Ein Ausländer kann fast ein ganzes Jahr in den USA verbringen, ein W-2-Formular erhalten und trotzdem eine falsche US-Bundessteuererklärung abgeben müssen, wenn sein Wohnsitz nicht vorher geprüft wird. Der entscheidende Unterschied zwischen den Formularen 1040nr und 1040 liegt nicht allein in der Staatsbürgerschaft, der Visakategorie oder der Herkunft des Gehalts. Entscheidend ist, ob die Person für die US-Bundeseinkommensteuer im betreffenden Steuerjahr als ansässiger oder nicht ansässiger Ausländer gilt.
Diese Unterscheidung bestimmt, welche Einkünfte in den USA steuerpflichtig sind, welche Abzüge und Steuergutschriften infrage kommen, wie Doppelbesteuerungsabkommen zu behandeln sind und ob eine Rückerstattung der Lohnsteuer fällig wird. Für international tätige Führungskräfte, ausländische Investoren, Studierende, Forschende und Arbeitgeber mit grenzüberschreitenden Entsendungen ist dies eine Frage des steuerlichen Wohnsitzes, bevor es um die Steuererklärung geht.
1040NR vs 1040: Der grundlegende Unterschied
Das Formular 1040 ist im Allgemeinen die Einkommensteuererklärung für US-Bürger und Ausländer mit ständigem Wohnsitz in den USA. Ausländer mit ständigem Wohnsitz in den USA geben ihr weltweites Einkommen an, ähnlich wie US-Bürger. Dazu gehören Löhne aus den USA, Einkünfte aus ausländischer Erwerbstätigkeit, Erträge aus ausländischen Kapitalanlagen, Mieteinnahmen aus dem Ausland und sonstige im Ausland erzielte oder erhaltene Einkünfte. Gegebenenfalls folgen weitere Meldepflichten, wie beispielsweise die Abgabe des FBAR-Formulars oder des Formulars 8938.
Das Formular 1040-NR wird in der Regel von Nichtansässigen verwendet . Diese werden typischerweise auf Einkünfte besteuert, die in einem wirtschaftlichen Zusammenhang mit einer US-amerikanischen Geschäftstätigkeit stehen, wie beispielsweise Löhne für in den USA erbrachte Dienstleistungen und bestimmte feste, bestimmbare, jährliche oder periodische Einkünfte aus US-Quellen. Letztere Kategorie umfasst unter anderem Zinsen, Dividenden, Lizenzgebühren oder bestimmte Kapitalerträge, die häufig Quellensteuern unterliegen und gegebenenfalls durch ein Doppelbesteuerungsabkommen reduziert werden können.
Der praktische Unterschied ist erheblich. Die Abgabe des Formulars 1040 aufgrund einer US-Sozialversicherungsnummer oder eines US-Arbeitgebers kann weltweite Meldepflichten nach sich ziehen, die für Nichtansässige unter Umständen nicht gelten. Die Abgabe des Formulars 1040-NR durch einen in den USA ansässigen Steuerpflichtigen kann hingegen dazu führen, dass ausländische Einkünfte, die in den USA meldepflichtig sind, nicht angegeben werden.
Der steuerliche Wohnsitz bestimmt die Rückerstattung
Der steuerliche Wohnsitz in den USA richtet sich nach den bundesstaatlichen Steuervorschriften und nicht nach dem persönlichen Wohnsitzempfinden einer Person. Inhaber einer Green Card gelten im Allgemeinen gemäß dem Green-Card-Test als steuerlich ansässige Ausländer, vorbehaltlich weniger Ausnahmen und abkommensbasierter Regelungen.
Eine Person ohne Green Card kann unter bestimmten Voraussetzungen den Status eines ansässigen Ausländers erlangen. Dieser Test berücksichtigt in der Regel die Anzahl der Tage, die sich die Person im laufenden Jahr und in den beiden vorangegangenen Jahren physisch in den Vereinigten Staaten aufgehalten hat. Bei der Berechnung werden alle Tage des laufenden Jahres, ein Drittel der Tage des ersten vorangegangenen Jahres und ein Sechstel der Tage des vorletzten Jahres angerechnet. Wird die erforderliche Anzahl an Tagen erreicht, kann dies zur US-Steuerpflicht führen, selbst wenn die Person weiterhin die Staatsbürgerschaft und den Steuerwohnsitz eines anderen Landes besitzt.
Die Analyse endet nicht mit der Tageszählung. Bestimmte Tage können ausgeschlossen werden, darunter Tage, die von Personen in den Vereinigten Staaten verbracht werden, die für diesen Zweck als befreit gelten, wie beispielsweise bestimmte Studierende, Lehrkräfte, Auszubildende, Diplomaten und Sportler. „Befreit“ bedeutet in diesem Zusammenhang nicht Steuerbefreiung, sondern dass bestimmte Tage bei der Prüfung des wesentlichen Aufenthalts nicht mitgezählt werden.
Wer die Voraussetzungen für einen wesentlichen Aufenthalt erfüllt, kann unter bestimmten Umständen auch die Ausnahmeregelung für engere Verbindungen in Anspruch nehmen. Diese Ausnahmeregelung gilt grundsätzlich, wenn sich die Person im laufenden Jahr weniger als 183 Tage in den Vereinigten Staaten aufhält, ihren steuerlichen Wohnsitz im Ausland hat und zu diesem Land eine engere Verbindung besteht. Sie muss ordnungsgemäß beantragt werden und steht nicht jedem zu.
Die Feststellung des Wohnsitzes gemäß einem Doppelbesteuerungsabkommen kann eine zusätzliche Ebene schaffen. Wenn eine Person nach dem jeweiligen nationalen Recht sowohl in den Vereinigten Staaten als auch in einem Vertragsstaat als ansässig gilt, können die Bestimmungen zur Auflösung des Personenstandsgleichstands im Doppelbesteuerungsabkommen den Wohnsitz dieser Person für Zwecke des Abkommens beeinflussen. Dies ist ein Spezialgebiet, da eine auf einem Doppelbesteuerungsabkommen beruhende Rückkehr spezifische Offenlegungs- und Meldepflichten nach sich ziehen kann.
Welches Einkommen wird auf welchem Formular angegeben?
Wer das Formular 1040 einreicht, gibt in der Regel sein weltweites Einkommen an. Für einen Ausländer mit Wohnsitz in den USA, der im Laufe seiner beruflichen Laufbahn in die Vereinigten Staaten gezogen ist, können dazu ausländische Bankzinsen, Dividenden aus ausländischen Wertpapierdepots, Vergütungen von ausländischen Arbeitgebern sowie Gewinne aus Immobilien oder Kapitalanlagen außerhalb der USA gehören. Ausländische Steueranrechnungen , Bestimmungen von Doppelbesteuerungsabkommen sowie Art und Zeitpunkt des Einkommens können das endgültige Steuerergebnis beeinflussen, die Pflicht zur weltweiten Einkommensmeldung bleibt jedoch bestehen.
Mit dem Formular 1040-NR melden Nichtansässige ihr Einkommen innerhalb der US-Steuerhoheit. US-Löhne werden üblicherweise als effektiv verbundenes Einkommen deklariert und nach Abzug zulässiger Freibeträge mit einem progressiven Steuersatz besteuert. Bestimmte passive Einkünfte aus US-Quellen unterliegen einem pauschalen gesetzlichen Quellensteuersatz, sofern keine Befreiung oder ein ermäßigter Steuersatz gemäß Doppelbesteuerungsabkommen greift.
Die Zuordnung von Löhnen zu den USA ist wichtig. Grundsätzlich richtet sich die Zuordnung nach dem Ort der Leistungserbringung, nicht nach dem Sitz des Arbeitgebers oder dem Ort der Zahlung. Ein ausländischer Staatsangehöriger, der von den USA aus für einen ausländischen Arbeitgeber arbeitet, kann daher eine Vergütung erhalten, die der US-amerikanischen Steuerpflicht unterliegt. Umgekehrt kann die Vergütung für außerhalb der USA erbrachte Leistungen, selbst wenn sie von einem US-Unternehmen gezahlt wird, zu einem anderen Ergebnis führen.
Abzüge, Steuergutschriften und Steuerstatus sind nicht dasselbe.
Das Steuerformular betrifft mehr als nur die Einkommensmeldung. Ausländer mit ständigem Wohnsitz in den USA, die das Formular 1040 einreichen, haben im Allgemeinen Zugang zu denselben Optionen für den Steuerstatus, den Standardabzugsregeln und den Steuergutschriften wie US-Bürger, sofern sie die entsprechenden Anspruchsvoraussetzungen erfüllen.
Für Ausländer ohne Wohnsitz in Indien gelten eingeschränktere Regelungen. Sie können in der Regel nicht den Standardabzug geltend machen, wobei Studenten und Auszubildende aus Indien unter Umständen eine vertragsbasierte Ausnahme haben. Einzelne Abzüge sind für bestimmte abzugsfähige Ausgaben möglich, die Regelungen unterscheiden sich jedoch von denen für Einwohner Indiens. Auch die Anspruchsberechtigung für Steuervergünstigungen, einschließlich Bildungs- und Familienbeihilfen, ist eingeschränkter und erfordert eine sorgfältige Prüfung.
Der Familienstand führt häufig zu Fehlern. Ausländer ohne Wohnsitz in den USA können grundsätzlich keine gemeinsame Steuererklärung mit ihrem Ehepartner abgeben. Eine Ausnahme besteht, wenn ein Ehepartner US-Staatsbürger oder ansässiger Ausländer ist und das Paar wählt, den nicht ansässigen Ehepartner steuerlich als ansässig zu behandeln. Diese Wahl ermöglicht zwar die gemeinsame Abgabe des Formulars 1040, führt aber auch dazu, dass das weltweite Einkommen des nicht ansässigen Ehepartners dem US-Steuersystem unterliegt. Sie sollte daher als strategische Planungsentscheidung getroffen und nicht automatisch gewählt werden, um einen höheren Standardabzug zu erhalten.
Jahre mit Doppelstatus erfordern gesonderte Aufmerksamkeit
Eine Person kann einen Teil des Jahres als Nichtansässiger und den Rest des Jahres als Ansässiger gelten. Dies wird als Steuerjahr mit doppeltem Status bezeichnet. Häufig tritt dies auf, wenn ein Arbeitnehmer in die Vereinigten Staaten zieht, im Laufe des Jahres eine Green Card erhält oder das Land verlässt und seinen Wohnsitz aufgibt.
Bei Steuererklärungen für Personen mit doppeltem Wohnsitz in den USA lässt sich das übliche Schema von Formular 1040NR und 1040 nicht ohne Weiteres anwenden. Der Steuerpflichtige reicht in der Regel ein Formular 1040 als Steuererklärung für Personen mit doppeltem Wohnsitz ein und fügt eine Erklärung auf Formular 1040-NR bei. Alternativ kann er die umgekehrte Darstellung verwenden, wenn er seinen Wohnsitz in den USA beendet. Die Einkünfte müssen entsprechend dem Status des Steuerpflichtigen im relevanten Zeitraum und den geltenden Quellenregeln zugeordnet werden.
Ein Steuerpflichtiger mit doppeltem Status kann in der Regel den Standardabzug nicht nutzen und ist üblicherweise nicht zur gemeinsamen Veranlagung berechtigt, sofern er keine entsprechende Wahl trifft. Die Steuererklärung kann technisch anspruchsvoll sein, da Einreise- und Ausreisedaten, Beschäftigungsort, Zeitpunkt der ausländischen Einkünfte und Ansprüche aus Doppelbesteuerungsabkommen das Ergebnis beeinflussen können.
Lohnsteuerabzugsformulare entscheiden nicht über Ihren Steuerstatus
Die Formulare W-2, 1042-S und 1099 liefern zwar nützliche Nachweise, können aber nicht unabhängig feststellen, ob das Formular 1040 oder 1040-NR korrekt ist. Arbeitgeber können unter Umständen aufgrund einer falschen Annahme Steuern einbehalten, insbesondere wenn ein Arbeitnehmer die Visakategorie ändert, seinen Einsatz verlängert oder die Schwelle für den dauerhaften Aufenthalt im Laufe des Jahres überschreitet.
Das Formular 1042-S wird häufig mit Zahlungen an Nichtansässige und den damit verbundenen Doppelbesteuerungsabkommen in Verbindung gebracht. Der Erhalt eines solchen Formulars garantiert jedoch nicht, dass der Empfänger zum Jahresende weiterhin als Nichtansässiger gilt. Ebenso wenig begründet der Erhalt einer Lohnsteuerbescheinigung (W-2) einen Wohnsitzstatus. Die Steuererklärung muss den tatsächlichen Wohnsitzstatus des Steuerpflichtigen, die Art der Einkünfte, die Quellensteuer und die Dokumentation der Doppelbesteuerungsabkommen korrekt wiedergeben.
Deshalb kann die Einreichung einer Steuererklärung lediglich zur Rückerstattung einbehaltener Steuern riskant sein, wenn kein Wohnsitz nachgewiesen wurde. Eine Rückerstattung kann zwar berechtigt sein, der Anspruch muss jedoch durch eine korrekte Steuererklärung, die korrekte Einkommensverteilung und die entsprechenden Angaben belegt werden.
Häufige Situationen, die eine sorgfältige Überprüfung erfordern
Die folgenreichsten Fehler bei der Steuererklärung entstehen meist in Fällen, die auf den ersten Blick einfach erscheinen. Ein ausländischer Manager, der sich mehrere Jahre in den USA aufhält, kann unter die Regelungen zum dauerhaften Aufenthalt fallen, ohne zu wissen, dass ausländische Kapitaleinkünfte nun steuerpflichtig sind. Ein Student geht möglicherweise davon aus, dass alle Tage unbegrenzt steuerfrei sind, obwohl für steuerbefreite Personen zeitliche Beschränkungen gelten. Ein Investor meldet unter Umständen nur eine Zahlung gemäß Formular 1042-S und übersieht dabei Einkünfte, die tatsächlich mit einem US-Unternehmen in Verbindung stehen.
Ausländische Staatsangehörige, die mit US-Bürgern verheiratet sind, Personen, die die USA nach einem längeren Einsatz verlassen, und Personen, die Leistungen nach einem Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch nehmen, sollten sich nicht auf allgemeine Hinweise in der Antragsbearbeitungssoftware verlassen. In diesen Fällen ist häufig eine abgestimmte Prüfung der Einwanderungsgeschichte, der Reisedaten, der Gehaltsabrechnungen, der ausländischen Einkünfte, der Anspruchsberechtigung nach einem Doppelbesteuerungsabkommen und der Anträge aus den Vorjahren erforderlich.
Die korrekte Steuererklärung ist nicht nur eine Formalität. Sie legt den Umfang der US-Steuerpflicht fest und kann Auswirkungen auf das Risiko von Strafen, korrigierten Steuererklärungen und zukünftigen Rückfragen des IRS haben. Bei Fragen zum Wohnsitz, ausländischen Einkünften oder Doppelbesteuerungsabkommen kann eine Prüfung durch einen Spezialisten vor der Einreichung Klarheit schaffen, die ein Formularauswahlbildschirm nicht bieten kann.