanse bronnen. Tot deze laatste categorie kunnen inkomsten behoren zoals rente, dividenden, royalty's of bepaalde beleggingsinkomsten, die vaak onderworpen zijn aan inhoudingsregels en mogelijk worden verlaagd door een belastingverdrag.
Het praktische verschil is aanzienlijk. Het indienen van formulier 1040 omdat iemand een Amerikaans burgerservicenummer (Social Security number) heeft of in de VS werkt, kan wereldwijde rapportageverplichtingen met zich meebrengen die mogelijk niet gelden voor een niet-ingezetene. Het indienen van formulier 1040-NR wanneer de belastingplichtige een ingezetene is, kan ertoe leiden dat buitenlands inkomen dat in de Verenigde Staten moet worden gerapporteerd, wordt weggelaten.
Fiscale woonplaats bepaalt de aangifte
De fiscale woonplaats in de VS wordt bepaald aan de hand van federale belastingregels, niet op basis van iemands persoonlijke gevoel van waar iemand woont. Een houder van een green card wordt over het algemeen beschouwd als een ingezetene voor belastingdoeleinden volgens de green card-test, met beperkte uitzonderingen en overwegingen op basis van verdragen.
Iemand zonder groene kaart kan een ingezetene worden op basis van de 'substantial presence test'. Deze test houdt doorgaans rekening met het aantal dagen dat iemand fysiek in de Verenigde Staten heeft verbleven gedurende het lopende jaar en de twee voorgaande jaren. De berekening telt alle dagen in het lopende jaar, een derde van de dagen in het eerstvolgende jaar en een zesde van de dagen in het op één na voorgaande jaar. Het voldoen aan het vereiste totaal kan leiden tot fiscale residentie in de VS, zelfs als de persoon burger en fiscaal ingezetene blijft van een ander land.
De analyse eindigt niet bij het tellen van de dagen. Bepaalde dagen kunnen worden uitgesloten, waaronder dagen die zijn doorgebracht in de Verenigde Staten door personen die voor dit doel als vrijgesteld worden beschouwd, zoals bepaalde studenten, docenten, stagiairs, diplomaten en sporters. "Vrijgesteld" betekent in deze context niet vrijgesteld van belasting. Het betekent dat bepaalde dagen niet meetellen voor de substantial presence test.
Een persoon die voldoet aan de 'substantial presence test' kan onder bepaalde omstandigheden ook in aanmerking komen voor de 'closer connection exception'. Deze uitzondering is in grote lijnen van toepassing wanneer de persoon minder dan 183 dagen in het lopende jaar in de Verenigde Staten verblijft, een fiscale woonplaats in een buitenland heeft en een nauwere band met dat land heeft. De uitzondering moet correct worden aangevraagd en is niet voor iedereen beschikbaar.
Een verblijfsbepaling op basis van een verdrag kan een extra complicatie vormen. Als een persoon volgens de nationale wetgeving van zowel de Verenigde Staten als een verdragspartnerland als ingezetene wordt beschouwd, kunnen de bepalingen in het verdrag die de verblijfsstatus van de persoon voor verdragsdoeleinden bepalen, van invloed zijn. Dit is een specialistisch gebied, omdat een terugkeerpositie op basis van een verdrag specifieke gevolgen kan hebben voor de openbaarmaking en rapportage.
Welk inkomen wordt op elk formulier vermeld?
Een belastingplichtige die formulier 1040 indient, geeft doorgaans zijn of haar wereldwijde inkomen aan. Voor een ingezetene die halverwege zijn of haar carrière naar de Verenigde Staten is verhuisd, kan dit inkomen bestaan uit rente op buitenlandse bankrekeningen, dividenden op buitenlandse effectenrekeningen, vergoedingen van buitenlandse werkgevers en winsten uit onroerend goed of beleggingen buiten de Verenigde Staten. Buitenlandse belastingkredieten , verdragsbepalingen en de aard en het tijdstip van het inkomen kunnen van invloed zijn op het uiteindelijke belastingresultaat, maar ze doen niets af aan het uitgangspunt van wereldwijde aangifte.
Een belastingplichtige die formulier 1040-NR indient, rapporteert inkomsten binnen het Amerikaanse belastinggebied voor niet-ingezetenen. Amerikaanse lonen worden doorgaans gerapporteerd als inkomsten die verband houden met de Amerikaanse belastingdienst en worden belast tegen progressieve tarieven na aftrek van toegestane kosten. Sommige passieve inkomsten uit Amerikaanse bronnen zijn onderworpen aan een vast wettelijk inhoudingstarief, tenzij een vrijstelling of een verlaagd verdragstarief van toepassing is.
De bronbepaling is van belang. Loon wordt over het algemeen bepaald op basis van de plaats waar de diensten worden verricht, niet op basis van de vestigingsplaats van de werkgever of de plaats waar de betaling wordt gestort. Een buitenlander die op afstand vanuit de Verenigde Staten voor een buitenlandse werkgever werkt, kan daarom een salaris ontvangen dat in de VS wordt berekend. Omgekeerd kan de berekening van het salaris voor diensten die buiten de Verenigde Staten worden verricht, anders uitpakken, zelfs als de betaling door een Amerikaans bedrijf plaatsvindt.
Aftrekposten, belastingkredieten en aangiftepositie zijn niet hetzelfde.
Het aangifteformulier heeft gevolgen voor meer dan alleen de inkomensrapportage. Buitenlandse ingezetenen die formulier 1040 indienen, hebben over het algemeen toegang tot dezelfde opties voor de aangiftepositie, de regels voor de standaardaftrek en de belastingvoordelen als Amerikaanse staatsburgers, mits ze voldoen aan de onderliggende voorwaarden.
Niet-ingezetenen hebben te maken met beperktere regels. Ze kunnen over het algemeen geen aanspraak maken op de standaardaftrek, hoewel studenten en leerlingen uit India mogelijk een uitzondering kunnen krijgen op basis van een verdrag. Aftrekposten kunnen beschikbaar zijn voor bepaalde in aanmerking komende uitgaven, maar de regels verschillen van die voor ingezetenen. Ook de voorwaarden voor het verkrijgen van belastingvoordelen, waaronder onderwijs- en gezinsgerelateerde belastingvoordelen, zijn beperkter en vereisen een zorgvuldige beoordeling.
De burgerlijke staat leidt vaak tot fouten. Een buitenlander die geen ingezetene van de VS is, kan over het algemeen geen gezamenlijke belastingaangifte indienen met zijn of haar partner. Een uitzondering kan van toepassing zijn wanneer een van de partners een Amerikaans staatsburger of ingezetene is en het echtpaar ervoor kiest om de niet-ingezeten partner fiscaal als ingezetene te behandelen. Deze keuze kan een gezamenlijke aangifte (Formulier 1040) mogelijk maken, maar brengt ook het wereldwijde inkomen van de niet-ingezeten partner onder het Amerikaanse belastingstelsel. Het is belangrijk om deze keuze te overwegen en niet automatisch te maken om een hogere standaardaftrek te verkrijgen.
Jaren met een dubbele status vereisen aparte aandacht.
Een persoon kan gedurende een deel van het jaar een niet-ingezetene zijn en gedurende de rest van het jaar een ingezetene. Dit staat bekend als een belastingjaar met dubbele status. Het komt vaak voor wanneer een werknemer naar de Verenigde Staten verhuist, gedurende het jaar een groene kaart ontvangt of het land verlaat en zijn of haar verblijf beëindigt.
Belastingaangiften met een dubbele status passen niet netjes in het gebruikelijke kader van formulier 1040NR versus formulier 1040. De belastingplichtige dient doorgaans een formulier 1040 in met de vermelding 'aangifte met dubbele status', met een bijgevoegd formulier 1040-NR, of gebruikt de omgekeerde presentatie wanneer het Amerikaanse ingezetenschap eindigt. Inkomsten moeten worden toegewezen op basis van de status van de belastingplichtige gedurende de betreffende periode en de toepasselijke bronbepalingsregels.
Een belastingplichtige met een dubbele status kan over het algemeen geen gebruik maken van de standaardaftrek en komt meestal niet in aanmerking voor een gezamenlijke aangifte, tenzij hij of zij hiervoor kiest. De aangifte kan technisch complex zijn, omdat de datum van in- en uitreis, de locatie van de tewerkstelling, het tijdstip van buitenlandse inkomsten en verdragsclaims allemaal van invloed kunnen zijn op het resultaat.
De formulieren voor loonheffing bepalen niet uw fiscale status.
Formulieren W-2, 1042-S en 1099 kunnen nuttig bewijsmateriaal leveren, maar ze bepalen niet zelfstandig of formulier 1040 of formulier 1040-NR correct is. Werkgevers kunnen loonheffing inhouden op basis van een onjuiste veronderstelling, met name wanneer een werknemer van visumcategorie verandert, een opdracht verlengt of de drempel voor substantiële aanwezigheid overschrijdt gedurende het jaar.
Formulier 1042-S wordt vaak geassocieerd met betalingen aan niet-ingezetenen en vrijstellingen op grond van verdragen. Het ontvangen van een dergelijk formulier garandeert echter niet dat de ontvanger aan het einde van het jaar nog steeds als niet-ingezetene wordt beschouwd. Evenmin garandeert het ontvangen van een W-2-formulier de status van ingezetene. De aangifte moet de feitelijke verblijfsstatus van de belastingplichtige, de aard van het inkomen, de ingehouden belasting en de documentatie met betrekking tot verdragen correct weergeven.
Daarom kan het indienen van een belastingaangifte puur om ingehouden belasting terug te vorderen riskant zijn als de woonplaats niet is vastgesteld. Een terugbetaling kan rechtmatig zijn, maar de claim moet worden onderbouwd met een correcte aangifte, de juiste inkomensverklaring en de juiste toelichtingen.
Veelvoorkomende situaties die een zorgvuldige beoordeling vereisen.
De meest ingrijpende fouten bij het indienen van aangiften ontstaan meestal in situaties die ogenschijnlijk eenvoudig lijken. Een buitenlandse manager die voor meerdere jaren in de VS gestationeerd is, kan bijvoorbeeld een ingezetene worden op basis van de substantial presence test, zonder zich te realiseren dat inkomsten uit buitenlandse investeringen nu moeten worden aangegeven. Een student kan ervan uitgaan dat alle dagen voor onbepaalde tijd zijn vrijgesteld, terwijl er voor de vrijstelling van belasting voor particulieren wel degelijk tijdslimieten gelden. Een investeerder kan alleen een betaling via formulier 1042-S aangeven, terwijl hij inkomsten over het hoofd ziet die feitelijk verband houden met een Amerikaans bedrijf.
Buitenlandse staatsburgers die getrouwd zijn met Amerikaanse staatsburgers, mensen die na een langdurig verblijf de Verenigde Staten verlaten en personen die aanspraak maken op verdragsvoordelen, moeten ook vermijden om te vertrouwen op de algemene suggesties van aangiftesoftware. In deze gevallen is vaak een gecoördineerde beoordeling nodig van de immigratiegeschiedenis, reisgegevens, loonstroken, buitenlands inkomen, verdragsrechten en aangiften van voorgaande jaren.
Het correct invullen van de aangifte is niet zomaar een formaliteit. Het bepaalt de reikwijdte van de Amerikaanse aangifteplicht en kan van invloed zijn op de kans dat een belastingplichtige te maken krijgt met boetes, gecorrigeerde aangiften en toekomstige vragen van de IRS. Wanneer het gaat om woonplaats, buitenlands inkomen of verdragsclaims, kan een specialistische beoordeling vóór indiening duidelijkheid verschaffen die een selectiescherm voor formulieren niet kan bieden.