Fehler bei der Steuererklärung für Nichtansässige können schon lange vor der eigentlichen Erstellung des Formulars auftreten. Unsere Erfahrung zeigt, dass die besten Tipps für die Steuererklärung von Nichtansässigen nicht auf Abkürzungen beruhen, sondern darauf, von Anfang an die richtige Vorgehensweise zu gewährleisten, insbesondere wenn US-Arbeitstage, Visastatus, Abkommensansprüche und Einkommensquellenregeln nicht eindeutig übereinstimmen.
Für ausländische Staatsangehörige, die in den USA arbeiten, Investoren mit US-Einkommen und international tätige Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit auf mehrere Länder verteilen, besteht das größte Risiko oft darin, die Steuererklärung als der falsche Steuerzahler einzureichen. Selbst eine scheinbar vollständige Steuererklärung kann formal fehlerhaft sein, wenn der Wohnsitzstatus, die Einkommensquellen, die Quellensteuer oder die Offenlegungspflichten falsch ermittelt wurden. Genau hier setzen häufig Strafen, entgangene Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen oder unnötige Steuern an.
Beginnen Sie mit der Facharztausbildung, bevor Sie irgendetwas anderes tun
Die erste Frage ist nicht, welche Software man verwenden sollte oder welche Abzüge gelten. Es geht vielmehr darum, ob Sie für US-Steuerzwecke tatsächlich als Nichtansässiger gelten.
Diese Einstufung hängt in der Regel vom Kriterium des wesentlichen Aufenthalts, Visabefreiungen, dem Aufenthalt im Vorjahr und in manchen Fällen von engeren Verbindungen oder völkerrechtlichen Regelungen ab. Eine Person kann nach den Einwanderungsbestimmungen als Nichtansässiger und nach den Steuerbestimmungen als Ansässiger gelten. Diese Unterscheidung führt häufig zu Fehlern bei der Steuererklärung.
Wenn Sie Ihren Wohnsitz falsch angeben, sind möglicherweise fast alle nachfolgenden Angaben ebenfalls falsch. Sie reichen unter Umständen das Formular 1040NR ein, obwohl eine Steuererklärung für Doppelstatus oder für Einwohner erforderlich war, oder Sie geben Ihr weltweites Einkommen an, obwohl nur US-Einkommen hätten angegeben werden müssen. Bevor Sie die Steuererklärung erstellen, notieren Sie sich Ihre Aufenthaltstage in den USA, Ihre Visakategorie, Ihre Ankunfts- und Abreisedaten sowie alle Ansprüche, die das standardmäßige Ergebnis bezüglich des Wohnsitzes beeinflussen könnten.
Die besten Tipps für die Steuererklärung von Nichtansässigen (Formular 1040NR)
Das Formular 1040NR ist nicht einfach eine Kurzversion des Formulars 1040. Es gelten andere Regeln hinsichtlich des Veranlagungsstatus, der Abzüge, der Steuergutschriften und der Meldekategorien. Es wie eine normale Einkommensteuererklärung zu behandeln, ist ein Fehler.
Ein häufiges Missverständnis ist die Annahme, dass alle in den USA erzielten Einkünfte gleich besteuert werden. Das trifft nicht immer zu. Vergütungen, Stipendien, Unternehmensgewinne, Zinsen, Dividenden, Kapitalgewinne und Mieteinnahmen können jeweils unterschiedlichen Regelungen zur Quellenbestimmung und Besteuerung unterliegen. Manche Einkünfte können nach nationalem Recht oder aufgrund von Doppelbesteuerungsabkommen steuerfrei sein. Andere unterliegen gestaffelten Steuersätzen, während für wieder andere Kategorien ein fester Steuersatz gilt, sofern keine Wahlmöglichkeit oder Ausnahme vorliegt.
Deshalb ist die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Belege so wichtig. Bewahren Sie Lohnsteuerbescheinigungen (Formulare W-2, 1042-S, 1099), Gehaltsabrechnungen, Depotauszüge, Visadokumente und Reisekalender zusammen auf. Sollten die einbehaltenen Steuern in den verschiedenen Formularen nicht übereinstimmen, gehen Sie nicht davon aus, dass das Finanzamt dies zu Ihren Gunsten regelt.
Ordnen Sie das Formular der Einkommensart zu.
Steuererklärungen von Nichtansässigen bereiten oft Probleme, weil Einkünfte in der falschen Kategorie oder mit der falschen Art angegeben werden. Löhne und Gehälter aus US-Dienstleistungen werden anders behandelt als passive Kapitaleinkünfte. Mieteinnahmen können brutto besteuert werden, sofern keine entsprechende Wahl getroffen wurde. Stipendien und Forschungsstipendien können teilweise steuerpflichtig sein, je nachdem, wie die Mittel verwendet wurden und ob ein Doppelbesteuerungsabkommen anwendbar ist.
Der praktische Grundsatz ist einfach: Jede Einkommensquelle muss einzeln identifiziert und geprüft werden, wie die Regelungen für Gebietsfremde auf die jeweilige Kategorie Anwendung finden. Die Antwort kann selbst innerhalb derselben Steuerakte unterschiedlich sein.
Gehen Sie nicht davon aus, dass die einbehaltene Steuer der endgültigen Steuer entspricht.
Viele Nichtansässige glauben, dass die vom Arbeitgeber, der Universität, dem Makler oder dem Steuerabzugsverpflichteten einbehaltene Steuer die Angelegenheit erledigt. Manchmal stimmt das. Oft jedoch nicht.
Zu hohe Lohnsteuerabzüge sind häufig, wenn die Vorteile eines Doppelbesteuerungsabkommens in der Lohnabrechnung nicht geltend gemacht wurden. Auch zu niedrige Abzüge kommen häufig vor, insbesondere bei Aktienvergütungen, gemischten Einkünften oder Zahlungen über mehrere Kanäle. In der Steuererklärung werden diese Fehler korrigiert. Daher ist der Abgleich der abgezogenen Lohnsteuer mit der tatsächlichen steuerlichen Behandlung einer der wichtigsten Schritte im gesamten Prozess.
Die Vorteile des Vertrags erfordern einen sorgfältigen Umgang
Doppelbesteuerungsabkommen können die Steuerlast erheblich reduzieren, bergen aber auch Risiken durch unachtsame Steuererklärungen. Der Vertragsgegenstand muss den Tatsachen entsprechen. Der Wohnsitz im Vertragsstaat muss nachvollziehbar sein. Die Art der Einkünfte muss mit dem geltend gemachten Vertragsgegenstand übereinstimmen. In manchen Fällen sind zusätzliche Angaben erforderlich.
Dies ist einer der besten Tipps für die Steuererklärung von Nichtansässigen, insbesondere für Führungskräfte, Forscher, Studierende, Lehrkräfte und kurzfristig Entsandte: Verlassen Sie sich nicht allein auf den Titel eines Abkommensartikels. Lesen Sie die Bedingungen. Viele Abkommensbestimmungen enthalten Fristen, Höchstbeträge, Zweckprüfungen oder Ausnahmen für Betriebsstätten, selbstständige Tätigkeiten oder vorherige Präsenz in den USA.
Wenn für eine auf einem Doppelbesteuerungsabkommen beruhende Steuererklärung eine Offenlegung erforderlich ist, kann das Versäumnis dieser Offenlegung einen ansonsten berechtigten Anspruch zunichtemachen. Der Steuervorteil mag theoretisch weiterhin bestehen, doch die Verteidigung der Steuererklärung wird dadurch erschwert.
Achten Sie auf Jahre mit Doppelstatus.
Das Jahr Ihrer Ankunft oder Ausreise in die USA ist selten eindeutig. Sie können einen Teil des Jahres als Nichtansässiger und den anderen Teil als Ansässiger gelten. Dadurch entsteht ein Jahr mit doppeltem Status, und für Steuererklärungen mit doppeltem Status gelten andere Regeln als für Steuererklärungen, die sowohl für ganzjährige Ansässige als auch für ganzjährige Nichtansässige gelten.
Dies ist wichtig, da sich Einkommenszurechnung, Abzugsfähigkeit, Wahlmöglichkeiten bei der Steuererklärung und die Anwendung von Doppelbesteuerungsabkommen in einem Übergangsjahr ändern können. Die Versuchung besteht darin, das Ergebnis zu vereinfachen und für das gesamte Jahr einen einheitlichen Status zu wählen. Manchmal ist dies durch eine Wahlmöglichkeit zulässig, aber oft nicht die optimale Lösung.
Wenn im betreffenden Jahr ein Umzug, eine Heirat mit einem US-Steuerzahler, die Ausübung von Aktienoptionen, Bonuszahlungen oder aufgeschobene Vergütungen anfallen, können die steuerlichen Auswirkungen erheblich sein. Der Zeitpunkt ist hier nicht nur administrativer Natur – er kann den Anteil des Einkommens verändern, der in den Vereinigten Staaten steuerpflichtig ist.
Renntage und Arbeitsort mit Disziplin
Für international mobile Steuerzahler sind Kalender ein Beweismittel. Die Anzahl der Tage beeinflusst den Wohnsitz. Der Arbeitsort beeinflusst die Steuerquellenzuordnung. Reisemuster können die Ansprüche aus Doppelbesteuerungsabkommen und engeren Verbindungen stärken oder schwächen.
Eine grobe Schätzung reicht in der Regel nicht aus, insbesondere für Personen, die beruflich häufig zwischen den USA und Ländern wie Großbritannien, Kanada oder Singapur pendeln. Stimmen die Angaben in der Gehaltsabrechnung und den persönlichen Unterlagen nicht überein, hält die Steuererklärung einer Überprüfung möglicherweise nicht stand.
Verwenden Sie nach Möglichkeit ein zeitnahes Reisetagebuch. Die Rekonstruktion der Anwesenheit aus der Erinnerung nach Jahresende ist riskant, insbesondere wenn wenige Tage den Ausgang der Facharztausbildung oder die Vergütungsquelle beeinflussen können.
Informieren Sie sich, was bei einer Steuererklärung für Nichtansässige nicht geltend gemacht werden kann.
Nichtansässige sind oft überrascht, wenn sie erfahren, dass Abzüge und Steuergutschriften, die für Ansässige in der Steuererklärung gelten, im Formular 1040NR möglicherweise nicht verfügbar sind. Die Möglichkeiten zur Wahl des Veranlagungsstatus sind eingeschränkt. Der Standardabzug ist grundsätzlich nicht zulässig, vorbehaltlich weniger Ausnahmen. Auch bestimmte Steuergutschriften für Familienangehörige können eingeschränkt sein.
Das heißt nicht, dass keine Steuerplanung möglich ist. Es bedeutet lediglich, dass die Planung den Regeln für Gebietsfremde folgen muss und nicht auf Annahmen aus der Steuererklärung von Gebietsansässigen basieren darf. In manchen Fällen verbessern Wahlmöglichkeiten oder Bestimmungen von Doppelbesteuerungsabkommen das Ergebnis. In anderen Fällen führt der Versuch, einen Abzug nach Art der Steuererklärung für Gebietsansässige zu erzwingen, lediglich zu einer schwachen Steuerposition.
Unterschätzen Sie nicht die Risiken durch Landessteuern.
Eine korrekte Steuererklärung für Nichtansässige auf Bundesebene löst das Problem mit dem jeweiligen Bundesstaat nicht automatisch. Die Bundesstaaten wenden ihre eigenen Regelungen zum Wohnsitz und zur Einkommensquelle an, und diese können sich erheblich von den Bundesregelungen unterscheiden.
Jemand kann zwar auf Bundesebene nicht ansässig sein, aber dennoch aufgrund von im jeweiligen Bundesstaat erzielten Einkünften, Vermietungstätigkeiten oder einer bundesstaatsspezifischen Wohnsitzfeststellung zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sein. Arbeitsverhältnisse in mehreren Bundesstaaten, Telearbeit und befristete Einsätze haben dies eher verkompliziert als vereinfacht.
Wurde auf Landesebene Steuern einbehalten, wurden Dienstleistungen in mehr als einem Bundesstaat erbracht oder unterhielten Sie einen Wohnsitz in den Vereinigten Staaten, prüfen Sie die Regelungen der einzelnen Bundesstaaten gesondert. Die Antwort auf Bundesebene ist nur ein Teil der Analyse.
Dateiinformationen werden zurückgegeben, wenn sie angewendet werden
Nicht jeder Nichtansässige unterliegt Meldepflichten gegenüber dem Ausland, einige jedoch schon. Entscheidend ist, nicht anzunehmen, dass der Status als Nichtansässiger jegliche internationale Meldepflicht aufhebt.
Sobald ein Steuerzahler beispielsweise steuerlich als US-Ansässiger gilt oder in bestimmten Fällen mit doppeltem Steuerstatus, können Formulare wie der FBAR oder das Formular 8938 relevant werden. Diese Regeln gelten nicht allein aufgrund von ausländischen Konten. Sie hängen vom Steuerstatus, den Eigentumsverhältnissen, den Meldeschwellenwerten und der Dauer des US-Steuerwohnsitzes ab. Der Zeitpunkt ist entscheidend.
Dieser Bereich ist stark fallbezogen, und Fehler sind kostspielig. Am sichersten ist es, die Informationsmeldung als eigenständigen Arbeitsablauf und nicht erst im Nachhinein zu betrachten.
Bewahren Sie Aufzeichnungen auf, die die Geschichte der Rückkehr belegen.
Eine formal korrekte Steuererklärung bedarf dennoch einer Begründung. Das Finanzamt kann Nachweise über den Wohnsitz gemäß Doppelbesteuerungsabkommen, die Aufenthaltsdauer, die Zuordnung der Vergütung, die Visaklassifizierung oder die Gründe für den Ausschluss einer Einkommenskategorie anfordern.
Eine aussagekräftige Dokumentation umfasst Einreisenachweise aus dem Reisepass, Einwanderungsdokumente, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Steuerwohnsitzbescheinigungen, gegebenenfalls ausländische Steuererklärungen und eine klare Aufstellung der Arbeitszeit für grenzüberschreitende Vergütungen. Es geht nicht darum, Dokumente um ihrer selbst willen zu sammeln, sondern darum, die sachlichen Angaben in der Steuererklärung schnell nachweisen zu können.
Erkennen, wann die Einreichung für einen Standardbearbeiter zu komplex ist
Die Steuererklärung für Gebietsfremde ist ein Spezialgebiet. Das Formular mag auf den ersten Blick überschaubar erscheinen, doch die zugrundeliegenden Probleme betreffen häufig die Auslegung von Doppelbesteuerungsabkommen, die Zuordnung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Ausnahmen vom Wohnsitzprinzip und grenzüberschreitende Meldepflichten, mit denen sich ein Steuerberater im Allgemeinen nicht routinemäßig befasst.
Das heißt nicht, dass jede Steuererklärung für Nichtansässige kompliziert ist. Manche sind unkompliziert. Wenn es aber um mehrere Länder, Aktienvergütungen, Wohnsitzänderungen im Vorjahr, verspätete Quellensteuererklärungen oder auf Doppelbesteuerungsabkommen beruhende Positionen geht, ist eine fachliche Prüfung deutlich wichtiger als Schnelligkeit.
Die richtige Antragstellung ist nicht immer die einfachste. Es ist diejenige, die Ihren Status, Ihr Einkommen und die für Ihren Fall geltenden Regeln genau widerspiegelt.
Für Nichtansässige ist es oft ratsam, sich ausreichend Zeit zu nehmen, um die rechtlichen Grundlagen korrekt zu erfassen. Eine Steuererklärung, die auf der korrekten Analyse von Wohnsitz, Herkunft und Doppelbesteuerungsabkommen basiert, ist einfacher einzureichen, leichter zu verteidigen und birgt ein deutlich geringeres Risiko, Probleme zu verursachen, die sich bis ins nächste Jahr hineinziehen.