IRS のセキュリティ意識に関するヒントその 8
1. 納税記録を安全に保管し、個人情報の盗難から保護するためのヒント
古い納税申告書や領収書をまだクローゼットの奥の靴箱に詰め込んで保管している場合は、そのアプローチを再考した方がよいかもしれません。
IRSは、州の歳入局および税務業界と協力して、個人データおよび財務データの危険性を確実に理解できるようにしています。 税金。 安全。 一緒。 あなたと協力して、私たちは違いを生むことができます。
税務記録は、紙で保管するか電子的に保管するかにかかわらず、安全に保管する必要があります。 同じことが、保管する財務記録や健康記録、特に社会保障番号が記載された文書にも当てはまります。
税額控除や控除の申請をサポートするために、納税申告書と添付書類のコピーを数年間常に保管しておく必要があります。
機密データのため、これらの文書の紛失または盗難は個人情報の盗難につながり、経済的な影響を与える可能性があります。 これらの書類には、あなた、あなたの配偶者、扶養家族の社会保障番号、古い W-2 の収入、銀行口座情報が含まれています。 泥棒は書類が詰まった古い靴箱を簡単に税金関連の個人情報窃盗犯罪に変えてしまう可能性があります。
ここでは、税務記録をより適切に保護するための簡単で実践的な手順をいくつか紹介します。
· 記入済みの連邦税および州税申告書とその裏付け資料のコピーを常に保管してください。 これらの前年度の申告書は、翌年の税金を準備するのに役立ちます。また、領収書には、後で疑問が生じた場合に主張するクレジットまたは控除が記録されます。
· 紙の記録を保管する場合は、安全な場所、できれば鍵のかかる安全な机の引き出しや金庫などに保管する必要があります。
· コンピュータに記録を電子的に保存する場合は、ハード ドライブがクラッシュした場合に備えて、常に電子バックアップを作成する必要があります。 コンピュータと使用するバックアップ ドライブの両方でファイルを暗号化する必要があります。 ファイルのセキュリティを確保するには、暗号化ソフトウェアを購入する必要がある場合があります。
· 古い納税記録は適切に処分してください。 紙の納税申告書や添付書類を決してゴミ箱に捨てないでください。 連邦税および州税の記録、財務記録または健康記録は、廃棄する前にシュレッダーにかけるべきです。
· 古いコンピュータやバックアップ ハード ドライブを処分する場合は、機密データが保存されていることに留意してください。 保存されている税ファイルを削除しても、コンピュータからは削除されません。 すべての個人データを確実に削除するために、タブレットや携帯電話など、廃棄または販売する電子製品のドライブを消去する必要があります。 この場合も、特別なディスク ユーティリティ ソフトウェアが必要になる場合があります。
IRS は、納税申告書と添付書類のコピーを最短 XNUMX 年間、最長 XNUMX 年間保存することを推奨しています。 所有する不動産に関する記録は、不動産を処分した年から XNUMX ～ XNUMX 年間保管してください。 XNUMX 年は、修正申告書を提出したり、納税申告書に疑問が生じた場合に提出できる期間であり、XNUMX 年は、不良債権控除や価値のない有価証券による損失の場合に調整請求を提出できる期間です。
個人データと財務データを保護するために実行できる追加の手順については、「税金」にアクセスしてください。 安全。 一緒。 Publication 4524「納税者のためのセキュリティ意識」も読むことができます。
すべての納税者は、IRSに対処する際に知っておくべき一連の基本的権利を持っています。 これらは納税者の権利章典です。 IRS.govであなたの権利とそれらを保護するための私たちの義務を調べてください。
追加のIRSリソース：
· セキュリティサミットグループの国民啓発キャンペーンに関するIRS長官コスキネンの声明
· 個人情報の盗難に関する納税者ガイド
· 出版物 5027、納税者のための個人情報盗難情報
· www.irs.gov/identitytheft – ID 保護: 予防、検出、被害者支援
· IR-2015-129、IRS、州、税務業界が国民による個人税データの保護を支援する新たな措置を発表
· ファクトシート 2015-23、IRS、州、業界パートナーが税金関連の個人情報盗難に対する共同の闘いに関する最新情報を提供
· 2015 年 XNUMX 月のセキュリティ サミット会議に関する IRS とパートナーの声明
IRS YouTubeビデオ：
· 税金。 安全。 一緒。 - 英語
IRSポッドキャスト：
IRS の個人情報盗難に対する取り組み – 英語 | スペイン語